Modelagem de processos: o que é, para que serve e como fazer
Modelagem de processos é detalhar o processo com regras, alçadas, dados e prazos para ele rodar. Veja o que é, para que serve e a diferença para o mapeamento.
16
07
2024
Modelagem de processos é a etapa em que o desenho de um processo ganha tudo o que ele precisa para ser executado: as regras que decidem o caminho, as alçadas de aprovação, os dados e documentos de cada etapa, os prazos e as exceções. O mapeamento mostra o que acontece e quem faz; a modelagem diz exatamente como, com precisão suficiente para um sistema conduzir o processo. Um processo bem modelado roda do mesmo jeito com qualquer pessoa na função.
O que é modelagem de processos
Modelar é construir um modelo do processo: uma representação com regras claras, que pode ser lida por pessoas e executada por um sistema. O modelo costuma ser feito numa notação padrão, como a BPMN, em que cada evento, tarefa, decisão e responsável tem um símbolo próprio.
Na prática, o modelo de um pagamento a fornecedor não diz só "o gestor aprova". Ele diz qual gestor, até qual valor, com quais documentos anexados, em quanto tempo e o que acontece se ele estiver de férias.
Para conhecer a notação, veja o que é BPMN.
Diferença entre mapeamento e modelagem de processos
Mapeamento e modelagem são etapas seguidas do mesmo trabalho, e cada uma responde a uma pergunta diferente.
| Mapeamento | Modelagem | |
|---|---|---|
| Pergunta | O que acontece e quem faz? | Como, exatamente, o processo roda? |
| Resultado | Desenho do processo, como é e como deve ser | Modelo com regras, alçadas, dados e prazos |
| Detalhe | Etapas e responsáveis | Condições, campos, anexos, exceções |
| Uso | Entender, combinar e padronizar | Executar, automatizar e medir |
O mapeamento vem antes: sem um desenho combinado com a área, a modelagem detalha um processo que ninguém reconhece.
Para que serve a modelagem de processos
A modelagem serve para tirar as regras do processo da cabeça das pessoas e colocá-las num lugar onde todos seguem do mesmo jeito.
- Padronizar: o processo corre igual, seja quem for que estiver na função.
- Automatizar: o modelo é a base para o processo rodar num sistema, com a tarefa chegando a quem deve.
- Controlar: alçada, prazo e histórico ficam definidos, e a auditoria recebe o que precisa.
- Medir: com etapas e prazos definidos, dá para ver tempo por etapa e onde o processo para.
- Mudar com segurança: quando a regra muda, muda no modelo, e não depende de avisar cada pessoa.
Tipos e níveis de modelo de processo
O modelo pode ser feito em mais de um nível de detalhe, e cada nível serve a um uso.
- Modelo AS IS: o processo como acontece hoje, para entender onde trava.
- Modelo TO BE: o processo como deve acontecer, já com as melhorias combinadas.
- Modelo de visão geral: as grandes etapas e as áreas envolvidas, para a diretoria e para delimitar o processo.
- Modelo detalhado: cada tarefa, decisão e exceção, com dados e prazos, para treinar a equipe e documentar.
- Modelo executável: o modelo detalhado configurado num sistema de processos, que conduz o trabalho de verdade.
Quanto mais perto da execução, mais o modelo precisa de precisão: uma regra vaga no desenho vira um pedido parado no sistema.
Perguntas frequentes
Modelagem e mapeamento de processos são a mesma coisa?
Não. O mapeamento levanta e desenha o processo; a modelagem detalha regras, alçadas, dados, prazos e exceções para ele poder rodar.
Como fazer a modelagem de um processo?
Partindo do mapa do processo como deve ser e detalhando etapa por etapa, com validação em casos reais. Veja o passo a passo em como fazer modelagem de processos de negócios.
Modelagem de processos é a mesma coisa que BPM?
Não. BPM é a gestão por processos, uma forma de gerir a empresa. A modelagem é uma das etapas dessa gestão. Veja o que é BPM.
Um fluxograma já é um modelo?
É um começo. O fluxograma mostra a sequência, mas em geral não traz as regras, os dados e os prazos de que um processo precisa para ser executado.
Low code dispensa a modelagem?
Não. O low code tira o código, não o trabalho de definir regras, alçadas, prazos e exceções.
Como a Speedtask faz a modelagem de processos
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, a modelagem faz parte da entrega. Depois do diagnóstico e do mapeamento com a sua área, a nossa equipe modela e configura o processo no BPMS, com o documento junto: o que vai para o GED, o que precisa de assinatura e o que dispara o próximo passo.
A sua área explica como a rotina funciona; nós definimos as regras, as alçadas, os prazos e as exceções, colocamos em produção, treinamos e sustentamos depois, para empresas de todo o Brasil.