O que é gestão de projetos e como implementá-la na sua empresa

Na dinâmica e desafiadora jornada corporativa, a gestão de projetos muitas vezes é bússola que ir conduzir as equipes ao destino correto. A habilidade de conduzir projetos com maestria é um diferencial competitivo para as empresas.

Mas como enfrentar os desafios que surgem na busca pela excelência na gestão de projetos? Quais metodologias e indicadores podem ser adotados para conduzir equipes ao sucesso?

Este mergulho no universo da gestão de projetos apresentará os principais critérios do planejamento estratégico, da comunicação eficaz, e do aprimoramento contínuo para alcançar as metas traçadas.

Se você quiser sabe tudo sobre gestão de projetos, fique até o fim!

Antes de tudo, o que é um “Projeto”?

Um "projeto" é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo.

Ele é caracterizado por ter início e fim bem definidos, seguindo um conjunto de atividades planejadas para atingir metas específicas.

Os projetos são desenvolvidos para atender às necessidades e demandas da organização, geralmente envolvendo recursos humanos, financeiros e materiais.

Eles possuem um escopo delimitado, uma equipe responsável por sua execução e um cronograma estabelecido para cumprir prazos e metas.

A gestão de projetos, por sua vez, se concentra em planejar, monitorar e controlar todas as etapas do projeto, garantindo que ele seja executado com sucesso e dentro dos requisitos previamente estabelecidos.

Segundo o Guia PMBOK, um projeto consiste em um esforço temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Uma característica fundamental dos projetos é sua singularidade, pois cada um deles é único, impossibilitando sua repetição contínua.

Cada projeto apresenta particularidades técnicas e requer recursos específicos que o tornam distintos de outros empreendimentos.

Dessa forma, a gestão de projetos busca justamente planejar, coordenar e controlar todas as etapas desse empreendimento temporário, garantindo que ele alcance os objetivos propostos dentro do prazo e dos recursos disponíveis.

O que é a gestão de projetos?

Gestão de projetos é um conjunto de práticas, técnicas e metodologias empregadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.

Ela engloba atividades como a definição do escopo, a alocação de recursos humanos, financeiros e materiais, a elaboração do cronograma e o acompanhamento dos custos e riscos.

Seu propósito é garantir que os projetos sejam concluídos com êxito, atendendo às necessidades dos clientes e evitando falhas ou desvios.

Cada projeto é singular, pois depende de diferentes circunstâncias e partes interessadas.

A gestão de projetos abrange dez áreas principais, que incluem:

• Integração
• Escopo
• Custos
• Qualidade
• Aquisições
• Recursos Humanos
• Comunicações
• Risco
• Tempo
• Partes Interessadas

Através da gestão de projetos, a empresa pode alinhar recursos, estabelecer prazos adequados e monitorar constantemente o progresso das ações, garantindo que os resultados esperados sejam alcançados.

Conheça as 10 áreas de conhecimento em gestão de projetos

 1 - Gerenciamento da Integração

Tratada coordenação de todos os elementos do projeto para garantir que os processos estejam alinhados e trabalhem juntos de forma sinérgica. O gerenciamento da integração envolve a elaboração do plano do projeto, a execução das atividades planejadas, o monitoramento do progresso e a realização de ajustes necessários para alcançar os objetivos do projeto.

2 - Gerenciamento do Escopo

O objetivo é garantir que o projeto entregue exatamente o que foi acordado com os stakeholders, sem incluir itens desnecessários ou omitir elementos essenciais.

3 - Gerenciamento do Cronograma

O gerenciamento do cronograma envolve a sequência lógica das atividades, a definição das durações e o estabelecimento de marcos importantes para acompanhar o progresso.

4 - Gerenciamento dos Custos

Envolve a estimativa, orçamento

e controle dos custos do projeto. O objetivo é garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento alocado, identificando e gerenciando os gastos ao longo do ciclo de vida do projeto.

