01 · Levantamento
Tipos de documento, período, volume de caixas, organização atual, tabela de temporalidade e como você vai buscar. O projeto e o preço saem do acervo real.
Digitalização
Do papel ao digital: seu acervo pesquisável, organizado do seu jeito e no padrão da lei.
As caixas ocupam um espaço que a empresa precisa, achar um documento é ir até o arquivo e abrir caixa, e o papel corre risco de extravio, mofo e sinistro. A Speed levanta o acervo, prepara, digitaliza, indexa do jeito que você procura e entrega onde você vai usar: no GED, no seu sistema ou em mídia.
Levantamento antes do preço. Sem surpresa no meio do caminho.
+50 milhõesde páginas de documentos de clientes
Centro de Digitalizaçãono Espírito Santo, com coleta e devolução
Arquivista na equipeorientação e eliminação com termo
Medição a cada 30 diasvocê paga pelo que foi feito
Situações
Reconhece o seu arquivo?
O arquivo ocupa uma sala inteira, ou paga guarda terceirizada todo mês.
Usar um documento é ir até o arquivo, abrir a caixa, achar, digitalizar, devolver e guardar a caixa. Toda vez.
O papel corre risco: extravio, sinistro, mofo, pragas e poeira.
A empresa quer digitalizar, mas não tem tempo, gente nem conhecimento.
Ninguém sabe o que pode ser digitalizado, guardado ou descartado.
Documentos vencidos se acumulam, e outros têm guarda obrigatória longa.
É preciso liberar um espaço com prazo: mudança, reforma, outro uso.
A auditoria pede um documento de anos atrás, e a busca vira mutirão.
Espaço
O espaço que o arquivo ocupa volta a ser da empresa.
A sala de arquivo vira área de trabalho.
A guarda terceirizada deixa de ser um custo todo mês.
Mudança ou reforma sem carregar caixa.
Como funciona
Do levantamento à entrega, feito pela Speed.
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02 · Preparação
Limpeza, retirada de grampos e clipes, cuidado com frágeis, encadernados e formatos diferentes. A imagem sai com qualidade, e o original é preservado.
03 · Digitalização
Scanner profissional com reconhecimento de texto, imagem em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020.
04 · Indexação
Por pasta ou documento a documento, com os índices definidos com você: CPF, ano, tipo. Encontra-se pelo que importa para quem busca.
05 · Entrega
Organizado como você reconhece, por ano, mês e tipo de documento, no GED, no seu sistema ou em mídia. Coleta e devolução do acervo, e medição das páginas a cada 30 dias.
06 · Eliminação, se você quiser
Termo de eliminação e lista dos documentos, conforme a tabela de temporalidade, com a arquivista da Speed.
Onde
No Centro de Digitalização ou na sua empresa.
Centro de Digitalização
Recebe acervos de todo o Espírito Santo, com guarda segura do acervo enquanto ele é digitalizado. Você não cede espaço nem gente, e o trabalho rende mais.
Na sua empresa
Quando o documento não pode sair, a Speed monta a base na sua estrutura, com equipe, scanner e equipamentos próprios, na Grande Vitória.
No padrão da lei
Digitalizado no padrão do Decreto 10.278/2020.
A imagem sai em PDF/A, a 300 dpi, como o decreto pede. Entregue no GED da Speed, o documento guarda também os metadados exigidos, responsável, data e local da digitalização e o hash da imagem, e pode receber assinatura digital no padrão ICP-Brasil. É esse conjunto que dá ao documento digital o valor do original. No GED, o acesso é por permissão, e fica o histórico de quem consultou e alterou.
Depois do digital
No GED, o acervo deixa de ser só arquivo.
É a diferença entre um acervo guardado e um acervo que trabalha. Veja o GED →
O contrato avisa antes de vencerdigitalizado, indexado por vencimento, com alerta.
O dossiê que chega inicia a admissãoo documento entra no GED e o processo começa.
A nota fiscal entra na aprovação de pagamentoanexada, conferida e aprovada por quem tem alçada.
Para quem decide
Padrão da lei, histórico e preço que sai do acervo.
Processo padronizado e auditável, com indexação rastreável: sabe-se o que foi digitalizado, quando e por quem. Você paga pelo que foi feito, com medição por software a cada 30 dias. E o preço é estimado a partir do levantamento, não de uma tabela genérica.
Também com a Speed: locação de scanner profissional e treinamento da sua equipe, para quem digitaliza por conta própria ou mantém a digitalização do dia a dia.
“Antes da Speedtask, lidávamos com documentos físicos, mas a ferramenta trouxe a digitalização e facilitou o envio de arquivos. A busca por palavras-chave tornou-se eficiente, e a intuitividade da plataforma facilitou a adaptação. Além disso, destacamos a qualidade, segurança e conformidade com a LGPD. Recomendamos o Speedtask pelo suporte ao cliente e pelos constantes aprimoramentos.”
Perguntas frequentes
Antes de pedir o levantamento, vale esclarecer.
Quanto custa?
O valor sai do levantamento do acervo e é cobrado por página, com medição a cada 30 dias. Se o escopo mudar, o valor muda com ele.
Meu documento sai da empresa?
Por padrão, vai para o Centro de Digitalização, com coleta, guarda segura enquanto é digitalizado e devolução. Se não puder sair, montamos a base na sua empresa, na Grande Vitória.
O digitalizado vale como o original?
No padrão de imagem, sim, em qualquer entrega. O valor legal completo, com os metadados do decreto e a assinatura digital, depende da entrega no GED.
E os documentos escritos à mão?
São digitalizados como imagem. O reconhecimento de texto lê o impresso; o manuscrito não fica pesquisável.
Vocês fazem só a digitalização, sem o GED?
Sim. Entregamos em mídia ou no seu sistema. O GED é contratação à parte, e é onde o documento ganha o valor legal completo e entra no processo.
Atendem fora do Espírito Santo?
O Centro recebe acervos de todo o Espírito Santo. A digitalização na estrutura do cliente é feita na Grande Vitória.
Clientes
Alguns dos clientes da Speed.
Onde hoje há papel, a Speed entrega o documento pesquisável, organizado e no padrão da lei.
Fale com a Speed →Vamos conversar
Peça o levantamento do seu acervo.
Um consultor da Speed retorna para combinar a visita.
O levantamento é feito no seu acervo, sem compromisso. O preço sai dele.
Prefere falar por telefone?(27) 2441-0800
Conte como está o seu arquivo.
Preencha os campos abaixo para iniciar a conversa.
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Usaremos estas informações para retornar seu contato e entender a necessidade da sua empresa.