7 dicas para criar workflows que funcionam para gerir seus times!
Veja 7 passos para criar um workflow: objetivo, início e fim, etapas, responsáveis, regras e alçadas, prazos e teste com casos reais antes de rodar.
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03
2024
Para criar um workflow, defina o resultado que ele entrega, marque o que o inicia e o que o encerra, liste as etapas em ordem, dê um responsável a cada uma, escreva as regras e as alçadas que mudam o caminho, coloque prazo em cada etapa e teste com casos reais antes de colocar para rodar. Um workflow que funciona é aquele que a equipe segue sem precisar perguntar o próximo passo, e em que o gestor vê onde cada pedido está sem cobrar ninguém.
O que definir antes de criar um workflow
Antes de desenhar, três respostas precisam estar claras, e elas vêm de conversar com quem faz o trabalho hoje.
- O que o workflow produz: um pagamento feito, um contrato assinado, um funcionário admitido.
- Quem participa: as áreas e os cargos que fazem ou aprovam alguma etapa.
- Como é feito hoje: por e-mail, planilha, papel ou WhatsApp, e onde costuma travar.
Com isso, o workflow nasce da rotina real, e não de um desenho ideal. Para a definição de workflow, veja o que é workflow.
Os 7 passos para criar um workflow
Os sete passos levam do objetivo ao workflow pronto para rodar.
- Defina o resultado. Escreva numa frase o que o workflow entrega e para quem.
- Marque o início e o fim. O que dispara o workflow, como "pedido de compra aberto", e o que o encerra, como "material recebido e conferido".
- Liste as etapas em ordem. Uma etapa por ação, com um verbo: conferir, aprovar, programar, assinar, guardar.
- Dê um responsável a cada etapa. Por cargo, não por nome, e com quem substitui nas férias.
- Escreva as regras e as alçadas. Para cada ponto em que o caminho muda, registre a condição: valor, tipo de pedido, área. Defina quem aprova até qual valor.
- Coloque prazo em cada etapa. E o que acontece quando ele estoura: quem é avisado e para quem o atraso escala.
- Teste com casos reais. Passe pedidos da semana pelo workflow, inclusive os que deram problema. Ajuste e só então coloque para rodar, com a equipe treinada.
Para desenhar o workflow, veja como fazer um fluxograma.
Os elementos de um workflow
Todo workflow que funciona tem os mesmos elementos, e cada um responde a uma pergunta.
| Elemento | Pergunta que responde | Exemplo |
|---|---|---|
| Gatilho | O que inicia o workflow? | Nota fiscal recebida |
| Etapas | O que precisa ser feito, em que ordem? | Conferir, aprovar, pagar |
| Papéis | Quem faz cada etapa? | Compras, gestor, financeiro |
| Regras | O que muda o caminho? | Valor acima da alçada |
| Prazos | Quanto tempo cada etapa pode levar? | Aprovação em até dois dias |
| Dados | O que a etapa precisa para ser feita? | Nota e pedido anexados |
| Fim | Qual resultado o encerra? | Comprovante no processo |
O prazo do exemplo é ilustrativo: cada empresa define os seus.
Exemplo: workflow de requisição de compra
Uma requisição de compra mostra os sete passos na prática.
- Resultado: material comprado, recebido e conferido.
- Início: a área abre a requisição com o item, a quantidade e a justificativa.
- Etapas: compras cota com fornecedores, escolhe a proposta e monta o pedido; o almoxarifado recebe e confere.
- Responsáveis: a área solicitante, o comprador, o gestor e o almoxarifado.
- Regra e alçada: até um valor, aprova o gestor da área; acima, a diretoria.
- Prazos: cada etapa com o seu, e o atraso na aprovação avisa quem está acima.
- Fim: material conferido e pedido encerrado, com o histórico de quem fez o quê.
Depois de criar: medir e melhorar
Um workflow em uso precisa ser acompanhado. Os indicadores mais úteis são prazo, gargalo e tempo por etapa: eles mostram onde os pedidos esperam e se as regras estão funcionando. Revise o workflow quando esses números mudarem ou quando a rotina mudar, com uma etapa nova, uma alçada diferente ou um responsável novo.
Quando o workflow cruza várias áreas e depende de muitas regras, vale olhar para um sistema de processos completo. Veja workflow e BPMS.
Perguntas frequentes
Qual é o primeiro passo para criar um workflow?
Definir o resultado que ele entrega e conversar com quem faz o trabalho hoje, para entender como é feito e onde trava.
Workflow e fluxograma são a mesma coisa?
Não. O fluxograma é o desenho; o workflow é a sequência de trabalho que o desenho representa e que pode rodar num sistema.
Preciso de um sistema para criar um workflow?
Para desenhar, não. Para o workflow rodar sozinho, com a tarefa chegando a quem deve e o prazo avisando antes de estourar, sim.
Low code basta para criar um workflow?
O low code tira o código, mas não tira o trabalho de definir regras, alçadas, prazos e exceções. Esse trabalho é o que faz o workflow funcionar.
Quantas etapas um workflow deve ter?
As que forem necessárias para o resultado, e nenhuma a mais. Etapas que só repassam informação são as primeiras a cortar.
Como a Speedtask cria workflows
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, quem cria o workflow é a nossa equipe, não alguém da sua casa aprendendo a configurar. O mapeamento faz parte da entrega: levantamos o processo com a sua área, definimos regras, alçadas, prazos e exceções e colocamos o workflow para rodar no BPMS, com a aprovação também pelo celular.
A mesma equipe treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil.