Afinal, qual é a importância da indexação de documentos para a gestão documental da sua empresa?

Você já ouviu falar da indexação de documentos? A ideia é classificar os arquivos de acordo com um índice, facilitando sua localização. Assim, o conteúdo de cada item é descrito e identificado.

Sua principal função é a recuperação de informações, localizando os termos que definem apropriadamente o conteúdo, às vezes, com o uso de um vocabulário controlado ou lendo palavras diretamente dos arquivos.

Nesse contexto, a indexação define a especificidade e a quantidade dos termos. O objetivo deste post é contar o que é indexação, qual sua importância para a gestão documental da empresa, seus benefícios e outros pontos relevantes. Continue a leitura para saber mais!

O que é a indexação de documentos?

A indexação de documentos identifica os atributos dos arquivos para facilitar sua localização. Geralmente, isso é feito a partir da definição do conteúdo. No modelo manual, o indexador faz um conjunto de perguntas para descobrir do que se trata o documento.

Já no automático, há processos definidos em que um algoritmo analisa os padrões das palavras ao atribuir categorias. Embora seja mais veloz, nem sempre o resultado é bom. Isso porque o computador pode não conseguir assimilar o real significado de um termo.

Quais seus benefícios?

O ponto mais forte da indexação de documentos é a facilidade na localização. Um documento físico exigiria o deslocamento até um arquivos físicos, estantes, caixas, prateleiras, e por aí vai. Ainda haveria o trabalho de busca, já que é preciso encontrar uma folha no meio de várias outras.

A diminuição de custos é outra vantagem. Afinal, manter um depósito para os papéis costuma envolver custos como o aluguel. O mesmo vale para o envio ou recebimento, já que exige gastos como o frete. Com o acesso protegido na indexação, é ainda mais fácil garantir a segurança.

Como funciona na prática?

A indexação extrai os campos padrões dos documentos, para que possam ser encontrados individualmente. Em um RG, por exemplo, o número, o nome da mãe, o nome do pai e a data de expedição estão entre as informações indexáveis.

Já as faturas, podem contar com número, nome do fornecedor, data etc. Em uma ficha médica, os campos poderiam ser o nome do paciente e o número do registro. Aqui, a regra é a mesma: uma busca para localizar individualmente cada um dos dados.

A indexação de documentos traz os recursos digitais para a localização dos documentos de uma forma que não seria praticável no meio físico. Assim, envolve a seleção em termos de índice. Embora as pesquisas de textos completos sejam possíveis, nem sempre dá para encontrar informações não indexadas.

Na indexação por extração, as palavras são retiradas diretamente do arquivo. Assim, usa linguagem natural e funciona com algumas técnicas automatizadas. Já a indexação por atribuição, acontece quando os termos são obtidos de um vocabulário controlado, ou seja, uma fonte que não é o próprio arquivo.

Uma forma de apostar na indexação de documentos é por meio de soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Por meio delas, você pode diminuir as impressões da empresa, minimizar a circulação de papel e ainda agilizar o trabalho no escritório. 

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