5 - Gerenciamento da Qualidade

Tratada definição de padrões de qualidade e da implementação de atividades para garantir que o projeto atenda aos requisitos e expectativas dos stakeholders. O gerenciamento da qualidade busca entregar um produto ou serviço que atenda aos padrões e normas estabelecidos.

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6 - Gerenciamento dos Recursos Humanos

Envolve o planejamento, contratação, treinamento e gerenciamento das equipes do projeto. O gerenciamento dos recursos humanos busca garantir que as pessoas certas estejam alocadas nas atividades adequadas, promovendo uma equipe coesa e motivada.

7 - Gerenciamento das Comunicações

Tratado planejamento e implementação da comunicação efetiva entre todas as partes interessadas do projeto. O gerenciamento das comunicações visa garantir que as informações sejam transmitidas de maneira clara, oportuna e apropriada.

8 - Gerenciamento dos Riscos

Envolve a identificação, avaliação e resposta aos riscos que podem afetar o sucesso do projeto. O gerenciamento dos riscos busca antecipar possíveis problemas e implementar estratégias para mitigar seus impactos.

9 - Gerenciamento das Aquisições

Tratado planejamento, aquisição e administração de recursos, bens e serviços externos ao projeto. O gerenciamento das aquisições busca garantir que as compras sejam feitas de forma eficiente e em conformidade com os requisitos do projeto.

10 - Gerenciamento das Partes Interessadas

Envolve a identificação e gestão das partes interessadas do projeto, considerando suas expectativas, necessidades e impacto no projeto. O gerenciamento das partes interessadas busca garantir que suas expectativas sejam atendidas e que haja um bom relacionamento com todas as partes envolvidas no projeto.

Essas áreas de conhecimento são fundamentais para garantir uma gestão de projetos eficiente e bem-sucedida, permitindo que o gerente de projetos planeje, execute e controle todas as atividades de forma integrada, visando alcançar os objetivos estabelecidos e entregar valor aos stakeholders.

Etapas do Ciclo de Vida do Projeto

Todo projeto segue um ciclo de vida composto por etapas distintas que permitem sua execução bem-sucedida. Conhecer cada uma delas é fundamental para garantir o correto planejamento e controle do projeto. As principais etapas são:

Iniciação

Nesta fase, o projeto é concebido, e sua viabilidade é analisada. Define-se o escopo, objetivos e metas a serem alcançados. É crucial envolver os principais stakeholders para obter apoio e recursos necessários.

Planejamento

Nesta etapa, elabora-se um plano detalhado do projeto, incluindo cronograma, alocação de recursos, orçamento e identificação dos riscos. A equipe de projeto deve estar engajada na definição das estratégias e ações para garantir o sucesso do projeto.

Execução

É o momento de colocar em prática o que foi planejado. As atividades são executadas conforme o cronograma, e a equipe trabalha em conjunto para atingir os objetivos estabelecidos.

Monitoramento e Controle

Durante toda a execução, é essencial monitorar o progresso do projeto e realizar ajustes quando necessário. O controle permite identificar desvios, gerenciar riscos e garantir que o projeto siga o caminho correto.

 Encerramento

Na última fase, o projeto é finalizado e entregue aos stakeholders. É realizada uma avaliação para identificar lições aprendidas e oportunidades de melhoria para projetos futuros.

O papel dos stakeholders é fundamental em cada etapa do ciclo de vida do projeto. Eles podem influenciar nas decisões, fornecer recursos, acompanhar o progresso e validar a entrega final.

A comunicação eficiente com os stakeholders é essencial para o alinhamento de expectativas e o sucesso do projeto.

Encerramento

Na última fase, o projeto é finalizado e entregue aos stakeholders. É realizada uma avaliação para identificar lições aprendidas e oportunidades de melhoria para projetos futuros.

O papel dos stakeholders é fundamental em cada etapa do ciclo de vida do projeto. Eles podem influenciar nas decisões, fornecer recursos, acompanhar o progresso e validar a entrega final.

A comunicação eficiente com os stakeholders é essencial para o alinhamento de expectativas e o sucesso do projeto.

