Ferramentas de automação de processos: tecnologia para eficiência, gestão e governança

Exigência inevitável para a modernização de empresas e organizações que pretendem atuar em alto desempenho, a automação de processos é recurso essencial para eliminar tarefas repetitivas. 

Além dos ganhos de produtividade, os colaboradores podem se concentrar em suas atividades principais, proporcionando também mais qualidade nas entregas. 

No entanto, automatizar processos não se resume apenas a acelerar tarefas; trata-se de uma estratégia integrada a outros recursos para otimizar o funcionamento de uma organização. 

Ferramentas de automação de processos podem ser usadas em várias áreas, como recursos humanos, finanças, atendimento ao cliente e muito mais, ajudando a reduzir custos operacionais e melhorar a precisão das operações.

Para tanto, é necessário conciliar atividades e recursos que vão desde seleção de sistemas ao treinamento e mudança de cultura organizacional.

A seguir, a Speedtask apresenta as principais ferramentas de automação de processos, seus benefícios, características e como implementá-las com sucesso em diferentes áreas de negócios.

Saiba por que e como selecionar a melhor ferramenta de automação de processos para seu time.

O que são ferramentas de automação de processos?

Ferramentas de automação de processos são tecnologias que utilizam software para executar tarefas anteriormente realizadas de forma manual. Elas permitem, sobretudo, a integração de diferentes sistemas e dados, criando fluxos de trabalho automatizados mais rápidos, e geralmente mais seguros e eficientes.

Utilizando softwares de automação, é possível configurar regras e aplicar automações sem a necessidade de programação avançada. Isso aumenta a produtividade, eficiência e geração de valor, permitindo que a automatização seja utilizada de maneira específica em diversas frentes e atividades.

No entanto, se a tecnologia substitui tarefas manuais, o papel humano continua sendo crucial para planejar, implementar e monitorar esses sistemas.

Automação de processos significa utilizar tecnologia para automatizar processos manuais por meio da integração de dados e sistemas. Ela combina todos os outros tipos de automação industrial em um único sistema, conectando automações flexíveis e integradas.

A automação de processos é mais utilizada em empresas onde programas de software ou aplicativos executam uma série de tarefas dentro de um ambiente digital moderno. 

Esse tipo de automação gerencia processos empresariais, promovendo transparência e uniformidade para aumentar o fluxo de trabalho da empresa.

Um sistema de automação de processos geralmente possui três funções principais:

1. Automatização de processos.
2. Centralização de informações.
3. Redução da intervenção humana em tarefas.

O escopo da automação de processos pode ser amplo. Muitas empresas começam automatizando processos simples e departamentais, como gerenciamento de fluxo em um armazém, captura de dados, manutenção preditiva ou aprovação de despesas.

Como Iniciar a automação de um processo? Guia para a transformação digital

Mapeamento e análise de processos

• Identificação de processos críticos e repetitivos: o primeiro passo é identificar processos essenciais para as operações cotidianas que envolvem tarefas repetitivas e demoradas. Dê prioridade a atividades de alto volume que não agregam tanto valor estratégico, como inserção de dados ou aprovação de documentos. A validação de processos mais simples aprimora e acelera o projeto de automatização de todos os outros.
• Avaliação das oportunidades de automação: após identificar os processos, é necessário analisar quais são os mais apropriados para a automação. Avalie fatores como complexidade do processo, frequência de execução e impacto na produtividade geral da empresa.

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Seleção das ferramentas apropriadas

• Critérios para escolha de software e tecnologias: escolha as ferramentas baseando-se em critérios como facilidade de uso, capacidade de integração com sistemas já existentes, possibilidade de escalabilidade e relação custo-benefício. Priorize soluções que permitam flexibilidade e ofereçam suporte adequado.
• Avaliação de fornecedores e soluções no mercado: faça uma pesquisa detalhada e compare diferentes opções de fornecedores, considerando a reputação, qualidade do suporte ao cliente e avaliações de outros usuários. Experimente demonstrações e versões de teste para garantir que a ferramenta atenda plenamente às suas necessidades específicas.

