Com a democratização do conhecimento e a transformação digital constante, o mercado tem tolerado cada vez menos modos obsoletos de gestão.

Muitas das melhores práticas já são não apenas diferenciais, mas recursos obrigatórios no dia a dia de qualquer companhia que visa o crescimento sustentável. 

Processos claros e bem desenvolvidos, sem dúvidas, são um desses fatores.

Seja para correção de falhas, identificação de oportunidades e otimização e automação de processos, os workflows são recursos indispensáveis para empresas de todos os segmentos e tamanhos.

No entanto, muitas vezes, workflows acabam se mostrando desorganizados e confusos, fazendo com que não comuniquem com clareza o fluxo e as funções que visam registrar.

Quer manter sua equipe em alta, engajada e comprometida com as entregas? Um time produtivo com uma gestão transparente? Descubra como mapear, modelar e automatizar workflows e transforme seu ambiente de negócios!

Venha hoje com a Speedtask e saiba como criar workflows eficientes e bem projetados. Leia até o fim!

O que é um Workflow?

Sua origem remonta ao setor de industrial, no qual foi concebido para otimização de processos produtivos, com a finalidade de aprimorar a eficiência dos funcionários e aumentar a produtividade do negócio.

Ao longo dos anos, a técnica se expandiu, rompendo barreiras ao ser absorvida pelos mais diversos setores, para mapear processos complexos, permitindo uma melhor compreensão da gestão e das rotinas de trabalho.

Assim como gráficos de bolhas, gráficos de dispersão e outros diagramas, os workflows têm aplicações versáteis em diversas indústrias e disciplinas.

Eles são amplamente utilizados para análise de processos, gestão de projetos e design de sistemas, proporcionando um quadro visual compreensível que proporciona sintonia entre os colaboradores. 

Em resumo, workflows são uma representação gráfica de um processo, que utiliza uma combinação de símbolos para ilustrar a sequência de passos e decisões envolvidas na realização de uma tarefa.

Um mapa que registra, do início ao fim, o fluxo lógico das tarefas que compõem um processo.

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Para sinalizar cada uma dessas etapas e ações, os workflows são compostos por diferentes formas geométricas e conectores, onde cada forma representa uma etapa ou decisão, e as setas indicam o sentido ou sequência das atividades.

Sendo assim, pode-se dizer que os workflows se caracterizam por sua utilidade para integrar novas equipes e funcionários, aumentar a compreensão dos processos, facilitar a identificação de áreas que precisam de melhorias e fazer ajustes que aumentem a eficiência e produtividade.

Embora possam ser esboçados de maneira simples em papel ou em quadros, há diversas maneiras de criar workflows mais complexos e detalhados. O que será abordado mais adiante. 

Tipos de Workflow

Há uma variedade de formas de exibir um fluxo de trabalho. Veja os tipos de workflows mais comuns:

• Fluxograma ANSI: representado por símbolos desenvolvidos pelo Instituto Nacional Americano de Padrões (ANSI), que compõem uma linguagem comum para descrever os diferentes passos envolvidos.
• Atividade UML: sua linguagem é a Modelagem Unificada (UML) para representar graficamente a ordem dos passos de um processo e o fluxo de controle.
• BPMN: A Notação de Modelagem para Processos de Negócios (BPMN) utiliza uma técnica de fluxo semelhante à UML, mas foca em processos de negócios e informações, como processos internos.
• Raia: um workflow de raia separa cada unidade dentro da organização, destacando sua interação e proporcionando uma visão de alto nível de possíveis ineficiências.
• SIPOC: Significa fornecedor-entrada-processo-saída-cliente e exibe de forma clara quem cria e recebe os dados, traçando o processo de alto nível envolvido.

Símbolos do workflow

Os workflows estão relacionados aos gráficos de processo. Os gráficos de processo diferem porque usam um conjunto específico de símbolos para indicar os diferentes passos em um processo.

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Um workflow bem construído simplifica a visualização de qualquer dado ou processo. A seguir, estão os tipos mais comuns de workflows e o modo como diferentes indústrias, como engenharia, negócios, marketing, educação e manufatura, os utilizam:

• Símbolo de processo: Um retângulo que representa uma ação, passo, função ou processo. É um símbolo versátil usado em qualquer lugar em um workflow.

• Símbolo de início/fim: Um círculo alongado marca o início ou o fim de um processo, caminho ou fluxo em um sistema.

