Como fazer modelagem de processos de negócios: um guia detalhado

Crescer é desafiador e é normal que, no processo, haja um descompasso entre sucesso das metas e o controle minucioso da organização. O foco na execução prevalece e naturalmente os gargalos começam a surgir.

Nada mais natural para um negócio consolidado, ou em crescimento, que, após uma jornada de máxima dedicação, seja necessário pôr ordem na casa. 

E a modelagem de processos de negócios é indispensável nesse cenário.

Ele é a prática de representar graficamente os processos de uma organização para melhorar a compreensão, análise e otimização dos fluxos de trabalho. 

Passo essencial para empresas que buscam corrigir os gaps processuais que surgem com aumento do porte da organização e da complexidade das operações.

Ao entender como os processos funcionam, as empresas podem eliminar gargalos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.

Se hoje seu time e/ou sua organização passa por essa situação, se há necessidade de corrigir e aprimorar processos de negócio, a Speedtask traz um guia de como realizar a modelagem de processos, explorando as melhores práticas de mercado.

Leia até o fim!

Principais conceitos da gestão de processos

Cada elemento presente na gestão de processos possui um conceito bem definido que o diferencia dos outros tópicos. E para não se perder no dicionário de gestão e na sopa de letrinhas das siglas que o compõem, é preciso fazer algumas distinções. 

A Modelagem de Processos de Negócio (BPM), por exemplo, é o ato de representar graficamente os processos de uma organização, permitindo uma visão clara e detalhada de como as atividades fluem de uma etapa para outra.

Por outro lado, o BPMN (Business Process Model and Notation), é a linguagem mesma, padronizada, própria para criação de modelos de processos, compreensível tanto para analistas e consultores, que criam e refinam os processos, quanto para desenvolvedores, responsáveis pela implementação dos processos nas plataformas. 

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Isso facilita a compreensão, análise e melhoria nas rotinas da organização.

A diferenciação é necessária para os conceitos de mapeamento de processos e modelagem de processos.

Enquanto o primeiro se concentra na documentação de processos existentes, a modelagem vai além, propondo novos processos e simulações de cenários para otimização.

Defina os objetivos do modelo

Antes de começar qualquer modelagem de processos, é crucial definir seus objetivos. Este passo inicial é frequentemente negligenciado, mas é o ponto de partida para determinar o sucesso de um projeto de BPM.

Pergunte-se: por que você está modelando esse processo?

Essa é a primeira questão a ser respondida. Pode haver diversas motivações para modelar um processo, como:

• Documentação e padronização: muitas organizações precisam documentar processos complexos para facilitar o treinamento de novos funcionários ou para atender a normas regulatórias.
• Otimização e melhoria: modelar um processo para identificar ineficiências e propor melhorias.
• Automação: o modelo pode servir como base para a automação de processos através de ferramentas de BPM (Business Process Management Systems - BPMS).

Realize a identificação de stakeholders

Um ponto fundamental para o sucesso da modelagem é garantir que os stakeholders certos estejam envolvidos desde o início. Isso inclui líderes de departamentos, colaboradores diretamente envolvidos no processo e a equipe de TI. 

Eles ajudarão a garantir que o modelo reflita a realidade e atenda às expectativas da organização.

Escolha as ferramentas e notações adequadas

Após definir os objetivos, é essencial escolher as ferramentas e notações corretas para representar os processos. A escolha deve ser guiada pela complexidade do processo e pelas necessidades específicas da organização.

Notações mais comuns

• BPMN (Business Process Model and Notation): é o padrão mais amplamente utilizado para modelagem de processos de negócios. Ele oferece uma forma padronizada de representar atividades, eventos, gateways e fluxos de trabalho, sendo adequado para processos complexos e detalhados.
• UML (Unified Modeling Language): embora mais comum no desenvolvimento de software, a UML pode ser usada para modelar processos, especialmente em contextos de TI.
• Diagrama de fluxo (flowcharts): ferramenta simples e visualmente intuitiva, ideal para processos mais simples ou para documentar fluxos de trabalho rapidamente.

