KPIs: conheça os principais para uma gestão de alta performance

Imagine comandar um navio em alto mar sem bússola, mapas, radar e qualquer outro recurso para identificar seu posicionamento. No ambiente corporativo, os KPIs (Key Performance Indicators) são as ferramentas que orientam as organizações rumo ao alto desempenho.

Neste artigo, exploraremos o que são KPIs e como uma cultura data driven é a viga mestra da gestão moderna.

Assim como um capitão confia na bússola para navegar com segurança, os KPIs possibilitam a empresas, gerentes e analistas avaliar o desempenho, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados sólidos.

Vamos mergulhar no universo dos KPIs, entender sua importância na gestão de negócios e desvendar como eles podem guiar sua gestão. Se você deseja ter o controle total sobre a direção do seu setor ou do negócio como um todo, e alcançar objetivos mensuráveis, fique até o fim!‍

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O Que São KPIs?

KPI, ou Key Performance Indicators, traduzido como Indicador-Chave de Desempenho, é uma ferramenta essencial para avaliar o sucesso de qualquer negócio.

Esses indicadores são valores mensuráveis que se relacionam diretamente com metas, objetivos e estratégias específicas, desempenhando um papel fundamental nas decisões da empresa.

Os KPIs fornecem uma visão em tempo real de uma ampla gama de áreas, incluindo processos operacionais, resultados financeiros e satisfação do cliente, independentemente do setor ou processo.

Ao medir esses fatores e fazer ajustes quando necessário ,as empresas podem aprimorar sua eficiência, melhorar seus resultados e se manter competitivas em um cenário de negócios em constante evolução.

Embora a utilização dos KPIs não seja complexa, é essencial que as empresas tenham uma compreensão clara de seus objetivos e planos de sucesso.

Isso permite que elas escolham os indicadores mais apropriados e monitorem regularmente seu desempenho, obtendo informações valiosas para tomada de decisões informadas e aprimoramento contínuo dos processos de negócios.

Ao estabelecer um planejamento com objetivos, a gestão pode definir quais processos serão medidos e como isso será feito. Além de serem mensurados, os KPIs devem ser capazes de gerar insights para a melhoria contínua do negócio.

Em resumo, os KPIs são indicadores para embasar decisões estratégicas, sendo fundamentais para a gestão eficaz e a melhoria contínua das empresas.

Como usar os KPI’s para melhorar o desempenho da empresa

Usar os KPIs na empresa demanda uma combinação dos seguintes fatores:

• Processos bem definidos;
• Automatização de tarefas;
• Rotina de avaliação;
• Feedback constante.

Antes de tudo, para começar a usar o KPI como ferramenta de gestão é necessário estabelecer processos claros e com etapas e responsáveis bem definidos. Sem esse controle, torna-se impossível mensurar o desempenho, tampouco identificar falhas e qualidades na atuação das equipes.

Eles precisam ser avaliados e comparados com diferentes períodos, com os objetivos de:

• Identificar oportunidades de melhoria ou novos negócios;
• Encontrar gargalos em processos;
• Observar quais colaboradores estão com dificuldades;
• Entender a necessidade de novas contratações;
• Identificar problemas no orçamento; etc.

Os gestores, entretanto, não podem guardar as informações somente para si. É importante que haja uma cultura de feedback constante e construtivo com a equipe, para que todos estejam alinhados.

Por que KPI não é métrica?

Pode ser um desafio distinguir entre Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) e métricas, mas há, de fato, uma diferença significativa entre eles.

Em essência, os KPIs representam os principais objetivos que uma organização busca alcançar e servem como medida de seu sucesso, enquanto as métricas são ferramentas usadas para monitorar o progresso em direção a esses objetivos.

Pode-se pensar nos KPIs como o destino desejado, enquanto as métricas são como os sinais ao longo do percurso que indicam a direção correta.

Para ilustrar essa relação, considere o exemplo de um Diretor e sua empresa. Seu KPI estabelecido é "aumentar a receita de vendas em 10% ao longo do próximo ano".

Para acompanhar o progresso em direção a esse objetivo, sua equipe opta por utilizar métricas, como o número de leads gerados e o valor médio dos pedidos. Essas métricas permitem avaliar se estão progredindo na direção certa para alcançar a meta estabelecida ou se precisam fazer ajustes.

Tanto os KPIs quanto as métricas desempenham um papel crítico ao fornecer insights sobre as medidas necessárias para alcançar os objetivos organizacionais. Portanto, empresas experientes se esforçam para medir ambos, visando manter uma vantagem competitiva sólida.

Dessa forma:

KPI (Key Performance Indicator): são utilizados para avaliar o desempenho em áreas críticas e tomar decisões informadas. Eles estão diretamente alinhados com as metas estratégicas e, geralmente, são poucos em número para manter o foco.

Métrica: podem incluir qualquer dado mensurável, como número de visitantes de um site, taxa de conversão de vendas, custo por aquisição de cliente, entre outros. As métricas são importantes para acompanhar o desempenho geral, mas nem todas são necessariamente KPIs.

