A modelagem de processos de negócio é uma prática essencial para organizações que buscam melhorar a eficiência operacional, otimizar recursos e garantir que seus processos estejam alinhados a metas estratégicas.

Com o crescente foco em transformação digital, compreender e aplicar a modelagem de processos se tornou inevitável para qualquer empresa que deseje se manter competitiva.

No entanto, assim como os outros recursos e técnicas que compõem o universo da gestão por processos, ela possui suas especificidades,que devem ser levadas em consideração.

Se você quer dominar a gestão por processos e suas técnicas,venha com a Speedtask hoje e saiba como aplicar a modelagem de processos no seu negócio da forma mais eficiente possível.

Principais conceitos do universo da gestão de processos

Cada elemento presente na gestão de processos possui um conceito bem definido que o distingue de outros tópicos.

A Modelagem de Processos de Negócio (BPM), por exemplo, é o ato de representar graficamente os processos de uma organização, permitindo uma visão clara e detalhada de como as atividades fluem de uma etapa para outra.

Ao passo que o BPMN (Business ProcessModel and Notation), é uma notação padrão que ajuda na criação de modelos de processos, compreensível tanto para analistas de negócios,que criam e refinam os processos, quanto para de senvolvedores técnicos,responsáveis pela implementação dos processos.

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Isso facilita a compreensão, análise e melhoria nas rotinas da organização.

O mesmo ocorre com os conceitos de mapeamento de processos e modelagem de processos.

Enquanto o primeiro se concentra na documentação de processos existentes, a modelagem vai além, propondo novos processos e simulações de cenários para otimização.

A modelagem de processos traz diversos benefícios que impactam diretamente a eficiência e o sucesso das empresas:

• Melhoria na eficiência operacional: ao visualizar e analisar processos,é possível identificar gargalos e eliminar atividades redundantes, tornando os processos mais rápidos e eficientes.
• Redução de custos e tempo: com processos mais otimizados, os recursos são utilizados de forma mais inteligente, resultando em economia de tempo e dinheiro.
• Aumento da qualidade e consistência: processos bem definidos garantem que as operações sejam realizadas de maneira uniforme, melhorando a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
• Melhoria na tomada de decisão: a modelagem fornece dados e insights valiosos que ajudam os gestores a tomar decisões mais informadas e estratégicas.
• Facilitação na automação de processos: com processos bem modelados, é mais fácil identificar oportunidades de automação, aumentando ainda mais a eficiência operacional.

O que é e quais são os tipos de processo

Embora esteja presente nas boas práticas dos principais players do mercado global, a modelagem é recente no mundo corporativo, tendo sido desenvolvida pela Business ProcessManagement Initiative (BPMI), uma organização sem fins lucrativos criada apenas em agosto de 2000, e cujo objetivo é promover uma padronização de processos aplicável a todos os tipos de negócios.

Em tese, um “processo” é um percurso de uma ou mais atividades para se alcançar um resultado. Uma ordem sequencial de tarefas em busca de um objetivo específico.

No ambiente corporativo, poucos termos são tão corriqueiros — talvez um dos mais utilizados nas empresas.Afinal, tudo é ou depende de um processo, de um procedimento.

Em resumo, os processos de negócios são conjuntos de atividades executadas por máquinas ou humanos, com o objetivo de entregar valor aos clientes. Essas atividades devem estar inter-relacionadas para resolver problemas específicos.

Existem três tipos de processos de negócios:

• Processos primários ou essenciais: agregam valor diretamente ao cliente, como desenvolvimento de produtos e serviços pós-venda.
• Processos de suporte ou apoio:dão suporte aos processos primários ou gerenciais, não envolvendo contato direto com o cliente, como admissão de funcionários e pagamento.
• Processos administrativos ou de gestão: coordenam atividades dos processos anteriores, focando em eficiência e eficácia, gerando valor para outros processos, não diretamente para o cliente.

Tipos de Modelagem de Processos

A modelagem de processos é essencial para compreensão e gestão adequada, e os processos podem ter visão funcional ou de ponta a ponta,com integração entre áreas.  

Sendo assim, ela pode ser dividida em diferentes tipos, cada um com seu foco e aplicação:

• Modelagem de processos As-Is: representa o estado atual dos processos, permitindo uma análise crítica do que está acontecendo na organização.
• Modelagem de processos To-Be: foca em projetar como os processos devem ser no futuro, buscando melhorias e inovações.
• Modelagem de processos dinâmicos vs. estáticos: modelos dinâmicos permitem simulações e ajustes em tempo real, enquanto os modelos estáticos são representações fixas de processos.

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• Modelagem de processos de negócio vs. modelagem de processos de TI: enquanto a primeira se concentra nas operações empresariais, a segunda foca nos processos de tecnologia que suportam essas operações (como um processo dentro do processo).

