Gerenciador de tarefas para equipes: o que é, como usar e as melhores práticas

Como se sabe, no atual mercado de trabalho, colaboradores têm colocado cada vez mais o bem estar como fator relevante para permanência nos postos de trabalho, ao passo que contratantes têm o desafio cada vez maior e constante de gerir e reter talentos.

Em um cenário em que as modalidades de trabalho são cada vez mais diversificadas, o gerenciador de tarefas torna-se então ainda mais oportuno e relevante, pois coordena e integra colaboradores e equipes que, não raro, atuam em locais e horários diferentes.

É recurso versátil pois pode contribuir tanto para produtividade do colaborador quanto para controle e acompanhamento por parte de líderes e gestores. 

Com a complexidade crescente das demandas empresariais, o uso de ferramentas como os gerenciadores de tarefas se tornou indispensável para organizar, priorizar e monitorar o andamento de atividades. 

Neste artigo, a Speedtask apresenta os benefícios de um gerenciador de tarefas, como utilizá-lo e as melhores práticas para aumentar sua produtividade. 

O que é um gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas é uma plataforma digital que ajuda a organizar, acompanhar e distribuir atividades dentro de uma equipe ou empresa. 

Ele oferece uma visão clara do andamento de cada tarefa, quem é o responsável e qual o prazo de entrega, proporcionando maior controle sobre o fluxo de trabalho, com funcionalidades como criação de tarefas, atribuição de responsabilidades e automação de processos​.

Diferente de um simples checklist, essas ferramentas permitem uma visão mais estratégica, com recursos como gráficos de Gantt, quadros Kanban e dashboards, que facilitam o acompanhamento e o planejamento de projetos mais complexos​.

A utilização de um gerenciador de tarefas se mostra essencial em empresas que trabalham com times distribuídos, pois possibilita o trabalho colaborativo em tempo real, com atualizações automáticas que garantem a sincronia de todos os membros da equipe​.

Cabe ressaltar que sua utilidade se dá não só no ambiente de atividades fixas e rotineiras, mas também no gerenciamento de projetos, entregas com início, meio e fim com prazo determinado para começar e terminar. 

Assim como outros campos da gestão de projetos, o gerenciamento de tarefas para as equipes passou por algumas mudanças, muitas delas relacionadas às dinâmicas de trabalho mais recentes, como o trabalho híbrido, e os anseios profissionais de uma nova geração que ocupará cerca de 75% do mercado de trabalho até 2025, de acordo com relatório produzido pela Ernst & Young Global.

Isso aponta que as práticas de gerenciamento precisam ser pensadas diante desse cenário e abre espaço para a implementação cada vez maior dos recursos tecnológicos e das metodologias adequadas para a gestão de equipes.

Por que usar um gerenciador de tarefas em equipes?

O uso de um gerenciador de tarefas traz inúmeros benefícios para a gestão de projetos, especialmente no contexto de equipes. Aqui estão os principais:

• Aumento da produtividade: ao distribuir responsabilidades de forma clara e acompanhar o progresso em tempo real, a equipe consegue focar no que realmente importa. São ferramentas que oferecem integrações que automatizam notificações e alertas, reduzindo a necessidade de intervenções manuais​.
• Melhora na comunicação e colaboração: ao centralizar todas as informações em uma única plataforma como fonte de verdade, essas ferramentas facilitam a comunicação entre os membros da equipe, eliminando a necessidade de trocas de e-mails dispersos e promovendo a transparência. Comentários em tarefas e o uso de etiquetas ajudam a contextualizar cada atividade​.
• Controle de prazos e priorização: um dos maiores desafios em qualquer projeto é garantir que os prazos sejam cumpridos. Com a visualização de calendários e prazos, fica mais fácil para gestores e membros da equipe entenderem o que precisa ser priorizado​.

Funcionalidades essenciais de um gerenciador de tarefas

As funcionalidades oferecidas por um gerenciador de tarefas podem variar de acordo com a plataforma, mas algumas características são essenciais para o sucesso na gestão de equipes e projetos:

1. Criação e atribuição de tarefas: permite que os gestores criem tarefas, atribuam responsáveis e definam prazos. Além disso, o acompanhamento pode ser feito por meio de quadros Kanban, listas ou gráficos de Gantt, conforme o estilo de gestão da equipe​.
2. Controle de prazos e cronogramas: a gestão eficiente dos prazos é uma das funções mais importantes, pois garante que todas as entregas ocorram dentro do tempo previsto. 
3. Monitoramento do progresso: dashboards interativos e relatórios oferecem uma visão clara de como as tarefas estão progredindo. Além disso, gráficos de desempenho podem ajudar os gestores a identificar gargalos e fazer ajustes no cronograma​.
4. Automação de tarefas repetitivas: um dos grandes benefícios de um gerenciador de tarefas é a possibilidade de automatizar processos rotineiros. Isso reduz o tempo gasto em tarefas operacionais e permite que a equipe se concentre em atividades estratégicas​.
5. Integrações com outras ferramentas: muitas plataformas de gestão de tarefas, oferecem integrações com softwares de CRM, marketing e outras ferramentas de produtividade, garantindo que todas as operações da equipe estejam conectadas e centralizadas​.

