Afinal, o que é BPMS e como pode ajudar sua empresa?
BPMS é o sistema que faz o processo rodar com regra, alçada, prazo e histórico. Veja o que tem dentro de um BPMS e o que avaliar na hora de escolher.
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01
2025
BPMS (Business Process Management System) é o sistema que coloca os processos da empresa para rodar: a tarefa chega a quem deve, na vez dela, a aprovação vai a quem tem alçada, o prazo avisa antes de estourar e tudo fica registrado. É a parte de tecnologia da gestão de processos (BPM). Em vez de o pedido andar por e-mail, planilha e mensagem, ele segue um caminho definido, com responsável em cada etapa, e o gestor vê onde está parado sem cobrar ninguém.
O que um BPMS faz no dia a dia
Na prática, o BPMS troca a pergunta "com quem está?" por uma tela que responde sozinha.
Veja um pagamento a fornecedor. Sem processo, a nota circula em papel, a aprovação espera no e-mail de três gestores e o "pode pagar?" corre por mensagem. Com o BPMS, Compras abre a solicitação com a nota anexada, o sistema manda para o gestor com alçada para aquele valor, o gestor aprova pelo celular, o Financeiro programa o pagamento e o comprovante fica no processo. Cada etapa tem prazo, e quem acompanha vê quantos pedidos estão no prazo, em risco ou atrasados.
O mesmo vale para contratos, admissão e férias, não conformidade, ouvidoria e chamados internos.
O que tem dentro de um BPMS
Um BPMS junta, num lugar só, as peças que hoje ficam espalhadas entre e-mail, planilha e memória das pessoas.
| Funcionalidade | O que faz | No pagamento a fornecedor |
|---|---|---|
| Formulário | Recebe o pedido com os dados e os anexos certos | Valor, fornecedor e nota fiscal |
| Regra | Decide o caminho conforme o pedido | Acima de um valor, vai para a diretoria |
| Alçada | Leva a aprovação a quem pode aprovar | O gestor aprova até o limite dele |
| Prazo | Avisa antes de estourar e escala quando é preciso | O Financeiro recebe alerta antes do vencimento |
| Painel | Mostra o andamento e os indicadores | Prazo, gargalo e tempo por etapa |
| Histórico | Registra quem fez o quê, e quando | Pronto para a auditoria |
| Integração | Conversa com o ERP e outros sistemas | Busca o fornecedor e grava o pagamento |
O detalhe de cada recurso está em ferramentas de um BPMS.
BPMS, BPM e BPMN: onde cada um entra
O BPMS é a ferramenta; o BPM é a forma de gerir que diz o que melhorar; o BPMN é a notação usada para desenhar o processo. Um processo pode ser desenhado em BPMN e depois configurado no BPMS, ou ser levantado e modelado direto na implantação. A comparação completa está em diferença entre BPM, BPMN e BPMS.
Como escolher um BPMS
Escolher um BPMS é menos sobre a lista de recursos e mais sobre como o processo vai sair do papel e continuar funcionando.
- Pergunte quem vai montar o processo. Muitos sistemas chegam prontos para a sua equipe configurar. Se ninguém da casa tem tempo ou experiência, o projeto para quando essa pessoa sai.
- Confira se é low code de verdade e o que isso exige. Montar visualmente tira o código, mas não tira o trabalho de definir regras, alçadas, prazos e exceções.
- Veja a integração com o ERP. O processo precisa buscar e gravar informação nos sistemas que a empresa já usa, por banco de dados, WebService ou API.
- Veja onde os documentos ficam. Contrato, nota e comprovante precisam ficar junto do processo, num GED, e não em pastas soltas.
- Teste a aprovação pelo celular. Quem aprova nem sempre está na mesa.
- Entenda como se paga por usuário. Há modelos por pessoa cadastrada e por uso simultâneo.
- Pergunte quem faz os ajustes depois. Processo muda: uma etapa nova, uma regra, um usuário. Saiba se o ajuste está no valor mensal ou vira um projeto novo.
Quando a empresa precisa de um BPMS
Alguns sinais mostram que a empresa já passou do ponto de controlar processos por e-mail e planilha.
- a aprovação depende de perguntar a cada pessoa onde o pedido está;
- o controle está numa planilha à parte, com mais de uma versão;
- contratos vencem sem decisão;
- quando alguém sai, o processo sai junto;
- a auditoria confere à mão se o processo foi seguido.
Perguntas frequentes
BPMS substitui o ERP?
Não. O ERP registra as transações; o BPMS conduz o caminho entre as pessoas e se integra ao ERP quando o fornecedor do outro sistema libera o acesso.
BPMS é o mesmo que workflow?
Workflow é a sequência de tarefas entre pessoas. O BPMS é o sistema que executa esses fluxos com regras, alçadas, prazos, indicadores e histórico.
Preciso de estrutura de TI para ter um BPMS?
Não necessariamente. O sistema pode ficar hospedado no fornecedor, com acesso pela web e pelo celular.
Em quanto tempo um BPMS começa a funcionar?
Depende do processo. O ambiente pode ficar pronto em poucos dias, mas o processo só entra em produção depois do levantamento com a área que o executa.
BPMS serve para qualquer área?
Serve para os processos que passam por várias pessoas, com aprovação e prazo: financeiro, contratos, RH e DP, qualidade, atendimento e ouvidoria.
Como a Speedtask entrega o BPMS
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, não entrega um sistema para a sua equipe configurar: entrega o processo funcionando no BPMS da Speedtask. A mesma equipe levanta o processo com a sua área, define regras, alçadas, prazos e exceções, coloca para rodar, treina e sustenta depois. Em 3 dias o ambiente fica pronto; o processo entra depois do levantamento.
GED e BPMS fazem parte da mesma solução, o acesso é pela web e pelo aplicativo, o cadastro de usuários é ilimitado e o valor considera quantas pessoas usam ao mesmo tempo. São mais de 5 milhões de fluxos executados, para empresas de todo o Brasil.