Documentos para admissão: saiba quais são os mais importantes
Veja a lista de documentos para admissão, o que a empresa entrega, o que não pode exigir e os prazos de devolução, e como montar o dossiê do colaborador.
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2026
Para admitir um colaborador, a empresa precisa de documentos de identificação (RG ou CNH e CPF), do exame admissional (ASO), do comprovante de residência e de escolaridade, dos dados para o eSocial e, quando houver, dos documentos dos dependentes e do registro no conselho de classe. Desde 2019 a Carteira de Trabalho é digital: o registro do contrato vai para o eSocial antes de o colaborador começar. A empresa também tem prazo para devolver os documentos originais e não pode exigir comprovantes considerados discriminatórios. Confira a lista abaixo com o contador e o jurídico, porque regras e benefícios mudam.
Checklist dos documentos para admissão
| Documento | Para que serve | Observação |
|---|---|---|
| RG ou CNH, e CPF | Identificar o colaborador | O CPF também identifica o trabalhador no eSocial |
| Carteira de Trabalho Digital | Registro do contrato | Não há mais carteira de papel para reter; o registro vai pelo eSocial |
| Exame admissional (ASO) | Atestar a aptidão para a função | Obrigatório pela CLT, art. 168, antes do início |
| Comprovante de residência | Cadastro e vale-transporte | Recente |
| Comprovante de escolaridade | Exigência do cargo | Diploma ou declaração da escola |
| Registro no conselho de classe | Profissões regulamentadas | Ex.: CRM, CREA, OAB, COREN |
| Certidão de casamento ou união estável | Dependentes e benefícios | Quando houver |
| Certidão de nascimento e CPF dos filhos | Dependentes, salário-família e Imposto de Renda | Para o salário-família, também vacinação e frequência escolar, conforme a idade |
| Certificado de reservista | Homens maiores de 18 anos | Quando aplicável |
| Dados bancários | Pagamento do salário | Conta no nome do colaborador |
| Foto | Crachá e cadastro interno | Se a empresa usar |
Estagiário e jovem aprendiz pedem também o comprovante de matrícula e frequência na instituição de ensino e o contrato próprio: o Termo de Compromisso de Estágio, no caso do estagiário, e o contrato de aprendizagem, no caso do aprendiz.
O que a empresa entrega ou registra
- Contrato de trabalho, com cargo, salário, jornada e, se houver, o período de experiência.
- Registro no eSocial antes de o colaborador começar a trabalhar.
- Anotação na Carteira de Trabalho Digital, em até 5 dias úteis (CLT, art. 29). O colaborador tem acesso às informações em até 48 horas depois da anotação.
- Encaminhamento para o exame admissional.
- Declaração de dependentes para o Imposto de Renda e, se for o caso, a ficha de salário-família.
- Cadastro no controle de ponto e nos benefícios.
- Termos internos: políticas, uso de equipamentos, ciência das normas e, quando houver tratamento de dados pessoais, a informação exigida pela LGPD.
Prazos que o RH precisa cumprir
- Devolução dos documentos originais: a empresa pode extrair os dados, mas não pode reter documento de identificação. A Lei 5.553/1968 dá até 5 dias para devolver.
- Anotação na Carteira de Trabalho Digital: até 5 dias úteis.
- Registro no eSocial: antes do início das atividades.
- Exame admissional: antes de o colaborador assumir a função.
O que a empresa não pode exigir
- Teste ou atestado de gravidez ou de esterilização (Lei 9.029/1995).
- Exame de HIV.
- Certidão negativa de ações trabalhistas.
- Comprovante de "nome limpo" (consulta a cadastros de crédito).
- Antecedentes criminais, salvo nos casos em que a lei ou a natureza da função justificam, como no trabalho com crianças, idosos ou armas.
A Lei 9.029/1995 proíbe qualquer prática discriminatória para o acesso ao emprego, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência ou idade, entre outros.
Como organizar a admissão, passo a passo
- Envie a lista ao candidato aprovado com os documentos do cargo e o prazo de entrega.
- Receba tudo num lugar só, de preferência digital, já no dossiê do colaborador.
- Confira e devolva os originais dentro do prazo.
- Agende o exame admissional e guarde o ASO no dossiê.
- Assine o contrato e os termos, de preferência com assinatura digital ou eletrônica.
- Registre no eSocial antes do primeiro dia.
- Acompanhe os vencimentos: experiência, exames periódicos, treinamentos obrigatórios.
Perguntas frequentes
A empresa ainda precisa da carteira de trabalho de papel?
Não. Desde 2019 a Carteira de Trabalho é digital e o registro do contrato é feito pelo eSocial. O colaborador acompanha pelo aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.
Por quanto tempo a empresa pode ficar com os documentos do candidato?
Documento de identificação não pode ser retido. A empresa extrai os dados e devolve, em até 5 dias, conforme a Lei 5.553/1968.
Os documentos de admissão podem ser digitais?
Podem. Cópias digitalizadas e documentos assinados digitalmente servem para montar o dossiê. Documentos que vão substituir o papel guardado precisam seguir o padrão de digitalização do Decreto 10.278/2020.
Por quanto tempo guardar o dossiê do ex-colaborador?
Os prazos variam conforme o tipo de documento (trabalhista, previdenciário, de saúde ocupacional). Defina com o contador e o jurídico uma tabela de temporalidade para o dossiê.
Como a Speedtask organiza a admissão
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, a admissão vira um processo com regra e um dossiê digital. No GED da Speedtask, cada colaborador tem o dossiê completo, com acesso por permissão, e os prazos de ASO e de treinamento avisam antes de vencer. No BPMS, admissão, férias e movimentação seguem a alçada até quem decide, com prazo e histórico, e o documento que chega já inicia o processo. Com o S-Sign, contrato e termos são assinados de qualquer lugar, sem imprimir.
A mesma equipe configura com o seu RH e DP, entrega funcionando e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil.