O que é gestão de projetos e como implementá-la na sua empresa

Gestão de projetos é o conjunto de práticas para planejar, executar, acompanhar e encerrar um projeto, que é um esforço com começo e fim definidos para entregar um resultado único, dentro do prazo, do custo e da qualidade combinados. O ciclo tem cinco etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Um gestor de projetos coordena a equipe, os recursos e a comunicação, e acompanha indicadores de prazo e custo para corrigir o rumo cedo. Projeto é diferente de processo: o projeto termina quando entrega, o processo se repete todos os dias.

O que é um projeto

Um projeto é um trabalho temporário, com início e fim, feito para entregar algo que ainda não existe.

A implantação de um sistema, a mudança de sede, o lançamento de um produto e a reforma de uma área são projetos: cada um tem um objetivo, um prazo, um orçamento e uma equipe, e termina quando a entrega é feita. Já pagar fornecedores, admitir colaboradores ou responder clientes são processos: se repetem sempre, com as mesmas etapas. A diferença está em projeto × processo.

O que é gestão de projetos

Gestão de projetos é a forma organizada de levar o projeto do começo ao fim, sem perder de vista o prazo, o custo e a qualidade.

Ela cuida de definir o que será entregue (o escopo), montar o cronograma, distribuir as tarefas e os recursos, prever os riscos, manter todos informados e controlar se o projeto está andando como planejado. Quando algo sai do previsto, a gestão de projetos mostra o desvio cedo, enquanto ainda dá para corrigir.

As etapas da gestão de projetos

Todo projeto passa por cinco etapas, e cada uma tem uma pergunta principal a responder.

O monitoramento não é uma etapa que vem depois da execução: ele acontece durante toda a execução, com reuniões de acompanhamento e indicadores.

Metodologias: tradicional ou ágil

A forma de conduzir o projeto depende do quanto o escopo é conhecido no início.

• Tradicional (em cascata): as etapas vêm uma depois da outra, com o plano completo feito no início. Serve para projetos com escopo claro e estável, como uma obra ou a mudança de sede.
• Ágil: o projeto é entregue em ciclos curtos, com o plano revisto a cada ciclo. Serve para projetos em que o escopo muda ou só fica claro com o tempo, como o desenvolvimento de um produto novo.

Muitas empresas misturam as duas: o plano geral é tradicional, e a execução de algumas partes é ágil. Veja metodologias ágeis.

O papel do gestor de projetos

O gestor de projetos é o responsável pelo projeto como um todo, do planejamento ao encerramento.

• Planeja escopo, cronograma, orçamento e riscos com a equipe.
• Distribui as tarefas e garante que cada uma tenha um responsável.
• Comunica o andamento à equipe, à diretoria e a quem vai receber a entrega.
• Acompanha os indicadores e decide o que fazer quando há desvio.
• Remove obstáculos para a equipe trabalhar.

Indicadores para acompanhar o projeto

Poucos indicadores bastam para saber se o projeto está no rumo, e dois deles respondem às perguntas que a diretoria mais faz: está no prazo e está no custo?

• Índice de desempenho de prazo (IDP): valor do trabalho feito dividido pelo valor do trabalho que estava planejado até a data. Abaixo de 1, o projeto está atrasado; acima de 1, adiantado.
• Índice de desempenho de custo (IDC): valor do trabalho feito dividido pelo custo real até a data. Abaixo de 1, o projeto está gastando mais que o previsto.
• Desvio de esforço: horas trabalhadas comparadas com as horas planejadas.
• Satisfação de quem recebe a entrega, medida com uma pergunta simples no encerramento.
• Retorno do investimento: ganho obtido com o projeto comparado com o que ele custou.

Como implantar a gestão de projetos na empresa

Implantar a gestão de projetos não exige começar com todos os projetos de uma vez; exige um padrão simples e usado de verdade.

1. Liste os projetos em andamento e separe o que é projeto do que é rotina.
2. Dê um responsável a cada projeto, com nome.
3. Adote um modelo único de plano: objetivo, escopo, prazo, orçamento, riscos e equipe.
4. Combine a rotina de acompanhamento, com reunião curta e os indicadores de prazo e custo.
5. Encerre formalmente cada projeto, com a entrega aceita e as lições registradas.
6. Revise o padrão depois dos primeiros projetos e ajuste o que não funcionou.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre gestão de projetos e gestão de processos?

A gestão de projetos cuida de trabalhos com começo e fim. A gestão de processos cuida do trabalho que se repete. Veja gestão por processos × gestão de projetos.

Toda empresa precisa de um gestor de projetos?

Não necessariamente como cargo. Mas todo projeto precisa de uma pessoa responsável por ele, mesmo que ela tenha outras funções.

Qual a melhor metodologia de gestão de projetos?

Depende do projeto. Escopo claro e estável combina com o modelo tradicional; escopo que muda combina com o ágil.

Um projeto pode virar processo?

Sim. A implantação de uma rotina nova é um projeto; quando ela começa a rodar, vira processo e passa a ser gerida como tal.

Como a Speedtask conduz os projetos de processo

Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, cada projeto de automação tem um responsável do começo ao fim: a mesma equipe faz o diagnóstico, mapeia, constrói, entrega em produção e sustenta depois. No Speed Contínuo, um gestor de projetos da Speed conduz a automação da empresa inteira, um processo por vez, e o que foi entregue passa a rodar como processo, com regra, prazo e responsável.

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