Como fazer modelagem de processos de negócios: um guia detalhado

Para fazer a modelagem de processos de negócios, parta do mapa do processo como deve ser e detalhe tudo o que ele precisa para rodar: etapas e responsáveis, regras de decisão, alçadas, dados e documentos de cada etapa, prazos e exceções. Depois, valide o modelo com casos reais antes de colocar em produção. O mapa diz o que acontece; o modelo diz exatamente como, a ponto de um sistema conseguir conduzir o processo sem ninguém precisar cobrar a próxima etapa.

O que a modelagem faz com o mapa

O mapeamento entrega o desenho do processo, com etapas e responsáveis. A modelagem pega esse desenho, de preferência o desenho do processo como deve ser (TO BE), e responde às perguntas que o mapa deixa em aberto.

• Quem, exatamente: a etapa é do "financeiro" ou de um cargo, com substituto nas férias?
• Com o quê: quais dados, campos e anexos a etapa precisa para ser feita.
• Por qual caminho: que regra decide se o pedido vai para o gestor ou para a diretoria.
• Em quanto tempo: o prazo de cada etapa e o que acontece quando ele estoura.

Para a definição de modelagem e a diferença para o mapeamento, veja o que é modelagem de processos.

Passo a passo da modelagem de processos de negócios

A modelagem pode ser feita em oito passos, com quem executa e quem decide por perto.

1. Defina o objetivo do modelo. Documentar para treinamento ou auditoria, melhorar o processo ou automatizar. O nível de detalhe muda conforme o objetivo.
2. Parta do mapa. Use o desenho validado com a área e confirme o início, o fim e as etapas principais.
3. Separe as etapas por responsável. Cada área ou cargo numa raia, para ver onde o trabalho troca de mãos.
4. Escreva as regras de decisão. Para cada ponto em que o caminho se divide, registre a condição: valor, tipo do pedido, área, urgência.
5. Defina as alçadas. Quem aprova até qual valor e quem aprova acima dele.
6. Liste os dados e documentos de cada etapa. O formulário com os campos obrigatórios, os anexos e o que precisa de assinatura ou de guarda.
7. Coloque prazo em cada etapa e trate as exceções. O prazo avisa antes de estourar e escala quando é preciso; pedido devolvido, pedido urgente e ausência do aprovador também ganham caminho.
8. Valide e teste antes de rodar. Passe casos reais pelo modelo e só então coloque em produção, com a equipe treinada.

Os elementos de um modelo de processo

A notação mais usada para modelar processos de negócio é a BPMN, que dá a cada elemento um símbolo próprio.

Para conhecer a notação em detalhe, veja o que é BPMN.

Validar e testar o modelo com casos reais

Um modelo só está pronto quando aguenta os casos que acontecem de verdade. A forma mais segura de validar é passar pedidos reais pelo desenho, junto com quem executa.

• O caso comum: o pedido que entra todo dia percorre o caminho sem travar?
• O caso com exceção: o pedido devolvido, o urgente e o de valor alto têm caminho?
• A ausência: se o aprovador estiver de férias, para quem vai a tarefa?
• O atraso: o prazo avisa a pessoa certa, e quem recebe o escalonamento?

O que não passar no teste volta para os passos 4 a 7.

Erros comuns na modelagem de processos

Os erros mais frequentes aparecem quando o modelo é feito longe da rotina, por quem não vive o processo.

• Modelar o processo ideal, não o real. As exceções do dia a dia ficam de fora e voltam como trabalho por fora do sistema.
• Detalhar demais. O modelo vira um manual que ninguém lê; cada etapa deve ter o que é preciso para ser feita, e só.
• Deixar a regra na cabeça de alguém. "Isso o gestor sabe" não é regra. Se decide o caminho, vai para o modelo.
• Esquecer o documento. A etapa que pede um anexo sem dizer qual gera retrabalho.

Depois que o processo roda: medir e ajustar

Com o processo em produção, o modelo passa a ser medido. Os indicadores mais úteis são prazo, gargalo e tempo por etapa: eles mostram onde o processo para e se as regras estão funcionando. A modelagem é revista a partir desses números, e o processo cresce junto com a empresa, com uma etapa nova, uma regra ou uma alçada ajustada.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre mapear e modelar um processo?

O mapeamento levanta e desenha o processo. A modelagem detalha regras, alçadas, dados, prazos e exceções para o processo poder rodar num sistema.

Preciso usar BPMN para modelar?

Não é obrigatório, mas a BPMN é o padrão mais usado para processos de negócio e facilita a passagem do desenho para um sistema de processos.

Quem deve fazer a modelagem?

Alguém que conheça a notação e o sistema, sempre com quem executa e quem decide. Sem a área, o modelo sai fora da realidade.

Low code dispensa a modelagem?

Não. O low code tira o código, não o trabalho de definir regras, alçadas, prazos e exceções. Esse trabalho é a modelagem.

Quanto tempo leva para modelar um processo?

Depende do processo e da participação da área. Um processo simples sai rápido; um com muitas regras e exceções pede mais rodadas de validação.

Como a Speedtask faz a modelagem de processos

Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, a modelagem é feita pela nossa equipe, não deixada para alguém da casa aprender a configurar. A sua área explica como a rotina funciona; nós definimos regras, alçadas, prazos e exceções, com a experiência de centenas de processos implantados, e modelamos o processo com o documento junto: o que vai para o GED, o que precisa de assinatura e o que dispara o próximo passo.

O processo é configurado no BPMS, validado com você, colocado em produção com a equipe treinada e sustentado pela mesma equipe depois, para empresas de todo o Brasil.

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