• Símbolo de documento: Representa um documento ou relatório. É usado tanto para a criação quanto para o recebimento de um documento.

• Símbolo de decisão: Use este símbolo em forma de losango como ponto de partida para diferentes decisões ou soluções que você deseja propor ou destacar em um workflow.

• Símbolo de conector: Um círculo ou ponto usado para conectar diferentes símbolos ou elementos na mesma página.

• Símbolo de entrada/saída: Representa dados ou recursos que entram ou saem de um sistema, usando uma forma de paralelogramo.

• Símbolo de múltiplos documentos: Mostra vários documentos ou relatórios usados no processo.

• Símbolo de entrada manual: Visualiza um passo que permite aos usuários adicionar dados manualmente a um sistema.

• Símbolo de preparação: Um hexágono usado para visualizar o início ou a preparação para outro passo em um processo.

• Seta de fluxo: Conecta dois blocos/símbolos na ordem correta que o processo segue.

• Símbolo OR: Indica que um processo está se dividindo em mais de dois passos.

• Símbolo de atraso: Representa qualquer atraso potencial ou planejado em um processo ou sistema.

Principais aspectos a se considerar antes de criar um workflow

Se você planeja criar um processo de fluxo de trabalho uniforme para toda a sua empresa e que facilite a conclusão de tarefas, é necessário documentá-lo e testá-lo. Três etapas principais podem facilitar esse processo:

1. Analisar recursos e processos atuais: identifique as pessoas envolvidas em cada etapa e determine o que elas precisam para ter sucesso. Caso não tenha essas informações, considere observar a tarefa do início ao fim. Consulte os envolvidos e pergunte se há aspectos desnecessariamente complicados ou recursos que poderiam simplificar o processo.

2. Esquematizar as etapas do workflow: liste detalhadamente as etapas para criar um workflow. Você pode passar por vários rascunhos enquanto faz ajustes e busca feedback. 

Envolva as pessoas que utilizarão o workflow no dia a dia e adapte as etapas para torná-lo o mais simples e eficiente possível. Essa fase de mapeamento é essencial para estabelecer uma base sólida e demonstrar seu compromisso em atender às necessidades dos funcionários.

3. Considerar necessidades de integração: considere as integrações entre ferramentas para criar um ambiente operacional interconectado. Por exemplo, integrar sistemas como CRM, coleta de dados e análise facilita o fluxo, elimina a entrada manual de dados e reduz o risco de erros. A integração também otimiza custos e recursos, minimizando tarefas redundantes e garantindo escalabilidade à medida que a organização cresce.

Sete passos para criar um workflow

Ao criar um workflow, as três perguntas mais essenciais a serem respondidas são:

• O que está sendo produzido?
• Quem é responsável por cada parte do workflow?
• Quanto tempo cada etapa levará?

Para responder a essas perguntas, você precisará seguir os seguintes passos:

1. Identifique o objetivo: o primeiro passo é identificar exatamente o que você deseja como resultado de seu novo workflow. Seja um produto, serviço ou solução digital, você precisa ter um objetivo claro em mente. Se o workflow for baseado em equipe, envolva todas as partes interessadas na definição do alvo para que todos estejam alinhados. Depois, coloque o objetivo por escrito.
2. Determine os parâmetros do workflow: decida quão detalhado você quer que seu workflow seja. Você deseja apenas representar os componentes-chave para manter o time no caminho certo ou quer cobrir tarefas repetitivas para ajudar novos membros a contribuírem mais rapidamente? Decida o escopo final junto com sua equipe.
3. Liste todas as etapas necessárias para atingir o objetivo: este passo pode levar mais tempo, mas ajudará a separar as etapas necessárias das irrelevantes. Certifique-se de que as etapas estejam na ordem mais eficaz. Isso será útil na construção do workflow.

Isso significa incluir pessoas que agregam valor ou impactam o trabalho, assim como aquelas que o movimentam sem agregar valor.

• Atores: as pessoas, sistemas ou ferramentas que impactam o trabalho ao completar tarefas ou possibilitar o fluxo.
• Trabalho: as tarefas, etapas ou atividades necessárias para produzir um resultado ou resultado desejado.
• Informações: os dados ou documentos necessários para manter o fluxo de trabalho em movimento e produzir um resultado preciso.

