Fluxos de trabalho e processos de negócio: semelhanças e diferenças
Fluxo de trabalho é a sequência de tarefas de uma parte do trabalho; processo de negócio é o caminho de ponta a ponta até um resultado. Veja a diferença.
01
07
2024
Fluxo de trabalho é a sequência de tarefas que leva uma parte do trabalho do começo ao fim, como a aprovação de um documento. Processo de negócio é o caminho completo, de ponta a ponta e entre áreas, para entregar um resultado à empresa ou ao cliente, como comprar e pagar um fornecedor. Um processo de negócio é formado por vários fluxos de trabalho. Os dois têm etapas, responsáveis e regras; a diferença está no tamanho e no objetivo.
O que é um processo de negócio
Processo de negócio é o conjunto de atividades que transforma um pedido ou uma necessidade num resultado, atravessando as áreas que forem preciso. Ele tem um início claro, um fim que gera valor e um dono que responde pelo resultado.
O processo de compras, por exemplo, começa com a necessidade de um produto e termina com o fornecedor pago e a nota guardada. No caminho, passa por quem pede, por compras, pelo gestor que aprova, pelo almoxarifado que recebe e pelo financeiro que paga.
Para ver como se gerencia o processo de ponta a ponta, veja gerenciamento de processos de negócio.
O que é um fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho, ou workflow, é a sequência de tarefas que uma parte do trabalho segue, em ordem, com quem faz cada uma e as condições para seguir adiante. É mais curto e mais operacional que o processo.
No mesmo exemplo de compras, a cotação com três fornecedores é um fluxo de trabalho; a aprovação do pedido pelo gestor é outro; a conferência da nota no recebimento, outro. Cada um tem começo e fim próprios, e todos juntos formam o processo.
Para a definição completa de workflow, veja o que é workflow.
Diferença entre fluxo de trabalho e processo de negócio
A diferença fica clara quando se compara o alcance, o objetivo e quem responde por cada um.
| Fluxo de trabalho | Processo de negócio | |
|---|---|---|
| Alcance | Uma parte do trabalho, em geral numa área | De ponta a ponta, entre áreas |
| Objetivo | Concluir uma tarefa ou etapa | Entregar um resultado |
| Dono | Quem coordena aquela etapa | Quem responde pelo resultado final |
| Medida | Tempo e erro na sequência | Prazo total, custo, gargalo entre áreas |
| Exemplo | Aprovação de um pedido de compra | Do pedido de compra ao pagamento |
Melhorar um fluxo isolado ajuda, mas pode só mudar a fila de lugar. É olhando o processo inteiro que aparece onde o trabalho realmente para.
O mesmo pagamento visto das duas formas
Um pagamento a fornecedor mostra bem a diferença entre os dois olhares.
- Como fluxo de trabalho: a nota chega, alguém confere, o gestor aprova e o financeiro programa. A pergunta é se essa sequência anda sem travar.
- Como processo de negócio: desde o pedido de compra até o comprovante no processo, passando por cotação, recebimento, aprovação e pagamento. A pergunta é quanto tempo leva tudo, onde o pedido espera e quem responde se o fornecedor ligar cobrando.
Quando o processo roda com regra, prazo e responsável em cada etapa, as duas perguntas têm resposta na tela: a tarefa chega a quem deve, a aprovação vai a quem tem alçada pelo valor e se vê onde está parado e com quem.
Quando olhar para o fluxo e quando olhar para o processo
Os dois olhares se completam, e cada um resolve um tipo de problema.
- Olhe o fluxo quando uma etapa específica erra ou demora: a conferência que volta, a aprovação que não sai.
- Olhe o processo quando o resultado final atrasa e ninguém sabe dizer onde: o fornecedor que não recebe, o contrato que vence sem decisão.
- Comece pelo processo ao automatizar: desenhado de ponta a ponta, ele mostra quais fluxos entram e como se ligam. Veja workflow e BPMS.
Perguntas frequentes
Fluxo de trabalho e workflow são a mesma coisa?
Sim. Workflow é o termo em inglês para fluxo de trabalho.
Todo processo de negócio tem fluxos de trabalho?
Sim. O processo é formado por fluxos de trabalho ligados entre si, cada um cobrindo uma parte do caminho.
Um fluxo de trabalho pode existir sozinho?
Pode, quando a tarefa é simples e não depende de outras áreas, como um pedido interno de material. Mesmo assim, em geral ele faz parte de algum processo maior.
Qual automatizar primeiro?
Desenhe o processo inteiro antes e automatize por partes, começando pela que mais trava. Automatizar um fluxo sem olhar o processo pode só mudar a fila de lugar.
Como representar os dois num desenho?
Com um fluxograma com raias ou em BPMN, mostrando cada área numa faixa. Veja o que é BPMN.
Como a Speedtask trata fluxos e processos
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, cada processo roda com regra, prazo e responsável em cada etapa. No BPMS, os fluxos de trabalho de cada área se ligam no processo de ponta a ponta: a tarefa chega a quem deve, na vez dela, e o gestor vê onde está parado sem cobrar ninguém.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, modela, configura, treina e sustenta depois, com os indicadores de prazo e gargalo no painel, para empresas de todo o Brasil.