Imagine tentar percorrer um trajeto desconhecido sem um mapa – caos, confusão e ineficiências garantidos. 

‍Pois esta ainda é a realidade de algumas empresas, quando o tema é processos de negócio.

Em um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico, em que os processos são mais complexos e as decisões devem ser mais rápidas, diagramas de fluxo de trabalho surgem como ferramentas essenciais. Eles funcionam como guias visuais, facilitando o entendimento do caminho que o trabalho percorre do início ao fim, garantindo que todos os envolvidos estão em sintonia.

Seja na integração de novos funcionários, na identificação de oportunidades para otimização ou na automação de processos, os diagramas de fluxo de trabalho são recursos atualmente indispensáveis em médias e grandes empresas. 

Neste artigo, exploramos como essas representações visuais podem transformar a forma como equipes entendem e gerenciam os fluxos de trabalho da sua empresa. Aprenda a simplificar, organizar e registrar processos com os diagramas de fluxo de trabalho!

O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Originário da indústria de manufatura, o conceito de diagrama de fluxo de trabalho refere-se à otimização de processos produtivos com a finalidade de aprimorar a eficiência dos funcionários e aumentar a produtividade do negócio. 

O termo foi cunhado por Frederick Winslow Taylor, um dos principais defensores da gestão científica, e Henry Gantt, engenheiro mecânico e consultor de gestão — pioneiros na pesquisa de organização racional do trabalho. 

Com o passar do tempo, a prática, no entanto, se expandiu para outros setores, como o governo, a área financeira e o comércio. 

Hoje, os diagramas de fluxo de trabalho são amplamente aplicados em diversas indústrias para mapear processos complexos, permitindo uma melhor compreensão e gestão das rotinas de trabalho.

Eles nada mais são do que uma ferramenta visual para representação gráfica, de forma sequencial, das etapas de um processo, descrevendo o passo-a-passo e as condições para execução de um trabalho ou atividade, do início ao fim — incluindo pontos de decisão e possíveis ramificações. 

Para sinalizar cada um desses elementos, os fluxos são compostos por diferentes formas geométricas e conectores, onde cada forma representa uma etapa ou decisão, e as setas indicam o sentido ou sequência das atividades.

Dessa forma, os diagramas caracterizam-se por sua utilidade para integrar novas equipes e funcionários, aumentar a compreensão dos processos,  facilitar a identificação de áreas que precisam de melhorias e fazer ajustes que aumentem a eficiência e produtividade, pois oferecem uma visão clara e de fácil entendimento sobre como as tarefas individuais se relacionam com o todo. 

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Eles transformam atividades complexas e muitas vezes abstratas em representações visuais claras, fáceis de seguir e implementar.

Embora possam ser esboçados de maneira simples em papel ou em quadros, há diversas maneiras de criar os diagramas mais complexos e detalhados, o que será explicado mais adiante. 

Diferença entre organograma, diagrama de fluxo de trabalho e mapeamento de processos

O termo “fluxo de trabalho” é, por vezes, confundido com outros termos semelhantes:

Embora semelhantes, os conceitos do universo da gestão por processos são complementares, porém distintos. Cada um deles se refere a um aspecto específico, sendo alguns abstratos e outros, bem práticos e visuais.

‍Diagrama de fluxo de trabalho: é o próprio registro gráfico que ilustra seu fluxo de trabalho, e são usados ​​para descrever uma variedade de conceitos, incluindo fluxos de trabalho.

‍Organograma: consiste na representação da organização da empresa em forma de gráfico. Com o organograma é possível identificar falhas nos níveis hierárquicos ou comunicacionais entre os diferentes setores da companhia.

Mapeamento de processos: pense no fluxo de trabalho como um processo linear simples e de um passo de cada vez, sem otimização. O fluxo de trabalho é apenas uma parte do mapeamento de processos de negócios, que usa uma abordagem holística para coordenar e mapear todas as diferentes atividades, os dados, sistemas e pessoas envolvidos em um processo de negócios.

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Tipos de diagrama de fluxo de trabalho

Há uma variedade de formas de exibir um fluxo de trabalho. Veja os diagramas de fluxo de trabalho mais comuns:

Fluxograma ANSI

Por meio dos símbolos do Instituto Nacional Americano de Padrões (American National Standards Institute, ANSI), o estilo ANSI foi o primeiro padrão para fluxos de trabalho e oferece uma linguagem comum para descrever os diferentes passos envolvidos.

Atividade UML

Valendo-se da Linguagem de modelagem unificada (UML), o diagrama de atividade UML é usado para representar graficamente a ordem dos passos de um processo, e o fluxo de controle.

BPMN 

A BPMN (notação de modelagem para processos de negócios) usa uma técnica de diagrama de fluxo semelhante à UML. Serve como linguagem comum para usuários técnicos e usuários de negócios. A BPMN foca processos de negócios e informações, tais como processos internos, em vez de produtos.

Raia

Um diagrama de raia separa cada unidade dentro da organização, destacando sua interação e proporcionando uma visão de alto nível de possíveis ineficiências.