Como escolher o melhor gerenciador de tarefas para sua equipe?

A escolha do gerenciador de tarefas ideal depende das necessidades específicas da sua equipe. Aqui estão algumas considerações importantes:

• Tamanho da equipe e complexidade do projeto: Para projetos pequenos, um software simples em visualização Kanban, como Trello, pode ser suficiente. No entanto, para equipes maiores e projetos mais complexos, ferramentas como o monday.com ou o Asana são mais adequadas, pois oferecem funcionalidades robustas de visualização e monitoramento​.
• Interface intuitiva: A facilidade de uso é fundamental para garantir que todos os membros da equipe adotem a ferramenta. Softwares como o Trello e o monday.com são conhecidos por suas interfaces intuitivas e fáceis de navegar​.
• Automatização e integrações: Se a equipe utiliza muitas ferramentas diferentes, é importante escolher um gerenciador que permita a integração com essas plataformas, para evitar a duplicação de esforços e garantir que todas as informações estejam centralizadas​.
• Custo-benefício: O orçamento também é uma consideração importante. Ferramentas como o Asana e o Trello oferecem planos gratuitos com funcionalidades básicas, enquanto monday.com, Miro e ClickUp oferecem planos pagos que variam de acordo com as necessidades da equipe​.

Boas práticas para usar um gerenciador de tarefas

Para garantir que o gerenciador de tarefas seja usado de forma eficiente, é importante adotar algumas boas práticas:

• Definir claramente as responsabilidades: Cada tarefa deve ser atribuída a um membro específico da equipe, com prazos e expectativas claros. Isso ajuda a evitar confusões e a sobrecarga de responsabilidades​.
• Definir a metodologia de gestão e avaliação: ágeis ou adaptativas Assim, a ideia de que o projeto é estruturado ao longo de sua execução, se adaptando às necessidades que surgem com o tempo.
• Revisar e atualizar tarefas regularmente: Um gerenciador de tarefas só é eficaz se for constantemente atualizado. Os gestores devem revisar as tarefas regularmente, ajustando prazos e prioridades quando necessário​.
• Usar automações para tarefas repetitivas: Automatizar processos como notificações e atualizações de status pode economizar tempo e permitir que a equipe se concentre em atividades mais importantes​.
• Centralizar a comunicação: Todas as discussões sobre tarefas devem ocorrer dentro da plataforma de gestão. Isso ajuda a manter o foco e evita a perda de informações cruciais que podem ser esquecidas em trocas de e-mails ou aplicativos de mensagens​.

Bom para projetos, ótimo para equipes… Mas e a empresa como um todo?

O porte da demanda define o porte da ferramenta. E quando se fala na gestão da empresa como um todo, com processos fixos de alcance amplo e interdepartamentais, recursos mais sofisticados que permitem maior customização e detalhamento são necessários.

Parametrizações, níveis de acesso, integrações, confidencialidade, LGPD e compliance. Tudo isso exige uma arquitetura de software mais robusta, que vá além da organização de times menores por prazo limitado.

Pensando nisso, a Speedtask desenvolveu um processo completo de transformação digital, para ir além da gestão de tarefas por prazo e para grupos determinados.

Com funcionalidades que vão desde a criação e atribuição de tarefas até o monitoramento de prazos e a geração de relatórios detalhados, o processo Speedtask orquestra todo o ambiente de negócios da empresa.

Isso porque, mais do que uma plataforma, o serviço inclui a consultoria de mapeamento e melhoria dos processos organizacionais, visando a melhoria do ambiente de negócios. Só então as rotinas são automatizadas em uma plataforma BPMS, de onde são extraídos todos os dados para um BI personalizado para o KPIs mais importantes para cada setor da empresa. 

Esse conjunto de soluções não só aumenta a produtividade, a comunicação e o controle sobre as entregas, mas melhora o ambiente de trabalho, trazendo estabilidade e perenidade ao negócio.

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