Automatização de processos: a tecnologia essencial para alavancar sua produtividade e reduzir custos
Onde a automação de processos reduz custo e aumenta a produtividade no escritório: pagamentos, contratos, RH, compras, qualidade e atendimento, com exemplos.
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2024
A automatização de processos reduz custo e aumenta a produtividade quando tira das pessoas o trabalho de levar a tarefa de um lado para outro: cobrar aprovação, copiar dado, conferir de novo, procurar documento e controlar prazo em planilha. No escritório, os maiores ganhos costumam estar nos processos com volume, aprovação e prazo, como pagamento a fornecedor, contratos, admissão, compras e não conformidade. Veja onde está o custo que a automação reduz e exemplos área por área.
Onde está o custo que a automação reduz
O custo de um processo manual raramente aparece numa linha do orçamento. Ele está espalhado no tempo de várias pessoas e nos problemas que chegam depois.
Os principais lugares:
- Cobrança: alguém pergunta "com quem está?" e cobra a aprovação por e-mail e WhatsApp.
- Retrabalho: o dado copiado de um lugar para outro sai errado e volta para ser refeito.
- Procura: o documento está numa pasta, num e-mail ou numa caixa, e achar leva tempo.
- Prazo perdido: o contrato vence sem ninguém ver, a nota atrasa, o documento do colaborador expira.
- Papel: imprimir, assinar à mão, digitalizar e enviar de volta.
- Auditoria: juntar e-mails e planilhas para provar quem aprovou o quê.
A automação ataca esses pontos porque a regra, a alçada e o prazo passam a ficar no processo, e não na memória de quem cobra.
Onde a automação aumenta a produtividade
Produtividade, aqui, é a mesma equipe dando conta de mais pedidos sem correr atrás de cada um. O ganho vem de quatro mudanças na rotina.
- A tarefa chega a quem deve, na vez dela, com o que precisa para ser feita.
- A aprovação vai direto a quem tem alçada, pelo valor e pelo tipo do pedido, e pode ser feita pelo celular.
- O prazo avisa antes de estourar e escala quando é preciso, sem ninguém vigiar planilha.
- O gestor vê o andamento em painel: prazo, gargalo e tempo por etapa, sem reunião para perguntar.
Com isso, o tempo que ia para transporte e cobrança volta para o trabalho que exige análise e decisão.
Exemplos de automação no escritório, área por área
Os exemplos abaixo mostram, em cada área, o que costuma travar e o que muda com o processo automatizado.
| Área | Como costuma ser | Com o processo automatizado |
|---|---|---|
| Financeiro | A nota espera conferência e a aprovação fica no e-mail de três gestores | A nota entra conferida, vai a quem tem alçada e o prazo avisa antes de vencer |
| Contratos | O contrato vence sem ninguém ver e o aditivo é montado à mão | O vencimento inicia o processo e o gestor decide renovar ou encerrar |
| RH e DP | Admissão e férias correm por e-mail, sem saber a etapa | Cada pedido segue a alçada até quem decide, com prazo e histórico |
| Compras | A solicitação vai e volta até alguém aprovar a cotação | A solicitação segue a regra de alçada e chega ao comprador pronta |
| Qualidade | A ação corretiva se perde depois da reunião | Cada não conformidade tem causa, ação, prazo e evidência |
| Ouvidoria | A reclamação chega por vários canais, sem número nem prazo | Cada manifestação ganha número, prazo e área responsável |
Em todos os casos, a decisão continua com as pessoas. O que sai é o caminho manual entre elas. Para o documento que acompanha o processo, como a nota fiscal, o contrato ou o dossiê, o GED guarda a versão que vale, com permissão e histórico.
Robô de software ou processo automatizado?
Há duas formas de automação que costumam aparecer juntas no escritório, e vale saber o que cada uma resolve.
O robô de software (RPA) repete ações numa tela, como copiar um dado de um sistema para outro. Ele resolve uma tarefa. O processo automatizado num BPMS conduz o caminho inteiro, entre pessoas e áreas, com regra, alçada, prazo e histórico, e pode usar um robô numa etapa. Para reduzir custo de cobrança, prazo perdido e auditoria, o que resolve é o processo. Os tipos de ferramenta estão em ferramentas de automação de processos, e a diferença entre as palavras, em automação × automatização.
Perguntas frequentes
Automatizar processos reduz quadro de pessoal?
O objetivo é outro: a mesma equipe dar conta de mais pedidos, com menos cobrança e retrabalho. A análise e a decisão continuam com as pessoas.
Qual processo dá mais retorno para começar?
Em geral, o que tem volume, aprovação e prazo, como pagamento a fornecedor, contratos ou admissão. Como escolher e calcular o ganho está em por que investir na automatização de processos.
A automação também reduz papel?
Sim, quando o documento entra junto do processo e a assinatura passa a ser digital ou eletrônica. O papel deixa de ir e voltar para assinar e para ser guardado.
Preciso trocar o ERP para automatizar?
Não. O ERP registra as transações; o processo automatizado conduz o caminho entre as pessoas e conversa com o ERP quando o fornecedor libera o acesso.
Como a Speedtask automatiza os processos do escritório
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo automatizado funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. Com o BPMS da Speedtask, a mesma equipe levanta o processo com a sua área, define regras, alçadas e prazos, coloca para rodar, treina e sustenta depois.
O documento fica no GED e a assinatura pode ser feita no S-Sign, na mesma solução. São mais de 5 milhões de fluxos executados e centenas de processos implantados, para empresas de todo o Brasil.