SIPOC

Esta sigla significa fornecedor-entrada-processo-saída-cliente, exibindo de forma clara quem cria e recebe os dados, traçando o processo de alto nível envolvido.

Quais são os elementos do diagrama de fluxo de trabalho?

Assim como outras técnicas de registro gráfico, o diagrama de fluxo de trabalho conta com símbolos, que se enquadram em quatro grupos de elementos principais: objetos de fluxo (flow objects), objetos de conexão (connecting objects), artefatos (artifacts) e raias (swimlanes).

Objetos de fluxo

Os objetos do diagrama de fluxo de trabalho são os elementos principais que definem o comportamento do processo. Eles incluem eventos, atividades e gateways.

• Eventos: figuras ovais, definem o início, intermediário e fim do processo.
• Atividades: figuras retangulares, representam ações ou conjuntos de ações.
• Gateways: losangos, eles indicam pontos de decisão ou convergência/divergência de caminhos, quando apenas um caminho pode ser seguido (exclusivo), e múltiplos (paralelos).
• Conectores: Indicam a ordem das atividades no processo (sequência), a comunicação entre as partes (message) e liga artefatos a objetos de fluxo (associação).

Objetos de conexão

Os objetos de conexão mostram a inter-relação entre os objetos de fluxo. Eles incluem fluxos de sequência, fluxos de mensagem e associações.

• Fluxo de Sequência: Indica a ordem das atividades no processo.
• Fluxo de Mensagem: Representa a comunicação entre entidades diferentes.
• Associação: Liga artefatos a objetos de fluxo.

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Raias 

As raias organizam as atividades do processo em diferentes categorias ou responsabilidades.

• Piscina (pool): Representa uma participante principal no processo.
• Faixa (lane): Subdivide um pool para mostrar responsabilidades dentro da mesma participante.

Artefatos

Os artefatos fornecem informações adicionais sobre o processo e não afetam a sequência do fluxo.

• Objeto de Dados: Representa informações usadas ou produzidas pelas atividades.
• Grupo: Agrupa elementos de um diagrama sem afetar o fluxo.
• Anotação: Adiciona comentários e explicações ao diagrama.

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Dicas para criar seu diagrama de fluxo de trabalho

Linhas e setas guiam as pessoas através das etapas do seu diagrama de fluxo de trabalho. Certifique-se de que cada forma está conectada a outras formas e lembre-se da primeira regra dos diagramas: linhas e setas devem se mover de cima para baixo ou da esquerda para a direita.

Obtém-se mais clareza do fluxo de processo organizando seu diagrama de fluxo em raias. Um diagrama de raias posiciona cada etapa em uma “raia” horizontal ou vertical para delinear quem faz o quê.

Por exemplo, é possível criar uma raia para cada departamento (como vendas, marketing, desenvolvimento, etc.). Cada etapa que cai dentro da raia de um departamento é responsabilidade deles.

Portanto, deve-se deixar claro onde o fluxo começa e onde termina.

Frequentemente, o símbolo de fim é usado para designar o início e o encerramento de um fluxo; no entanto, é possível usar a posição (canto superior esquerdo para início, canto inferior direito para fim), cor (verde para início, vermelho para fim) ou tamanho para mostrar claramente onde começar e onde o processo termina.

Quando se trata de cor, “menos pode ser mais”. Tente usar no máximo três cores em um único diagrama de fluxo. O objetivo é garantir que as cores combinem, para que registro não se torne visualmente desconfortável.

Uma maneira fácil de encontrar cores complementares é usar uma imagem da marca da empresa como inspiração.

Como criar um diagrama de fluxo de trabalho em 5 etapas

A princípio, desenvolver um diagrama de fluxo de trabalho pode ser desafiador, mas seguindo esse passo-a-passo, é possível mapear qualquer processo ou fluxo de trabalho.

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O colaborador pode fazer um diagrama de fluxo do zero ou usar um modelo em que as formas e setas já estão pré-carregadas no quadro.

1: Determine o propósito e o escopo do diagrama

Definir o propósito e o escopo é crucial, pois ajuda a focar no que deve estar no diagrama de fluxo e no que não deve. Também garante que o diagrama represente com precisão o processo que está tentando retratar.

2: Identifique as etapas e a sequência do processo

Dividir um processo em etapas menores deve envolver todos os que fazem parte do processo. Identificar a sequência correta e evitar a omissão de etapas críticas ou a duplicação de outras é importante. 

Comece adicionando todas as etapas que precisam ser cobertas como formas em um quadro em branco e, em seguida, comece a organizá-las na ordem correta.

3: Escolha os símbolos e formas apropriados

Depois que todas as etapas estiverem dispostas, você precisará garantir que elas estejam representadas com a forma correta. Você pode facilmente alterar as formas existentes no seu quadro para corresponder ao símbolo de diagrama correto e ao que ele representa.