Ferramentas de software

Existem várias ferramentas digitais para suportar a criação de modelos de processos:

• Bizagi: Uma ferramenta intuitiva que oferece modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: Plataforma de diagramação baseada em nuvem com suporte robusto para BPMN.
• Camunda: Ferramenta de código aberto especializada em BPMN e automação de processos.
• Signavio: Solução completa para modelagem e análise de processos com suporte BPMN.
• Microsoft Visio: Amplamente usado para diagramação geral e suporta notações BPMN.

A escolha da ferramenta correta deve se alinhar aos objetivos do projeto e à familiaridade da equipe com a notação escolhida. 

Além disso, a integração dessas ferramentas com os sistemas de automatização de processos é um diferencial importante para empresas que buscam digitalizar suas operações.

Reúna informações detalhadas

Você sabe quais são as fases da modelagem de processos? 

Após definir os objetivos e as ferramentas, o próximo passo é reunir as informações necessárias sobre os processos existentes. Aqui, a coleta de dados deve ser precisa e detalhada, pois erros ou omissões podem comprometer a execução.

Basicamente, pode-se dizer, com algumas variações, que os passos são as seguintes:

1. Definir o escopo: determine o processo a ser modelado e seus limites.
2. Identificar os participantes: identifique todos os atores envolvidos no processo. Nesta etapa, vale fazer dinâmicas de grupo, entrevistar os empregados, designar uma pessoa responsável para observar as rotinas e documentos etc.
3. Mapear atividades: liste todas as atividades que compõem o processo.
4. Organizar em raias: use pools e lanes para organizar os participantes e suas responsabilidades.
5. Adicionar eventos e gateways: inclua eventos de início,  intermediários e de fim, além de gateways para decisões.
6. Conectar atividades: use conectores de sequência e mensagem para ligar as atividades.
7. Revisar e validar: revise o diagrama com os stakeholders para garantir precisão.

Mapeamento do processo atual (as is)

Realize entrevistas com os funcionários envolvidos nos processos, colete dados históricos e documentos relevantes para entender como o processo realmente funciona. Pergunte a respeito dos seguintes tópicos:

• Entradas e saídas do processo: quais são os insumos necessários e os resultados esperados?
• Atividades principais: quais são as principais etapas do processo?
• Atores e sistemas envolvidos: quem executa o processo e quais sistemas são utilizados?

Exceções e variações

Muitas vezes, processos operacionais possuem exceções ou variações que devem ser consideradas na modelagem. Documentar esses casos ajuda a criar um modelo mais preciso e robusto, que leve em consideração todos os cenários possíveis.

Ao coletar dados, é importante garantir que o processo documentado reflita fielmente a operação real, e não apenas a operação idealizada.

Modelar o processo: o passo a passo

Agora que você tem todas as informações necessárias, é hora de modelar o processo. A modelagem de processos pode ser feita de diferentes maneiras, mas seguir uma abordagem estruturada ajuda a garantir clareza e consistência.

Divida o processo em componentes

Um bom modelo de processo deve ser estruturado de forma hierárquica, dividindo o processo principal em subprocessos e atividades menores. Isso facilita a compreensão e o acompanhamento do fluxo de trabalho. 

Utilize:

Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo são os elementos principais que definem o comportamento do processo. Eles incluem eventos, atividades e gateways.

• Eventos: figuras ovais, definem o início, intermediário e fim do processo.
• Atividades: figuras retangulares, representam ações ou conjuntos de ações.
• Gateways: losangos, eles indicam pontos de decisão ou convergência/divergência de caminhos, quando apenas um caminho pode ser seguido (exclusivo), e múltiplos (paralelos).
• Conectores: Indicam a ordem das atividades no processo (sequência), a comunicação entre as partes (message) e liga artefatos a objetos de fluxo (associação).