4. Audite seu workflow: depois de criar um modelo, revise cada etapa do processo para identificar redundâncias e relevâncias. examinar todas as partes do fluxo antes e depois do projeto ajudará a otimizar o processo geral.
5. Crie orientação com setas direcionais: cada decisão deve levar a dois possíveis caminhos. um “sim” significa que o fluxo continua em direção ao objetivo final, enquanto um “não” leva a um caminho alternativo ou volta a um ponto anterior. use formas e cores para facilitar a compreensão.

6. Considere variáveis: workflows são documentos vivos e adaptáveis. Use cores ou padrões diferentes para representar variáveis relevantes para o projeto.
7. Determine o prazo: estabeleça o tempo para cada processo ou decisão. mesmo que estimativas precisas sejam difíceis, você pode ajustá-las conforme avança.

Se o seu fluxo de trabalho contiver redundâncias, exigir muita comunicação de vai e vem ou depender do compartilhamento de dados de outros aplicativos ou sistemas, aqui estão cinco maneiras de melhorar seu desempenho e aumentar sua eficiência:

• Templates economizam tempo: embora alguns fluxos de trabalho precisem ser criados do zero, templates podem fornecer uma estrutura flexível, especialmente para fluxos novos ou que evoluam à medida que os negócios cresçam
• Automatize tarefas repetitivas: caso o software utilizado seja low-code, poderá automatizar tarefas, fluxos e processos usando um menu de arrastar e soltar.
• Formulários para captura de dados: um formulário público cria um ponto de entrada para informações, que podem ser facilmente compartilhadas e gerar gatilhos para outras ações.

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• Integração com aplicativos existentes: isso pode reduzir a necessidade de entrada manual e ajudar a consolidar informações em uma única fonte de verdade.
• Conduza estratégias com dashboards: monitorar e registrar o nível de eficácia ou eficiência dos fluxos é uma parte importante da gestão de fluxos de trabalho.

Os fluxos de trabalho são como máquinas: eles requerem manutenção e frequentemente podem ser melhorados com alguns ajustes. Por isso, é necessário determinar a frequência com que você realizará uma análise do fluxo de trabalho. Isso é essencial para ajudar a encontrar gargalos.

Quatro exemplos de onde os Workflows podem ser aplicados

1. Aprovação de conteúdo: simplifique a criação e aprovação de conteúdo. O processo inclui configurar o projeto, criar o conteúdo, convidar revisores e finalizar versões.
2. Resposta a incidentes: fluxos de resposta a incidentes devem ter etapas claras e definidas para garantir que tudo seja coberto de forma eficiente. use formas e setas para representar processos e decisões.
3. Contratação: um fluxo detalhado pode transformar a contratação em um processo simplificado. Defina questões-chave para guiar a equipe de recrutamento.
4. Requisição de compra: processos de compra podem envolver múltiplas pessoas e departamentos. Fluxos simples ajudam a acompanhar o processo e gerenciar expectativas realistas sobre aprovação e prazo.

Ferramentas populares para criar workflows

• Bizagi: modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: plataforma in cloud para diagramas.
• Camunda: ferramenta de código aberto para BPMN e automação.
• Signavio: Modelagem e análise de processos.
• Microsoft Visio: Suporte robusto para diagramas gerais.

Esses passos, práticas e ferramentas são essenciais para criar workflows eficientes e impulsionar a transformação digital em sua empresa.

Workflow é essencial; automação é o diferencial. Saiba como fazer!

Como parte da transformação digital em três fases promovida pelo processo Speedtask, a modelagem de processos por meio dos workflows é uma etapa do serviço de mapeamento e automatização dos processos de negócio.

Porém, claro está que a gestão, hoje, só pode alcançar seu máximo desempenho se aliada a uma tecnologia específica que permita o controle e a visualização dos workflows operando.

Sendo assim, que recursos as organizações deveriam adquirir para melhor gestão de processos?

A implementação de um BPMS possibilita o controle mais preciso e em tempo real dos indicadores-chave, devido à automatização de processos repetitivos. Como resultado, a gestão pode avaliar o desempenho dos processos a qualquer momento, permitindo análises e ajustes ágeis. 

Você terá total visibilidade sobre seus workflows, irá melhorar seu ambiente corporativo e fortalecer uma cultura de cooperação e produtividade, elevando a satisfação dos seus clientes.

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