4: Desenhe o diagrama

Desenhar o diagrama é onde o processo criativo começa. Com as formas dispostas na sequência correta, comece a adicionar linhas de conexão e setas entre as etapas. Você pode adicionar rótulos às linhas de conexão e mover facilmente os elementos para ajustar a ordem conforme necessário.

Passo 5: Teste e melhore o diagrama

Testar o diagrama é importante para garantir que ele represente com precisão o processo. Isso inclui revisar o diagrama com outros envolvidos no processo para obter seu feedback. 

Uma vez que o feedback seja recebido, o diagrama de fluxo de trabalho pode ser aprimorado e modificado conforme necessário.

Benefícios do Diagrama de Fluxo de Trabalho

Um dos principais benefícios do diagrama de fluxo de trabalho é a clareza que ele traz para o entendimento dos processos. Ele permite visualizar de forma simples e objetiva cada etapa envolvida, facilitando a compreensão de como o trabalho flui entre diferentes partes interessadas.

Os diagramas de fluxo de trabalho são uma representação visual do processo, eles ajudam a otimizar o processo ao facilitar a identificação de possíveis gargalos, recursos limitados que podem bloquear determinadas ações ou decisões tomadas, etc. 

Mas não para por aí, são vários os benefícios para a organização, veja:

Otimização de tempo e redução de desperdícios

Diagramas de fluxo de trabalho ajudam a administrar o tempo de forma eficiente, evitando explicações longas ou mal-entendidos. Com toda a informação organizada visualmente, tanto a equipe quanto os clientes conseguem acessar as informações necessárias rapidamente. 

Isso também leva à redução de desperdícios, seja de tempo ou de recursos, uma vez que o processo se torna mais enxuto e otimizado.

Capacitação de novos colaboradores

Empresas podem utilizar diagramas de fluxo de trabalho como uma ferramenta de capacitação. Para novos funcionários, esses gráficos claros e organizados tornam fácil entender como a empresa opera, ajudando-os a se integrarem rapidamente aos processos internos. 

O treinamento com base em diagramas de fluxo de trabalho garante que todos compreendam os passos necessários para realizar suas funções corretamente.

Melhoria contínua e automação

Com os diagramas de fluxo de trabalho, é possível monitorar e medir a eficiência dos processos, o que facilita a melhoria contínua. Processos repetitivos são mapeados, medidos e melhorados ao longo do tempo. 

Além disso, esses diagramas ajudam a identificar oportunidades para automação, eliminando tarefas manuais desnecessárias e aumentando a produtividade.

Redução de custos

A otimização proporcionada pelos diagramas de fluxo de trabalho leva à redução de custos. 

Ao eliminar redundâncias, otimizar recursos e identificar gargalos, as empresas conseguem reduzir desperdícios e aumentar a eficiência operacional. Isso se traduz em menores despesas e maior lucratividade.

Melhoria na tomada de decisão

Diagramas de fluxo de trabalho são úteis na tomada de decisões dentro da organização. 

Ao apresentar de forma clara todas as etapas e os relacionamentos entre elas, gestores podem tomar decisões mais informadas e baseadas em dados concretos sobre onde e como ajustar o processo para obter melhores resultados.

Em resumo, os diagramas de fluxo de trabalho não apenas tornam os processos empresariais mais claros e eficientes, mas também promovem colaboração, reduzem custos e ajudam na melhoria contínua dos processos, impactando diretamente a produtividade e a competitividade da empresa.

Ferramentas populares para criar diagramas de fluxo de trabalho

• Bizagi: uma ferramenta intuitiva que oferece modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: plataforma de diagramação baseada em nuvem com suporte robusto para diferentes formas de notação.
• Camunda: ferramenta de código aberto especializada em BPMN e automação de processos.
• Signavio: solução completa para modelagem e análise de processos com suporte.
• Microsoft Visio: amplamente usado para diagramação geral e suporta diversas notações.

Esses passos, práticas e ferramentas são essenciais para o registro eficiente de diagramas de fluxo de trabalho.. Porém, registrá-los não é o suficiente  para a transformação digital de um negócio.

Agora que está tudo mapeado e registrado, qual é a melhor maneira de organizar?

Como parte da transformação digital em três fases promovida pelo processo Speedtask, a  modelagem de processos  por meio dos diagramas de fluxo de trabalho é uma etapa do serviço de mapeamento e automatização dos processos de negócio.

Porém: o  mapeamento não garante a execução das tarefas da maneira correta.

O caminho se faz andando e ter o mapa não é o suficiente. É preciso percorrê-lo. E percorrê-lo sem desperdício de tempo e energia. 

Por isso, para garantir que seu negócio e suas equipes estão na direção certa, as soluções Speedtask promovem a automação das tarefas, acompanhada de uma análise de desempenho por meio um BI personalizado, apresentando os principais KPIs do seu negócio em tempo real, em painéis centrais no seu escritório, em cada setor de sua preferência.

Você terá total visibilidade sobre seus fluxos de trabalho, irá melhorar seu ambiente corporativo e fortalecer uma cultura de cooperação e produtividade, elevando a satisfação dos seus clientes.

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