Objetos de conexão

Os objetos de conexão mostram a inter-relação entre os objetos de fluxo. Eles incluem fluxos de sequência, fluxos de mensagem e associações.

• Fluxo de Sequência: Indica a ordem das atividades no processo.
• Fluxo de Mensagem: Representa a comunicação entre entidades diferentes.
• Associação: Liga artefatos a objetos de fluxo.

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Raias 

As raias organizam as atividades do processo em diferentes categorias ou responsabilidades.

• Piscina (pool): Representa uma participante principal no processo.
• Faixa (lane): Subdivide um pool para mostrar responsabilidades dentro da mesma participante.

Artefatos

Os artefatos fornecem informações adicionais sobre o processo e não afetam a sequência do fluxo.

• Objeto de Dados: Representa informações usadas ou produzidas pelas atividades.
• Grupo: Agrupa elementos de um diagrama sem afetar o fluxo.
• Anotação: Adiciona comentários e explicações ao diagrama.

Valide e teste o modelo

Com o modelo pronto, a validação é uma etapa essencial para garantir que o processo esteja corretamente representado e pronto para ser implementado.

Revisão com stakeholders

Submeta o modelo a uma revisão com todas as partes envolvidas no processo. Certifique-se de que todos os detalhes estão corretos e que o modelo está alinhado com os objetivos definidos inicialmente.

Teste em cenários reais

Sempre que possível, execute o processo em um cenário simulado para verificar se ele funciona conforme o planejado. Isso ajuda a identificar potenciais falhas ou gargalos que podem ter passado despercebidos na fase de modelagem.

Implemente e monitore o modelo

Depois de validar o modelo, é hora de implementá-lo na prática. Essa fase requer um plano de ação detalhado, incluindo:

• Treinamento: Capacitar os funcionários para entenderem e seguirem o novo processo.
• Monitoramento: Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a eficácia do processo.
• Ajustes contínuos: Estabeleça um ciclo de feedback para garantir que o processo seja ajustado conforme necessário.

Monitoramento contínuo

O monitoramento é crucial para garantir que o processo modelado continue eficaz ao longo do tempo. Use sistemas de BPMS para automatizar o monitoramento e gerar relatórios de desempenho. Isso facilita a detecção de problemas e a implementação de melhorias rapidamente.

Atualize e otimize continuamente

A modelagem de processos não é uma tarefa única; trata-se de uma prática contínua. À medida que os negócios evoluem e novas tecnologias são introduzidas, o processo modelado deve ser revisado e otimizado para garantir que continue atendendo às necessidades da organização.

Melhoria contínua

O ciclo de melhoria contínua é essencial para garantir que o processo permaneça eficiente e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. 

Periodicamente, revisite o modelo para identificar novas oportunidades de otimização. Isso pode incluir a adoção de novas tecnologias, a reestruturação de etapas do processo ou a integração de processos complementares.

Crescer é desafiador, mas as melhorias não param na modelagem de processos

Como dito inicialmente, crescer gera gargalos, e é natural que líderes e gestores tenham que intervir com frequência nas tarefas das equipes, para manter as rotinas eficientes.

No entanto,  a verdade é que ter sempre que entrar no operacional está atrapalhando sua gestão.Se você desce para executar, não consegue planejar. Se precisa fazer, não consegue avaliar 

O negócio mudou de estágio, e com ele, mudam-se também as necessidades.

Pensando nisso, o Speedtask foi preparado por quem faz acontecer e atua ativamente com rotinas administrativas.

São anos reduzindo custos e elevando o desempenho e a qualidade do ambiente de trabalho de milhares de colaboradores.

É o caso da Up Health, do Karol Kavedo:

Ao mapear seus processos pelo processo Speedtask e implementar o BPMS e o BI para acompanhar suas equipes, você:

• Rastreia todos os processos operacionais de cada setor do seu negócio.
• Passa a ter uma visão 360º da organização, com conhecimento detalhado de cada setor.
• Atualiza informações em tempo real.

É a única forma de organizar a casa.

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