O que é BPMN? Saiba tudo sobre Business Process Model Notation!

CEO PDCA, BOK, BPMN; o universo corporativo está repleto de siglas que designam diferentes cargos, técnicas, disciplinas e ferramentas. Muitos deles, assim como os cargos C-Level, partem de um mesmo princípio e vão se subdividindo em conceitos mais específicos.

No ambiente dos processos, não é diferente. 

Cada elemento presente na gestão de processos possui um conceito bem definido que o distingue de outros aspectos do universo do Business Process Management, o BPM.

Neste artigo iremos apresentar o conceito de BPMN, sua origem, utilidade, benefício e muito mais. Leia até o fim e descubra como essa ferramenta pode otimizar seu negócio e suas rotinas de trabalho! 

O que é o BPMN?

BPMN, ou Business Process Model and Notation, é uma metodologia padrão para modelar processos de negócios. Ela fornece uma notação gráfica que é compreensível tanto para analistas de negócios, que criam e refinam os processos, quanto para desenvolvedores técnicos, responsáveis pela implementação dos processos.

Embora esteja presente nas boas práticas dos principais players do mercado global, o BPMN é recente no mundo corporativo, desenvolvido pela Business Process Management Initiative (BPMI), uma organização sem fins lucrativos criada apenas em agosto de 2000, e cujo objetivo é promover uma padronização de processos aplicável a todos os tipos de negócios.

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Em 2005, a BPMI se fundiu com a Object Management Group (OMG), que assumiu a iniciativa de BPMN. Essa fusão marcou uma nova fase de desenvolvimento para a notação.

Em 2011, a OMG lançou o BPMN 2.0, que trouxe mudanças significativas e renomeou a metodologia para Business Process Model and Notation.

Essa versão introduziu um padrão mais detalhado para a modelagem de processos de negócio, incorporando um conjunto mais rico de símbolos e notações para diagramas.

Reconhecendo que o BPMN naturalmente não lida com fluxos de decisões, desde 2014, ele foi complementado por um método de decisão de fluxograma chamado Padrão de Modelo e Notação de Decisão (DMN).

Esse complemento ajudou a preencher uma lacuna importante na notação, permitindo uma modelagem mais completa dos processos empresariais.

Com a evolução da transformação digital, a OMG tem mantido a notação BPMN atualizada para acompanhar os novos desafios e processos emergentes.

Atualmente, a versão mais utilizada é o BPMN 2.0, documentada pela própria OMG, e inclui um guia rápido para facilitar a compreensão e aplicação do padrão.

Mas… o que é “notação”?

Segundo o ABPMP CBOK, notação é definida como "um conjunto padronizado de símbolos e de regras que determinam o significado desses símbolos".

O CBOK ilustra esse conceito comparando-o às notas musicais, que são símbolos reconhecidos universalmente. Essencialmente, notação é uma forma de simbologia utilizada para comunicação. Assim como as notas musicais, os diagramas de processos também empregam notações para facilitar a comunicação entre as pessoas envolvidas.

Quais são os tipos de notação?

Há diversos tipos de notação disponíveis, apesar de a mais conhecida ser o fluxograma. Por outro lado, a mais utilizada por profissionais especialistas em processos é a notação BPMN. Abaixo, a lista com alguns exemplos de notação para desenho de processo:

1. BPMN – Business Process Model and Notation – Padrão criado pela OMG;
2. Fluxograma – Originalmente aprovado como um padrão ANSI – American National Standards Institute;
3. EPC – Event driven Process Chain;
4. UML – Unified Modeling Language – Orientado a requisitos de sistema de informação;
5. IDEF – Integrated Definition Language;
6. VSM – Value Stream Mapping – Notação utilizada pelo Lean Manufacturing.

É importante escolher a notação adequada para garantir que o desenho seja compreendido universalmente. Agora, vamos conhecer os conjuntos de símbolos do BPMN e quais suas funções!

Quais são os elementos no BPMN?

Assim, como o fluxograma e outras técnicas de registro gráfico, o BPMN conta com símbolos, que se enquadram em quatro grupos de elementos principais: objetos de fluxo (flow objects), objetos de conexão (connecting objects), artefatos (artifacts) e raias (swimlanes).

Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo são os elementos principais que definem o comportamento do processo. Eles incluem eventos, atividades e gateways.

• Eventos: figuras ovais, definem o início, intermediário e fim do processo.
• Atividades: figuras retangulares, representam ações ou conjuntos de ações.
• Gateways: losangos, eles indicam pontos de decisão ou convergência/divergência de caminhos, quando apenas um caminho pode ser seguido (exclusivo), e múltiplos (paralelos).
• Conectores: Indicam a ordem das atividades no processo (sequência), a comunicação entre as partes (message) e liga artefatos a objetos de fluxo (associação).

Objetos de conexão

Os objetos de conexão mostram a inter-relação entre os objetos de fluxo. Eles incluem fluxos de sequência, fluxos de mensagem e associações.

• Fluxo de Sequência: Indica a ordem das atividades no processo.
• Fluxo de Mensagem: Representa a comunicação entre entidades diferentes.
• Associação: Liga artefatos a objetos de fluxo.

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Raias 

As raias organizam as atividades do processo em diferentes categorias ou responsabilidades.

• Piscina (pool): Representa uma participante principal no processo.
• Faixa (lane): Subdivide um pool para mostrar responsabilidades dentro da mesma participante.

Artefatos

Os artefatos fornecem informações adicionais sobre o processo e não afetam a sequência do fluxo.

• Objeto de Dados: Representa informações usadas ou produzidas pelas atividades.
• Grupo: Agrupa elementos de um diagrama sem afetar o fluxo.
• Anotação: Adiciona comentários e explicações ao diagrama.

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Passo a passo para Modelagem de Processos com BPMN

Passos para criar um diagrama BPMN

1. Definir o Escopo: Determine o processo a ser modelado e seus limites.
2. Identificar os Participantes: Identifique todos os atores envolvidos no processo.
3. Mapear Atividades: Liste todas as atividades que compõem o processo.
4. Organizar em Raias: Use pools e lanes para organizar os participantes e suas responsabilidades.
5. Adicionar Eventos e Gateways: Inclua eventos de início, intermediários e de fim, além de gateways para decisões.
6. Conectar Atividades: Use conectores de sequência e mensagem para ligar as atividades.
7. Revisar e Validar: Revise o diagrama com os stakeholders para garantir precisão.

Boas práticas na modelagem de processos

• Simplicidade: Mantenha os diagramas claros e simples, evitando a complexidade desnecessária.
• Consistência: Utilize símbolos e notações padronizados consistentemente.
• Documentação: Adicione anotações para fornecer contexto adicional e facilitar o entendimento.
• Iteração: Revise e refine o diagrama regularmente com feedback dos stakeholders.
• Foco no Objetivo: Mantenha o foco no objetivo do processo e nos resultados desejados.

Ferramentas populares para criar diagramas BPMN

• Bizagi: Uma ferramenta intuitiva que oferece modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: Plataforma de diagramação baseada em nuvem com suporte robusto para BPMN.
• Camunda: Ferramenta de código aberto especializada em BPMN e automação de processos.
• Signavio: Solução completa para modelagem e análise de processos com suporte BPMN.
• Microsoft Visio: Amplamente usado para diagramação geral e suporta notações BPMN.

Esses passos, práticas e ferramentas são essenciais para uma modelagem eficiente e eficaz de processos de negócio usando BPMN. Porém, elas não são o suficiente  para a transformação digital de um negócio.

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