Metodologias de Gestão de Projetos

No contexto de gestão de projetos, existem duas abordagens amplamente adotadas: as metodologias tradicionais, como o modelo cascata, e as metodologias ágeis, como Scrum e Kanban.

As abordagens tradicionais, como o modelo cascata, seguem uma sequência linear e estruturada de etapas, desde o planejamento até a execução, passando pelo monitoramento e controle, até o encerramento.

Essa metodologia é mais adequada para projetos com requisitos bem definidos e estáveis, onde é possível planejar e estimar com precisão todas as fases do projeto.

Por outro lado, as metodologias ágeis são interativas e incrementais, enfatizando a flexibilidade e a colaboração contínua entre a equipe e os stakeholders.

Elas são mais indicadas para projetos complexos ou com requisitos voláteis, permitindo ajustes e adaptações ao longo do desenvolvimento.

As vantagens das abordagens tradicionais incluem o planejamento detalhado, o controle rigoroso e a previsibilidade do cronograma e do orçamento.

Por outro lado, as metodologias ágeis oferecem maior flexibilidade, maior envolvimento da equipe e dos stakeholders, e a capacidade de entregar valor mais rapidamente.

A escolha da metodologia certa para a sua gestão de projetos dependerá das características e necessidades específicas do projeto, como a natureza dos requisitos, a cultura organizacional e a experiência da equipe.

Projetos com requisitos bem definidos e previsíveis podem se beneficiar de abordagens tradicionais, enquanto projetos mais complexos ou com requisitos voláteis podem se beneficiar das metodologias ágeis.

É importante lembrar que não há uma abordagem única que sirva para todos os projetos, e a decisão deve ser baseada em uma avaliação cuidadosa das características e demandas de cada projeto em particular.

O papel do gestor de projetos

O gestor de projetos é o profissional responsável por planejar, coordenar e executar os projetos de uma empresa, assumindo um papel estratégico na condução do trabalho de forma integrada.

Ele atua como ponto focal entre a equipe, os stakeholders e a alta direção da empresa.

Suas responsabilidades incluem aplicar a metodologia de gestão de projetos selecionada, selecionar e adquirir recursos, comunicar decisões e resultados, controlar escopo, custo e prazo, e monitorar os indicadores do projeto.

Além disso, o gestor de projetos,

• Implementa metodologias escolhida
• Gerencia tarefas
• Define escopos
• Alocando recursos
• Cria e planeja processos

Além de exercer o papel de liderança ativa na equipe, analisando e gerenciando riscos e problemas e fornecendo relatórios sobre o status do projeto.

Por isso, também são parte de suas atribuições inspirar e motivar, criando um ambiente de trabalho positivo e colaborativo.

Ele deve compreender as necessidades individuais dos membros envolvidos na gestão de projetos, delegar tarefas de forma equilibrada e reconhecer os esforços e conquistas de cada um.

Como avaliar os projetos? Alguns indicadores de desempenho fundamentais para a gestão de projetos

Índice de Desempenho do Prazo (IDP)

Mede a capacidade do projeto de cumprir os prazos estabelecidos, comparando as datas planejadas com as datas reais de conclusão das atividades.

Como calcular?

• IDP = Valor agregado / Valor planejado

O que o resultado indica?

• IDP < 1 = entregas ocorrendo depois do prazo previsto
• IDP = 1 = entregas ocorrendo conforme o prazo o previsto
• IDP > 1 = entregas ocorrendo antes do prazo previsto.

Índice de Desempenho de Custo (IDC)

Na gestão de projetos, o IDC avalia a capacidade do projeto de permanecer dentro do orçamento estipulado, comparando os custos planejados com os custos reais.Assim, ele revela como está o andamento do projeto, indicando se os gastos estão acima, dentro ou abaixo do esperado.

Como calcular?

• IDC = Valor agregado / Custo real

O que o resultado indica?

• ‍‍IDC < 1 = gastos acima do orçamento previsto.
• IDC = 1 = gastos de acordo com o orçamento previsto.
• IDC > 1 = gastos menores que o orçamento previsto.

