O que é BPMN? Saiba tudo sobre Business Process Model Notation!
BPMN é a notação padrão para desenhar processos de negócio. Veja os elementos, um exemplo com raias, como modelar e como o desenho vira processo.
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BPMN (Business Process Model and Notation) é a notação padrão para desenhar processos de negócio: um conjunto de símbolos e regras para mostrar, num diagrama só, quem faz cada etapa, em que ordem, onde estão as decisões e o que entra e sai do processo. É mais detalhado que o fluxograma, porque separa as etapas por área em raias e mostra eventos e mensagens entre os participantes. Hoje o padrão é mantido pela OMG (Object Management Group) e também é uma norma internacional, a ISO/IEC 19510. O BPMN é o mapa do processo: para o trabalho mudar, o desenho precisa virar processo rodando.
De onde vem o BPMN
- 2000: nasce a Business Process Management Initiative (BPMI), para criar uma notação comum de processos.
- 2004: sai a primeira versão do BPMN.
- 2005: a BPMI se junta à OMG, que passa a cuidar da notação.
- 2011: a OMG publica o BPMN 2.0, a versão usada até hoje, com o nome Business Process Model and Notation.
Os elementos do BPMN
| Grupo | Elementos | Para que serve |
|---|---|---|
| Objetos de fluxo | Evento (círculo), atividade (retângulo de cantos arredondados), gateway (losango) | Mostrar o que acontece: início e fim, as tarefas e as decisões |
| Objetos de conexão | Fluxo de sequência, fluxo de mensagem, associação | Ligar os elementos: a ordem, a comunicação entre participantes e as notas |
| Raias | Piscina (pool) e faixa (lane) | Separar quem faz: cada participante numa piscina, cada área ou cargo numa faixa |
| Artefatos | Objeto de dados, grupo, anotação | Acrescentar informação sem mudar o fluxo: documentos, agrupamentos e comentários |
Gateways, os losangos, são o que mais confunde. O exclusivo escolhe um caminho só ("valor acima da alçada?"); o paralelo abre caminhos que correm ao mesmo tempo; o inclusivo abre um ou mais caminhos, conforme a regra.
Exemplo: aprovação de pagamento em BPMN
Um processo de aprovação de pagamento, com três faixas na mesma piscina:
- Faixa Compras: o evento de início é a nota fiscal recebida. A atividade é abrir a solicitação com a nota anexada.
- Faixa Gestor: um gateway exclusivo pergunta se o valor está dentro da alçada. Se sim, o gestor aprova; se não, a solicitação segue para quem tem alçada maior.
- Faixa Financeiro: a atividade é programar o pagamento; o objeto de dados é o comprovante anexado; o evento de fim é o pagamento feito.
No desenho, cada um vê a sua faixa e onde o trabalho passa para a área seguinte. Rodando num sistema de processos, cada etapa chega a quem deve, na vez dela, com prazo e histórico.
Como modelar um processo em BPMN, passo a passo
- Defina o escopo: qual processo, onde começa e onde termina.
- Identifique os participantes: as áreas e os cargos que entram no processo. Cada um vira uma faixa.
- Converse com quem faz e liste as atividades na ordem em que acontecem hoje.
- Coloque cada atividade na faixa de quem a executa.
- Marque eventos e gateways: o que inicia o processo, as decisões e o que o encerra.
- Ligue os elementos com fluxos de sequência e, entre participantes diferentes, com fluxos de mensagem.
- Valide com a área e desenhe como o processo deve correr: regras, alçadas e prazos. É esse desenho que vira processo automatizado.
BPMN, fluxograma e BPMS: qual a diferença
| O que é | Para que serve | |
|---|---|---|
| Fluxograma | Desenho simples das etapas | Enxergar o processo e combinar com a equipe |
| BPMN | Notação padrão, com raias, eventos e mensagens | Documentar o processo com detalhe e servir de base para a automação |
| BPMS | Sistema que executa o processo, com regras, alçadas, prazos e histórico | Fazer a tarefa chegar a quem deve, sem e-mail e planilha |
O BPMN também convive com outras notações: o fluxograma, a UML (mais usada para sistemas) e o mapa de fluxo de valor do lean, entre outras. Veja mais em o que é um fluxograma e na diferença entre BPM, BPMN e BPMS.
Boas práticas e erros comuns
- Um processo por diagrama. Se o desenho não cabe numa tela, quebre em processos menores.
- Nome de atividade com verbo: "conferir a nota", "aprovar o pagamento".
- Desenhe o processo real, não o do manual.
- Não esqueça as exceções: a nota com erro, o valor fora da alçada, o pedido devolvido.
- Não pare no desenho. O diagrama em PDF não muda o trabalho; o processo continua no e-mail e na planilha.
Perguntas frequentes
BPMN é metodologia ou notação?
Notação. Ele define os símbolos e as regras do desenho. A forma de levantar, melhorar e gerir os processos é o BPM (gestão de processos de negócio).
Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?
O fluxograma mostra as etapas com símbolos simples. O BPMN é um padrão mais completo: separa as etapas por área em raias, distingue tipos de evento e de decisão e mostra as mensagens entre participantes.
BPMN é uma norma ISO?
Sim. O BPMN 2.0 também foi publicado como norma internacional, a ISO/IEC 19510.
Preciso saber BPMN para automatizar um processo?
Não. O mapeamento pode ser feito com a área como parte da entrega. Se o processo já está em BPMN, numa ferramenta de modelagem ou no manual da ISO 9001, o desenho existente é o ponto de partida.
O que acontece com o diagrama BPMN depois de pronto?
Ele documenta o processo. Para o trabalho mudar, o desenho precisa ser configurado num BPMS, com regras, alçadas, prazos e responsáveis.
Como a Speedtask leva o processo do BPMN à produção
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, mapear e modelar faz parte da entrega, não é um produto à parte. A mesma equipe levanta o processo com a sua área, modela etapas, regras, alçadas e prazos, e coloca o processo para rodar no BPMS da Speedtask, com a equipe treinada e os indicadores no painel. Se o processo já está em BPMN, a Speed parte do que existe, e o processo entra em produção antes.
O desenho não termina no PDF: termina no processo funcionando, com a mesma equipe sustentando depois. São mais de 5 milhões de fluxos executados e centenas de processos implantados, para empresas de todo o Brasil.