Uma consultoria personalizada irá definir a melhor estratégia de digitalização para o seu caso
Levantamento do acervo
Entendimento dos tipos de documento
Preparação, limpeza e separação
Captura: definição de se a digitalização será fracionada ou por agrupamento
Indexação: definição dos indexadores que vão classificar os arquivos
Escolha do local onde será realizado o processo.
Mas vou poder eliminar meus documentos?
É normal que toda empresa apresente essa dúvida ao dar início ao processo de digitalização. Por isso, listamos aquilo que pode ser dispensado com total segurança.
O que pode ser eliminado e por quê?
Documentos nato-digitais, ou seja, cuja origem é digital, cuja validade é dada de maneira digital: NFs, Boletos, Extrato Bancário, Comprovante de Pagamento, DANFs.
Documentos administrativos internos, sem validade jurídica: relatórios internos, formulários, Ordens de Serviço, Pedidos de Compra.
Cópias de originais não autenticadas possuem a mesma validade de uma digitalização.
Documentos que já expiraram sua validade.
Tenha tudo sempre à mão e acessível com alguns cliques
Praticidade
Aquele documento que precisa ser consultado com frequência estará disponível para todos, em qualquer lugar, a qualquer momento.
Conveniência
A digitalização pode ser feita no Centro de Digitalização de Documentos ou na própria empresa, conforme preferência da empresa.
Organização
Crie um acervo histórico, organizado por classificação personalizada, segundo os critérios da própria organização. Digitou, encontrou!
Auditoria da tabela de temporalidade
Quantos arquivos vencidos e dispensáveis você tem acumulado esse tempo todo?
Essas são algumas empresas que já se beneficiaram do uso de nossas soluções.