Desvio de Esforço

Esforço representa o trabalho essencial para concluir as atividades dos pacotes de trabalho. Isso implica em analisar a quantidade de recursos necessários e o tempo exigido para concluir cada entrega.

Para determinar o esforço médio que o projeto exigirá, é comum avaliar projetos semelhantes já concluídos, comparando seu histórico de atividades com as que estão planejadas.

Com base nessas informações, estabelecemos o número de horas necessárias para cada atividade. Assim, esse indicador envolve a comparação entre o valor estimado eo esforço real, medindo a porcentagem de desvio de esforço.

Como calcular?

• Desvio de esforço = Horas trabalhadas /Horas planejadas

Satisfação do Cliente — (NPS)

Avalia o grau de satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço entregue pelo projeto. Além de métricas técnicas sólidas, é importante considerar a possibilidade de o cliente estar insatisfeito com o projeto devido a outros fatores, como atendimento e suporte.

Portanto, acompanhar os indicadores de satisfação do cliente é crucial para o sucesso dos projetos. O Net Pomoter Score, NPS, é um indicador que se baseia em uma única pergunta: em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria nossa empresa a um amigo?

A partir da pontuação obtida, o cliente é classificado em:

• Detratores (nota entre 0 e 6): pessoas que provavelmente não retornarão à empresa e farão comentários negativos, desencorajando outras pessoas a adquirirem os produtos ou serviços.
• Neutros (nota entre 7 e 8): pessoas que não tiveram uma experiência ruim, mas também não foram impactadas o suficiente pela empresa, e portanto podem optar pela concorrência em algum momento.
• Promotores (nota entre 9 e 10): clientes fiéis que recomendam a sua empresa a parentes e amigos.

Taxa de Retorno sobre o Investimento (ROI)

Avalia o retorno financeiro obtido com o projeto em relação ao investimento realizado. Ele indica o percentual de lucro que o projeto trará e, com isso, se o projeto é viável e se realmente vale a pena investir nele.

Como calcular?

• ROI = Receita — Investimento / Investimento

O que o resultado indica?

• ROI < 0 = prejuízo
• ROI = 0 = não houve perdas nem ganhos com o projeto
• ROI > 0 = lucro

Como fazer gestão de projetos de fato?

Com tantos critérios e requisitos, você deve ter notado que a gestão de projetos não é algo muito simples e exige muita atenção a detalhes e acompanhamento de diversas atividades ao mesmo tempo.

Estrutura, planejar, delegar, conferir, mensurar; tudo isso exige uma série de recursos que podem, eles próprios, se tornar um desafio a mais.

Comas tecnologias que temos hoje, dispersar sua gestão em planilhas, documentos impressos, drives compartilhados e enviar informações críticas por e-mails não é uma escolha nada inteligente.

Mais do que hard e soft skills para conduzir com excelência os projetos, uma gestão de projetos eficiente exige uma ferramenta que centralize, documente e coordene todos os dados dos projetos, trazendo muito mais eficiência e produtividade para a gestão.

Comas soluções Speedtask, é possível:

• ‍Aprimorar a eficiência na execução: todas as atividades e informações são centralizadas, permitindo que o gesta tenha uma visão abrangente de todas as demandas do projeto. Isso possibilita um planejamento mais eficaz e reduz o tempo gasto na execução.‍
• Aperfeiçoara comunicação: garanta que toda a equipe esteja ciente dos prazos, custos, recursos e processos envolvidos nas atividades. Com acesso fácil às tarefas e a visualização das atribuições de cada membro, o trabalho se torna mais colaborativo e integrado.‍
• Tomar decisões mais assertivas: gere relatórios automáticos e apresente dashboards com os indicadores do projeto. Isso permite ao gerente estabelecer estratégias mais assertivas, tendo uma compreensão clara do status do projeto.

Além disso, ao se ter tudo na mesma base informações, fica mais fácil encontrar gaps e gargalos na execução, o que permite corrigir erros mais rapidamente e melhorar os processos.

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