Gerenciador de tarefas para equipes: o que é, como usar e as melhores práticas
Lista de tarefas, quadro ou processo automatizado: veja os tipos de gerenciador de tarefas para equipes, quando cada um serve e como usar bem.
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2023
Um gerenciador de tarefas para equipes é uma ferramenta que mostra o que precisa ser feito, quem é o responsável e qual é o prazo de cada atividade. Há três tipos principais: a lista de tarefas, o quadro de colunas e o processo automatizado num sistema de processos (BPMS). A lista e o quadro servem bem para trabalho que muda toda semana; quando a mesma tarefa se repete com regra, aprovação e prazo, o melhor é transformá-la em processo. A escolha depende menos da ferramenta e mais do tipo de trabalho da equipe.
O que um gerenciador de tarefas precisa mostrar
Qualquer que seja o tipo, um bom gerenciador de tarefas responde a quatro perguntas sem ninguém precisar perguntar a ninguém.
- O que precisa ser feito, descrito de forma que outra pessoa entenda.
- Quem é o responsável, com um nome só por tarefa.
- Até quando, com prazo combinado.
- Em que pé está: a fazer, em andamento, parada ou concluída.
Se a equipe ainda descobre o andamento perguntando no grupo de mensagens, a ferramenta não está cumprindo o papel, seja qual for.
Lista, quadro ou processo: os três tipos de ferramenta
As ferramentas de tarefas se dividem em três famílias, cada uma boa para um tipo de trabalho.
| Tipo | Como funciona | Quando serve |
|---|---|---|
| Lista | Tarefas em linhas, com responsável e prazo | Equipe pequena, trabalho simples e variado |
| Quadro | Cartões que andam por colunas (a fazer, fazendo, feito) | Trabalho que muda toda semana, projetos e campanhas |
| Processo | Cada pedido segue etapas fixas, com regra, alçada e prazo | Trabalho repetido: pagamentos, admissões, contratos, chamados |
A lista é o ponto de partida e funciona enquanto todos enxergam tudo. O quadro mostra o fluxo de uma vez e ajuda a ver onde as tarefas se acumulam. O processo é outra lógica: a tarefa não é criada à mão, ela nasce quando alguém faz um pedido e chega sozinha a quem deve executá-la, na vez dela.
Quando o quadro de tarefas deixa de dar conta
O quadro é ótimo para projetos e para trabalho criativo, mas começa a falhar quando a mesma sequência se repete dezenas de vezes por mês.
Os sinais são conhecidos:
- Alguém recria o mesmo cartão a cada pedido, copiando a lista de passos.
- A aprovação acontece fora da ferramenta, por e-mail ou mensagem, e não fica registrada.
- A regra depende de quem lembra: quem aprova acima de certo valor, que documento precisa ir junto.
- O prazo estoura sem aviso, porque o cartão parado não chama ninguém.
- Ninguém sabe dizer quanto tempo cada etapa leva, porque não há histórico.
Nesse ponto o trabalho deixou de ser tarefa solta e virou processo. Veja a diferença em workflow e BPMS.
Como escolher o gerenciador de tarefas da equipe
A escolha fica mais simples quando parte do trabalho, não da lista de recursos de cada ferramenta.
- Liste o que a equipe faz numa semana comum e separe o que é projeto (tem começo e fim) do que é rotina (se repete).
- Para projetos e trabalho variado, use lista ou quadro, com um responsável por tarefa.
- Para rotinas com aprovação, documento e prazo, desenhe o processo: etapas, regras, alçadas e exceções.
- Coloque a rotina num sistema de processos, para a tarefa chegar a quem deve com o que precisa para ser feita.
- Defina o que vai ser acompanhado: prazo, tarefas atrasadas e tempo por etapa.
- Revise depois de um mês com quem usa e ajuste o que travou.
Para entender como os projetos se organizam, veja gestão de projetos; para o jeito de trabalhar em ciclos curtos, metodologias ágeis.
Boas práticas para usar o gerenciador no dia a dia
A ferramenta só ajuda se a equipe confiar nela, e a confiança vem de alguns hábitos simples.
- Um responsável por tarefa. Tarefa de "todos" é tarefa de ninguém.
- Prazo combinado, não imposto. Quem executa diz quanto tempo leva; o gestor ajusta a prioridade.
- Tudo dentro da ferramenta. Combinado fora dela se perde; comentário e anexo ficam junto da tarefa.
- Revisão curta e frequente. Uma olhada semanal no que está parado vale mais que uma reunião longa por mês.
- Poucas colunas e poucas etiquetas. Quanto mais simples, mais a equipe atualiza.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre gerenciador de tarefas e gestão de projetos?
O gerenciador organiza as atividades do dia a dia. A gestão de projetos planeja um esforço com começo, meio e fim, e usa um gerenciador de tarefas como uma das ferramentas.
Planilha serve como gerenciador de tarefas?
Para poucas tarefas, ajuda a ter a lista. Mas a planilha não avisa quando o prazo chega, não registra quem mudou o quê e depende de alguém lembrar de abri-la.
Gerenciador de tarefas e BPMS são a mesma coisa?
Não. O gerenciador organiza tarefas criadas pelas pessoas. O BPMS conduz um processo repetido: a tarefa nasce do pedido e segue regra, alçada e prazo até o fim. Veja os benefícios do BPMS para o controle de atividades.
Quantas ferramentas a equipe deve usar?
O mínimo possível. Uma para projetos e trabalho variado, e as rotinas repetidas rodando como processo, já resolvem a maior parte das equipes.
Como a Speedtask transforma tarefas repetidas em processo
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, a rotina que se repete vira processo funcionando. Com o BPMS, cada pedido roda com regra, prazo e responsável: a tarefa chega a quem deve, na vez dela, a aprovação vai a quem tem alçada e o atraso aparece antes de acontecer, com os indicadores no painel.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Veja como entregamos.