A melhoria de processos exige uma análise cuidadosa do processo atual e a criação de um fluxo de trabalho que gere valor para o negócio.  As empresas podem optar por três tipos de abordagem:

• Top-down: de cima para baixo, coma visão macro dos processos;
• Middle-out: do meio para fora, com foco no problema central do processo;
• Bottom-up: de baixo para cima,começando pelos detalhes do processo, até chegar a uma visão mais ampla.

As organizações que a praticam experimentam diversos benefícios, como redução de custos, otimização de tempo e aumento de resultados. Considera-se que 5 etapas são essenciais para a melhoria de processos:

1. Identificação de processos;
2. Priorização de processos;
3. Preparação ara a melhoria de processos;
4. Redesenho de processos;
5. Implementação das melhorias.

Para alcançar a melhoria contínua dos processos, é crucial adotar recursos tecnológicos, como um sistema de gestão, que permita a integração entre setores e a documentação detalhada de todas as atividades.

Passo a passo para modelar um processo

Você sabe quais são as fases da modelagem de processos? Basicamente, pode-se dizer, com algumas variações, que os passos são as seguintes:

1. Definir o escopo: Determine o processo a ser modelado e seus limites.
2. Identificar os participantes: Identifique todos os atores envolvidos no processo. Nesta etapa, vale fazer dinâmicas de grupo, entrevistar os empregados, designar uma pessoa responsável para observar as rotinas e documentos etc.
3. Mapear atividades: Liste todas as atividades que compõem o processo.
4. Organizar em raias: Use pools e lanes para organizar os participantes e suas responsabilidades.
5. Adicionar eventos e gateways: Inclua eventos de início,  intermediários e de fim, além de gateways para decisões.
6. Conectar atividades: Use conectores de sequência e mensagem para ligar as atividades.
7. Revisar e validar: Revise o diagrama com os stakeholders para garantir precisão.

Tendências e futuro com a modelagem de processos

Em ambientes que adotam práticas ágeis, como o Scrum ou Kanban, a modelagem de processos desempenha um papel crucial na criação de fluxos de trabalho que suportam entregas rápidas e contínuas.

Ao mapear os processos em ambientes ágeis, as empresas conseguem ajustar suas operações de forma rápida para atender às mudanças do mercado

Com o avanço da tecnologia, a modelagem de processos está evoluindo:

• Impacto da transformação digital na modelagem de processos: a digitalização está transformando como as empresas modelam e gerenciam seus processos.
• Automação e inteligência artificial: a automação e a IA estão tornando possível a criação de processos mais eficientes e adaptáveis.
• O papel da modelagem de processos na era da indústria 4.0: na era da indústria 4.0, a modelagem de processos é crucial para integrar e otimizar as operações de ponta a ponta.

Essa versatilidade faz com que a modelagem seja uma ferramenta essencial para a melhoria de qualquer tipo de processo, independente do setor.

Por exemplo, no contexto financeiro, a modelagem de processos pode ajudar a identificar gargalos em processos de aprovação de crédito,permitindo que as empresas melhorem a eficiência e reduzam os tempos de resposta.

Modelar e planejar: as melhores práticas para crescer

Você já sabe aonde quer chegar no próximo ano? Pois seu concorrente sabe.

No ambiente empresarial dinâmico de hoje, muitas organizações ainda se mantêm presas somente ao modelo "As Is", focando no estado atual de seus processos e sistemas, muitas vezes acreditando que as melhores práticas devem ser definidas por indivíduos específicos dentro da empresa.

No entanto, essa abordagem pode levar a problemas significativos, incluindo a defasagem tecnológica, custos elevados e desalinhamento com as tendências globais.

Empresas que permanecem no "As Is" limitam sua capacidade produtiva pela falta de perspectiva e estabelecimento de metas,enquanto os maiores players do mercado avançam em direção ao "To Be".

A adoção de soluções baseadas em melhores práticas, como as oferecidas pela Speedtask para diferentes ramos do mercado, não só capacita a organização para o sucesso futuro, como também garante que ela esteja alinhada com as tendências e inovações globais.

O futuro pertence àquelas organizações que reconhecem que o"As Is" é importante mas não suficiente e que seu complemento está no"To Be" – um estado de constante evolução e melhoria, centrado no planejamento de processos bem delineados.

Como parte da transformação digital em 3 etapas promovida pelo Speedtask, a modelagem de processos é uma etapa do serviço de mapeamento e automatização dos processos de negócio.

Nossa capacidade de integrar processos, melhorar a eficiência operacional, garantir conformidade e segurança, e oferecer escalabilidade e flexibilidade faz dessa transformação uma escolha estratégica para empresas que buscam se destacar e crescer em seus respectivos mercados.

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