Conheça 5 vantagens de se implementar o GED
Veja 5 vantagens concretas de implantar o GED, como medir cada uma antes e depois e o passo a passo para implantar sem travar a rotina da equipe.
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2025
As 5 principais vantagens de implantar o GED são: encontrar qualquer documento em segundos, ter os prazos de vencimento sob controle, trabalhar sempre com a versão que vale, receber a auditoria com o histórico pronto e liberar o espaço que o arquivo em papel ocupa. Cada uma pode ser medida antes e depois da implantação, e é isso que separa um ganho real de uma impressão. Veja o que muda em cada vantagem, como medir e o passo a passo para implantar.
As 5 vantagens e como medir cada uma
Medir o antes é o que permite provar o depois. A tabela mostra o que observar em cada vantagem.
| Vantagem | O que muda | Como medir |
|---|---|---|
| Busca | O documento é achado pelo índice, por quem tem acesso | Tempo para achar um documento; pedidos de "me manda o arquivo" |
| Prazos | O vencimento avisa antes, sem planilha | Contratos e exames que venceram sem decisão |
| Versão | A equipe vê só a versão vigente | Versões divergentes achadas na auditoria |
| Registro | Consulta e alteração ficam registradas | Horas gastas preparando cada auditoria |
| Espaço | O acervo em papel vira pesquisável | Caixas guardadas, sala ocupada, custo de guarda |
1. Encontrar o documento em segundos
Com o GED, a busca usa os índices definidos com a área, como fornecedor, colaborador ou tipo de documento. Quem tem permissão consulta direto, sem pedir o arquivo a outra pessoa e esperar.
O ganho aparece em quem procura e em quem deixava de trabalhar para atender o pedido. Os campos de busca estão explicados em indexação de documentos.
2. Prazos de vencimento sob controle
O contrato, o ASO, a certidão e o treinamento avisam antes de vencer. O controle sai da planilha paralela, que dependia de alguém lembrar de abrir, e vai para o próprio documento.
O efeito mais visível é no fim do contrato: ele deixa de vencer sem que ninguém veja, ou de renovar sem que alguém tenha decidido.
3. Uma só versão que vale
As revisões ficam no histórico e a equipe vê a versão vigente. Acabam as três versões da mesma instrução de trabalho circulando ao mesmo tempo, e o procedimento aprovado é o mesmo para todos.
Na qualidade, a leitura de cada procedimento também fica registrada, o que a auditoria e a ISO costumam pedir.
4. Auditoria com o histórico pronto
Cada consulta, leitura e alteração fica registrada no documento. Quando a auditoria pergunta quem acessou um dossiê ou quando um procedimento mudou, a resposta já está no sistema, sem levantamento à parte.
O controle de acesso por pessoa e por ação também protege os dados pessoais, um dos cuidados que a Lei 13.709/2018 (LGPD) pede. Confira as obrigações da sua empresa com o jurídico.
5. Espaço livre e acervo pesquisável
O papel digitalizado e indexado deixa de ocupar a sala de arquivo, ou de gerar custo todo mês na guarda terceirizada, e passa a ser encontrado pela busca. A decisão de eliminar o original é da empresa com o jurídico, pela tabela de temporalidade.
Veja os cuidados para digitalizar em boas práticas na digitalização e o que fazer com as caixas em o que é arquivo morto.
Passo a passo para implantar o GED
A implantação funciona melhor por área, começando pela que mais sofre para achar ou controlar documentos.
- Escolha a primeira área: a que mais procura documento ou mais perde prazo, como RH, contratos ou qualidade.
- Meça o antes: tempo de busca, prazos perdidos, horas de preparação da auditoria.
- Levante como os documentos são procurados, com quem consulta todos os dias.
- Defina tipos, índices e perfis de acesso de cada documento da área.
- Decida o acervo antigo: digitalizar tudo, só o que mais se consulta ou só daqui para frente.
- Configure, teste com documentos reais e treine a equipe.
- Meça o depois com os mesmos números do passo 2.
- Siga para a próxima área, uma de cada vez.
O que costuma atrapalhar a implantação
Os tropeços mais comuns não são técnicos: vêm de como o GED entra na rotina da equipe.
- Parecer um sistema a mais: se a equipe tem de alimentar o GED além do que já fazia, ela volta para a pasta.
- Índices demais: campos que ninguém preenche direito atrapalham a busca.
- Migrar tudo de uma vez: o acervo antigo trava o projeto antes de a rotina nova começar.
- Ninguém responsável: sem alguém que cuide dos tipos e das permissões, o GED envelhece.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para implantar um GED?
Depende do número de áreas e do acervo em papel. Um bom caminho é começar por uma área e ter os primeiros ganhos antes de seguir para a próxima.
O GED reduz custo?
Reduz o tempo gasto procurando e cobrando documentos, os prazos perdidos e o espaço do arquivo em papel. Para saber quanto, meça antes e depois.
Preciso de equipe de TI para usar um GED?
Não necessariamente. O GED pode ficar na nuvem do fornecedor, e a configuração pode ser feita por quem implanta.
Como fazer a equipe usar o GED?
Fazendo o GED ser o lugar onde o documento já vai parar, e não um passo a mais. Treinamento e índices pensados por quem consulta ajudam.
GED e BPMS juntos trazem mais ganho?
Sim, porque o documento passa a iniciar e a fechar processos: o dossiê que chega inicia a admissão, e o contrato aprovado vai direto para o GED. Veja como funciona o GED.
Como a Speedtask implanta o GED
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, implanta o GED com a sua área e entrega funcionando: levanta como os documentos são procurados, monta tipos, índices e perfis, treina e segue com os ajustes de rotina no serviço mensal. Em 3 dias o ambiente está configurado; os tipos de documento entram depois do levantamento.
O GED fica na Speed, com backup em contrato, ou na sua estrutura, com um valor mensal combinado antes de contratar. Se o acervo está em papel, a Speed digitaliza no Centro de Digitalização, no Espírito Santo.