Arquivo morto: o que é e por que ele deve ser eliminado

A gestão de documentos é uma necessidade crítica para qualquer empresa, independentemente do porte. Os arquivos, sejam físicos ou digitais, podem impactar diretamente a eficiência operacional, os custos e a conformidade legal de uma organização. 

Neste contexto, o "arquivo morto" surge como um elemento central na administração desses documentos, especialmente quando falamos sobre retenção e eliminação de materiais que não têm mais utilidade prática no dia a dia, mas ainda precisam ser mantidos por questões legais ou organizacionais.

Não à toa, um dos principais benefícios diretos de sistemas de gestão é auxiliar, e mesmo encerrar o acúmulo de novos documentos físicos, visto que o registro digital é capaz de substituir a documentação em papel. 

O armazenamento puro e simples dos registros da empresa, no entanto, não resolve o desafio da alocação desse material.

É necessário entender o que é e como tratar o arquivo morto, as razões pelas quais ele pode se tornar um problema para as empresas, e, como é cada vez mais comum de acontecer, como eliminá-lo de forma eficaz, garantindo não só a organização, mas também garantindo conformidade e compliance com informações sensíveis da organização e de terceiros.

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O que é arquivo morto?

O termo “arquivo morto” refere-se a documentos que já não são utilizados em atividades rotineiras da empresa, mas que precisam ser preservados por algum motivo. Esses arquivos podem conter informações sensíveis, dados históricos ou registros que ainda têm valor jurídico, fiscal ou contábil.

Os arquivos mortos se distinguem dos arquivos ativos, que são documentos usados frequentemente, e dos arquivos inativos, que não são usados no cotidiano, mas que ainda podem ser acessados ocasionalmente. 

Ele é constituído por materiais que estão obsoletos para fins operacionais, mas que a empresa precisa manter por obrigação de retenção temporária ou permanente.

Exemplos de documentos que comumente fazem parte de um arquivo morto incluem: 

• Contratos antigos.
• Fichas de funcionários já desligados.
• Registros financeiros de anos anteriores. 

Eles são, em geral, armazenados fisicamente em caixas de arquivo ou digitalmente, em sistemas de gestão documental.

Por que o arquivo morto pode ser um grande desafio para empresas?

Acúmulo de documentos e ocupação de espaço

O acúmulo de arquivo morto pode acarretar em uma série de obstáculos para as empresas. Antes de tudo, há a questão do espaço físico ocupado por arquivos que não são mais utilizados; o que irá se agravar tanto quanto o negócio crescer, podendo gerar custos elevados. 

Empresas que dependem de arquivos físicos, como documentos impressos ou registros em papel, podem ter que alocar áreas inteiras de seus escritórios ou até contratar soluções de armazenamento externo para manter esses materiais.

Compliance e proteção de dados

Além do impacto no espaço e no custo, o arquivo morto também pode apresentar riscos em termos de compliance. 

A ausência de gestão adequada pode resultar em retenções indevidas de documentos que deveriam ser eliminados, ou levar à deterioração e destruição de arquivos que ainda precisariam ser mantidos por exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Sem uma política clara, as empresas correm o risco de enfrentar sanções por não cumprirem os prazos de retenção ou por não protegerem adequadamente dados pessoais .

Ineficiência operacional

Quando o acúmulo de documentos é excessivo, pode ser difícil ou demorado encontrar informações importantes no meio de arquivos desatualizados. O que afeta diretamente a produtividade e pode prejudicar a capacidade de tomar decisões informadas em tempo hábil .

Governança e produtividade

Entre os diversos documentos e caixas, em geral há pouca classificação dos arquivos, e pouca especificidade. Saber o que está em cada caixa, cada gaveta, cada estante, analisar relatórios, puxar histórico de dados, qual arquivo foi para qual setor, quem foi a última pessoa a mexer em determinado arquivo tornam-se tarefas complicadas, dificultando o controle e governança. 

Na maioria das vezes, o gargalo só é identificado no momento de necessidade do arquivo.

Quando eliminar ou manter um arquivo morto?

A decisão de eliminar ou manter um arquivo morto deve ser baseada em critérios técnicos e legais bem estabelecidos. 

Uma empresa precisa definir políticas claras para gerenciar o ciclo de vida de seus documentos, o que inclui determinar quais registros devem ser mantidos e por quanto tempo, com base em regulamentações específicas de cada setor ou país .

Os documentos podem ser classificados como:

• Arquivos temporários: Devem ser mantidos por um período limitado, até que cumpram seu propósito legal ou administrativo.
• Arquivos permanentes: São registros que precisam ser mantidos indefinidamente, como documentos históricos, relatórios financeiros ou contratos com cláusulas ainda ativas .

A definição de prazos claros para retenção e eliminação é fundamental. Empresas precisam garantir que, ao eliminar um arquivo morto, estão em conformidade com todas as regulamentações aplicáveis.