A distinção chave é que os KPIs têm um vínculo direto com metas e objetivos específicos, enquanto as métricas podem ser mais abrangentes e não fazerem sentido se não tiverem contexto.

Tipos de KPIs para cada setor da uma organização

Os KPIs (Key Performance Indicators) abrangem um amplo espectro de indicadores-chave que podem ser utilizados para medir o desempenho em várias áreas de uma empresa. Aqui, exploraremos os principais tipos de KPIs, fornecendo exemplos práticos para uma compreensão mais clara de como eles funcionam em diferentes contextos empresariais:

KPIs Financeiros

• Margem de Lucro Bruto: Este KPI mede a porcentagem de lucro retido após a dedução dos custos diretos de produção.
• Retorno sobre Investimento (ROI): O ROI avalia a eficácia de um investimento, comparando o ganho líquido ao custo do investimento. Um ROI de 150% significa que o investimento gerou um lucro 1,5 vezes maior do que o custo inicial.

KPIs de Vendas

• Taxa de Conversão de Leads em Clientes: Esse KPI mede a eficiência das estratégias de vendas, calculando a porcentagem de leads que se tornam clientes. Por exemplo, uma taxa de conversão de 20% indica que 1 em cada 5 leads se torna cliente.
• Ticket Médio de Vendas: O ticket médio representa a média de gastos por transação. Se o ticket médio for $100 e a empresa vendeu 50 produtos, a receita total será de $5.000.

KPIs de Marketing

• Taxa de Cliques (CTR): O CTR mede a eficácia de anúncios online, calculando a porcentagem de pessoas que clicaram em um anúncio após visualizá-lo. Uma taxa de cliques de 5% indica que 5 em cada 100 visualizações resultaram em cliques.
• Taxa de Abertura de Email: Este KPI rastreia quantos destinatários abriram um e-mail de marketing. Se 300 de 1.000 destinatários abrirem o e-mail, a taxa de abertura é de 30%.

LEIA TAMBÉM -> BPMS para RH: o que é, quais as vantagens e como usar

KPIs de Recursos Humanos

• Taxa de Rotatividade de Funcionários: Esse KPI avalia a taxa na qual os funcionários deixam a empresa. Se a empresa possui 50 funcionários e 5 deixaram durante um ano, a taxa de rotatividade é de 10%.
• Tempo Médio de Contratação: Este KPI mede o tempo necessário para preencher uma vaga. Se a média for de 45 dias, significa que, em média, leva 45 dias para contratar um novo funcionário.

Estes são apenas alguns exemplos dos tipos de KPIs que as empresas utilizam para medir o desempenho. A escolha dos KPIs certos depende dos objetivos e das necessidades específicas de cada empresa.

Como mensurar os indicadores de desempenho

Mensurar e manter sob controle as principais métricas de um negócio exige, antes de tudo, investimento em tecnologia. Apesar da possibilidade se fazer o acompanhamento dos KPIs à mão, utilizando recursos generalistas, contar com ajuda de uma ferramenta específica fará toda a diferença no dia a dia.

Nesse sentido, as principais ferramentas digitais utilizadas para análise de dados são:

• Google Sheets ou Excel: ferramentas-padrão para configurar e editar planilhas e gerar relatórios, que, porém, exigem muito esforço manual para o preenchimento dos dados.
• Data Studio ou Power BI: essas são ferramentas para visualização de dados. Elas extraem informação de fontes selecionas pela gerência e  as transformam em relatórios visuais para apoiar na tomada de decisões.

Para tanto, é necessário que a organização tenha processos bem definidos. Afinal, o que não é controlado não pode ser mensurado.

 KPI em BPMS: quais as vantagens?

Agora que você compreende o conceito de KPI, vamos aprofundar seu papel nas estratégias de BPM (Gestão de Processos de Negócio) e como um BPMS (Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio) pode aprimorar a mensuração e o acompanhamento desses indicadores.

BPM abrange toda a organização e baseia-se na gestão de processos que envolvem uma série de atividades interligadas em toda a cadeia de valor.

A implementação de um BPMS automatiza esses processos, possibilitando um controle mais preciso e em tempo real dos KPIs, tornando-os mais acessíveis e precisos.

Como resultado, a gestão pode avaliar o desempenho dos processos a qualquer momento, permitindo análises e ajustes ágeis. Além disso, o BPMS facilita a identificação dos responsáveis pelos processos e suas atividades, monitora os KPIs e envia notificações quando valores pré-estabelecidos são atingidos.

Também oferece recursos visuais, como gráficos e dashboards em tempo real, com base na execução dos processos. Uma parte essencial do BPMS é o Motor de Regras, ou BRMS (Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócio), que automatiza as regras de negócio e as incorpora aos processos.

Isso significa que a plataforma compreende as lógicas de tomada de decisão e automatiza os processos de forma mais eficaz, alinhada coma estratégia da empresa definida pelos KPIs.

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