Sistema de gestão: o que é, quais as vantagens e como escolher
Sistema de gestão é o software que organiza uma parte da empresa. Veja o papel do ERP, do CRM, do BPMS e do GED, as vantagens e como escolher por onde começar.
30
08
2024
Sistema de gestão é o software que organiza uma parte do funcionamento da empresa num lugar só, com regras, registros e acesso controlado. Os mais comuns são o ERP, que registra as transações (compras, estoque, faturamento, financeiro, fiscal); o CRM, que organiza o relacionamento com clientes e o funil de vendas; o BPMS, que conduz os processos entre as pessoas; e o GED, que guarda e controla os documentos. Eles não competem entre si: cada um cuida de uma parte, e juntos, integrados, tiram a empresa da planilha, do e-mail e da gaveta. Escolher bem é começar pelo que mais trava hoje.
O que é um sistema de gestão
Um sistema de gestão reúne num só lugar as informações e as regras de uma área ou de um tipo de trabalho, para que não dependam de planilhas soltas nem da memória de quem faz.
O que todos têm em comum:
- Um lugar único para a informação, em vez de cópias espalhadas.
- Regras que valem para todos, como campos obrigatórios, aprovações e permissões.
- Histórico do que foi feito, por quem e quando.
- Acesso controlado, cada pessoa com o seu login e vendo só o que precisa.
O que muda de um sistema para outro é a parte da empresa que ele organiza.
Tipos de sistema de gestão e o papel de cada um
Os quatro tipos mais usados nas empresas cuidam de coisas diferentes e se complementam.
| Sistema | Cuida de | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| ERP | Transações: compras, estoque, faturamento, financeiro, contabilidade, fiscal | O que foi comprado, vendido e pago? |
| CRM | Relacionamento com clientes, oportunidades e funil de vendas | Em que pé está cada negociação? |
| BPMS | Processos entre pessoas e áreas: pedidos, aprovações, prazos | Com quem está este pedido e o que falta? |
| GED | Documentos: guarda, índice, versão, permissão e histórico | Onde está o documento e qual versão vale? |
ERP. É o sistema integrado de gestão: guarda os registros das áreas num banco de dados único, com as regras fiscais e contábeis que esse registro exige.
CRM. Organiza os contatos, as oportunidades e as atividades de venda, para a equipe comercial saber o que fazer com cada cliente.
BPMS. Executa os processos: leva cada tarefa até quem deve fazer, aplica a alçada, conta o prazo e registra o histórico. Veja o que é BPMS.
GED. Gestão eletrônica de documentos: cada documento com tipo, índice e permissão, encontrado em segundos por quem pode ver, com histórico de quem viu e alterou.
Como os sistemas de gestão trabalham juntos
Na prática, um processo passa por vários sistemas. Num pagamento a fornecedor, a solicitação e a aprovação correm no BPMS, o cadastro do fornecedor vem do ERP, a nota fica no GED e o pagamento é registrado no ERP.
Quando eles estão integrados, ninguém redigita a informação de um sistema no outro, e o histórico fica completo. Para a diferença entre o registro do ERP e o caminho do BPMS, veja BPM e ERP.
Vantagens de um sistema de gestão
As vantagens aparecem na rotina, quando o trabalho sai da planilha e do e-mail.
- Informação num lugar só: acaba a pergunta "qual é a versão certa?".
- Menos retrabalho: a informação é digitada uma vez e as regras evitam o pedido incompleto.
- Controle: quem pode ver e fazer o quê fica definido por pessoa.
- Histórico para a auditoria: quem fez o quê, e quando, fica registrado.
- Indicadores: com os dados no sistema, o gestor acompanha prazo, gargalo e volume sem montar relatório à mão.
Como escolher o sistema de gestão certo
Não existe um sistema que resolva tudo. A escolha começa pelo problema, não pelo software.
- Liste onde o trabalho trava hoje: aprovação que espera no e-mail, documento que ninguém acha, cliente sem retorno, estoque que não bate.
- Ligue cada problema ao tipo de sistema: transação é ERP; cliente e venda, CRM; caminho entre pessoas, BPMS; documento, GED.
- Veja o que a empresa já tem. Muitas vezes o ERP já existe e o que falta é o processo ou o documento em volta dele.
- Confira a integração: o sistema novo precisa conversar com os que ficam, por banco de dados, WebService ou API.
- Pergunte quem vai configurar e sustentar. Sistema que depende de alguém da casa aprender a configurar costuma parar quando essa pessoa sai.
- Comece por uma área, com um processo ou um tipo de documento, e amplie depois.
Perguntas frequentes
Qual sistema de gestão uma empresa precisa ter primeiro?
Depende do que mais trava. Para registrar vendas, compras e financeiro, o ERP. Se o problema é aprovação e prazo entre áreas, o BPMS. Se é documento perdido ou versão errada, o GED.
Um ERP faz tudo o que um BPMS faz?
Não. O ERP registra as transações; o BPMS conduz o caminho entre as pessoas até elas, com alçada, prazo e documento junto. Os dois se integram.
Planilha pode ser um sistema de gestão?
Para pouco volume, ajuda a ter a lista. Mas a planilha não avisa prazo, não controla quem alterou e não leva a tarefa até a pessoa: o controle depende de quem lembra de abri-la.
GED e BPMS precisam ser separados?
Podem trabalhar juntos: um documento no GED pode iniciar um processo, e um processo pode publicar um documento no GED.
Como a Speedtask trabalha com sistemas de gestão
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, cuida de duas partes da gestão: os processos, com o BPMS, e os documentos, com o GED, que fazem parte da mesma solução. O processo complementa o ERP e se integra a ele, buscando e gravando informação quando o fornecedor libera o acesso.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Você recebe o processo funcionando, não um sistema para configurar.