Treinamento e capacitação da equipe

• Preparação da equipe para a adoção das novas tecnologias: assegure que todos os colaboradores estejam preparados para lidar com as novas ferramentas. Uma comunicação clara e envolvimento da equipe desde o início são essenciais para minimizar a resistência e facilitar a transição.
• Programas de capacitação e desenvolvimento continuado: invista em programas de treinamento robustos que abranjam todos os aspectos das novas tecnologias. Ofereça workshops, tutoriais e suporte contínuo para que todos se sintam confiantes no uso das novas ferramentas e possam maximizar sua eficácia.

Acompanhamento e melhoria constante

• Estabelecimento de indicadores de desempenho (KPIs): defina indicadores de desempenho para acompanhar a eficácia dos processos automatizados. Esses KPIs ajudam a monitorar a eficiência, identificar possíveis gargalos e destacar áreas que podem ser aprimoradas.
• Revisão e otimização contínua: realize revisões periódicas dos processos automatizados para encontrar oportunidades de melhoria. Utilize feedback dos colaboradores e análises de dados para ajustar continuamente os processos, garantindo que eles se mantenham eficientes e alinhados com os objetivos da empresa.

Principais ferramentas de automação de processos

UiPath

Uma das plataformas mais conhecidas para automação robótica de processos (RPA), o UiPath é ideal para tarefas repetitivas, como processamento de faturas e gerenciamento de banco de dados. Ele se destaca pela facilidade de uso, mesmo para usuários com pouca experiência técnica. 

O UiPath permite a automação de processos complexos por meio de uma interface intuitiva de arrastar e soltar, suportando a integração com diversas aplicações empresariais​.

Automation Anywhere

Focado na escalabilidade, o Automation Anywhere é amplamente utilizado para automação em larga escala. Ele combina RPA com inteligência artificial para automatizar não apenas tarefas baseadas em regras, mas também processos que exigem tomada de decisão. 

Suas ferramentas analíticas avançadas fornecem insights detalhados sobre a eficiência dos processos automatizados​.

Smartshare

Mais voltado para a gestão de processos de negócio (BPM), o Smartshare facilita a automação de processos complexos, como recrutamento, onboarding de novos colaboradores, contas a pagar e a receber.

Sua flexibilidade permite que as empresas configurem fluxos de trabalho customizados sem a necessidade de codificação, sendo uma excelente escolha para equipes que buscam agilidade na implementação​.

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Zapier

Para empresas que utilizam várias ferramentas e precisam conectá-las de maneira eficiente, o Zapier é a solução ideal. Ele integra mais de 3.000 aplicativos, como Gmail, Slack e Trello, automatizando fluxos de trabalho entre eles sem necessidade de programação. 

É uma escolha popular para pequenas e médias empresas que precisam otimizar processos de forma simples e econômica​.

Bizagi

Especialista em BPM, o Bizagi oferece uma solução completa para modelagem, automação e execução de processos empresariais. Ele permite uma visualização clara de todos os processos e facilita a colaboração entre diferentes departamentos. 

Com recursos avançados de análise de desempenho, o Bizagi é ideal para empresas que buscam uma abordagem estruturada para a automação de processos​.

Alguns tipos de automação de processos

Automação fixa
Automação fixa, ou automação rígida, caracteriza-se pela configuração do processo de manufatura que deve manter-se inalterado. Portanto, mais adequado para realizar repetidamente um único conjunto de tarefas. 

Em essência, as máquinas de automação fixa são controladas por comandos programados e computadores que as instruem sobre o que fazer, fornecem notificações e medem métricas de produção. 

A operação na sequência da automação fixa não é complexa e envolve funcionalidades básicas como movimento rotacional ou linear simples, ou ambos. Em geral, envolve ferramentas de automação como ERPs, IoT (internet das coisas) e SCADA. 

Automação integrada
Um sistema de automação integrada é uma estrutura abrangente de automação que controla todo o processo de manufatura por meio de controle computacional.

O objetivo da automação integrada é reduzir a complexidade de muitos processos de trabalho automatizados de forma independente, simplificando a comunicação entre os diversos processos automatizados.

Por exemplo, em vez de permitir que três sistemas automatizados funcionem separadamente, a automação integrada unifica todos eles em um único sistema de controle. Assim, dados, máquinas independentes e processos funcionam juntos sob um único sistema de comando.

Em resumo, a automação integrada é uma abordagem holística para a automação industrial ou de manufatura.

Automação Robótica de Processos (RPA)
A automação robótica de processos (RPA) é um tipo de automação de processos onde a tecnologia de software facilita a criação, implantação e gestão de robôs de software que imitam e executam ações humanas.

Esses robôs são programados com tecnologia de software para realizar tarefas baseadas em regras, como extrair dados de telas ou formulários de seguros, organizar produtos em prateleiras, entre outras.

Uma empresa pode usar ferramentas de RPA para operar e se comunicar com outros sistemas digitais, capturar dados, processar transações e recuperar informações.

Porém, diferentemente do trabalho humano, os robôs executam essas tarefas de maneira mais rápida, eficiente e consistente.

O RPA é frequentemente mencionado como uma forma de Inteligência Artificial (IA), mas não é. Ao contrário da IA, o RPA utiliza entradas estruturadas, baseadas em regras e lógica para realizar tarefas. Os robôs fazem exatamente o que lhes foi programado.

Desafios e cuidados na implementação

Embora as ferramentas de automação ofereçam muitos benefícios, há desafios a serem considerados:

• Resistência à mudança: Colaboradores podem resistir à adoção de novas tecnologias. Um plano de comunicação claro e treinamento adequado são essenciais.
• Escolha da ferramenta errada: Escolher uma ferramenta inadequada para o processo pode levar a resultados insatisfatórios. Avalie cuidadosamente as opções disponíveis.
• Sobrecarga de Automação: Automatizar processos demais sem planejamento pode causar complexidade desnecessária. Mantenha um equilíbrio e automatize apenas o que for realmente necessário.

Benefícios das ferramentas de automação de processos

Automatizar processos oferece diversas vantagens competitivas para empresas de todos os portes.

Contar com ferramentas que auxiliem a melhoria contínua da empresa, gera reflexos positivos em todos os departamentos. Podemos destacar, por exemplo, os seguintes:

• Aumento de produtividade: Automatiza tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de alto valor.
• Redução de erros: Processos automatizados reduzem a possibilidade de erros humanos, garantindo mais precisão na execução de tarefas.
• Economia de tempo e custos: Processos mais rápidos e eficientes resultam em uma redução significativa dos custos operacionais.
• Conformidade e segurança: Facilita a aderência às normas e regulamentações, especialmente em setores altamente regulados.

Nesse sentido, adotar um sistema de gestão de processos é útil para obter métricas e dar direcionamento das ações.

Por que o BPMS é a melhor escolha para organizar todo o seu negócio?

A resposta é simples e direta: um BPMS é a única plataforma que integra todos os outros sistemas de gestão.

Mesmo que você use diferentes sistemas para suas rotinas, o BPMS pode gerenciar o funcionamento dos seus processos, orquestrando suas tecnologias em um mesmo ambiente.

Um BPMS não é especializado em uma área específica, como indústria, serviços ou comércio.

Em vez disso, ele é onde você administra o andamento das tarefas, onde cada colaborador documenta o início, meio e fim de suas atividades, e onde as etapas dos processos avançam automaticamente de um colaborador para outro.

E se alguma tarefa exigir o uso de um ERP ou CRM, ou máquinas, sensores e robôs estejam envolvidos, não há problema. Assim que a tarefa é concluída, o próximo envolvido é notificado.

Nosso processo de transformação digital começa no mapeamento de processos, passa pela automação das tarefas e termina com um BI personalizado apresentando os principais KPIs do seu negócio em tempo real, em painéis centrais no seu escritório, em cada setor da sua preferência.

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