Por exemplo, registros contábeis podem ser eliminados após cinco anos, enquanto contratos de trabalho de ex-funcionários podem precisar ser mantidos por até dez anos, dependendo da jurisdição.

Processo de eliminação de arquivo morto

A eliminação segura e eficiente de arquivo morto requer uma série de etapas, especialmente para garantir que a empresa está agindo dentro das normas e de forma responsável. A seguir, detalhamos os principais passos que compõem esse processo:

Classificação dos documentos

Como citado anteriormente, antes de qualquer eliminação, é necessário que a empresa classifique seus documentos de acordo com a importância e o tempo de retenção necessário. Isso pode ser feito com base em tabelas de temporalidade de documentos, que listam o período mínimo de retenção para diferentes tipos de registros .

Cumprimento das leis e normas

A eliminação de arquivos deve estar em conformidade com legislações como a LGPD, que exige o descarte seguro de dados pessoais. Isso significa que é necessário eliminar os documentos de maneira que os dados não possam ser recuperados por terceiros, o que pode incluir a destruição física de papéis ou a exclusão definitiva de arquivos digitais .

Autorização e procedimentos formais

Alguns arquivos, como documentos contábeis ou jurídicos, só podem ser eliminados mediante autorização formal. Em muitos casos, as empresas precisam gerar uma ata ou relatório de eliminação, especialmente em setores regulados .

Métodos de descarte seguro

Existem diferentes métodos de descarte para garantir que os documentos eliminados não possam ser recuperados:

• Físico: a destruição de documentos impressos pode ser feita através da trituração, que garante a fragmentação completa do papel.
• Digital: arquivos digitais podem ser excluídos de maneira segura utilizando softwares especializados, que garantem que os dados não possam ser restaurados mesmo após a exclusão.

Além disso, é recomendável que as empresas solicitem certificados de eliminação de empresas terceirizadas que realizam o descarte, como forma de garantir a conformidade com as normas.

A importância de um plano de gestão de arquivos

Ter um plano robusto de gestão de arquivos é a melhor maneira de evitar o acúmulo de arquivo morto e garantir que os documentos sejam eliminados ou preservados corretamente. 

Esse plano deve incluir não só a criação de políticas de retenção e descarte, mas também o uso de tecnologias que automatizem esses processos, ferramentas eficazes para a gestão de documentos, especialmente em ambientes corporativos complexos. 

Essas plataformas permitem que as empresas centralizem seus arquivos, estabeleçam prazos de retenção automática e facilitem a localização de documentos importantes . 

Elas também são capazes de emitir alertas quando determinados documentos atingem o prazo para descarte, agilizando o processo e eliminando a necessidade de revisões manuais.

Boas práticas na organização de arquivos

Além de eliminar arquivos mortos de forma correta, implementar boas práticas de organização é essencial para manter o sistema de arquivos eficiente. Algumas dicas para CEOs, gestores e colaboradores incluem:

• Rotinas de limpeza de arquivos: estabeleça revisões periódicas para garantir que arquivos antigos sejam movidos para o arquivo morto ou eliminados.
• Identificação clara de documentos: mantenha um sistema de classificação claro e padronizado para facilitar a localização e o descarte de arquivos.
• Backup e armazenamento de arquivos permanentes: arquivos que precisam ser preservados indefinidamente devem ser armazenados com segurança, utilizando backups digitais e tecnologias adequadas para garantir sua integridade ao longo do tempo .

Implementar essas práticas melhora a eficiência da empresa, evita riscos legais e reduz custos relacionados ao acúmulo de documentos.

Eliminei o arquivo morto. E agora, como eliminar a geração de documentos físicos?

O fato é que os documentos nem sempre estão protegidos porque estão armazenados. Apenas impedir o seu descarte não é suficiente para preservá-los, nem garante sua utilidade e acessibilidade. 

O acúmulo de arquivos, por prudência ou receio de que sejam necessários num futuro incerto, gera apenas improdutividade e obstáculos operacionais.

É necessário que seu armazenamento e organização sejam feitos de forma planejada, com propósito específico, seguindo o organograma da empresa, ou seja, seguindo a estrutura e as divisões internas de setores, processos e equipes, já utilizadas pela companhia. 

Por isso, mais do que eliminar papelada já existente, é necessário eliminar a produção de arquivos em papel. Eliminado a causa, cessa o efeito. 

E no processo de transformação digital Speedtask, a digitalização da gestão de arquivos significa sobretudo o fim da geração de papel no ambiente corporativo, a transformação do acervo em um banco digital com imagens de alta definição. 

Caixas empoeiradas, gavetas e estantes pesadas já estão no passado de muitos negócios.

Para digitalizar, o arquivo morto da empresa passará pelas seguintes etapas: 

• Levantamento do acervo.
• Entendimento dos tipos de documento.
• Preparação, limpeza e separação.
• Captura:  definição de se a digitalização será fracionada ou por agrupamento.
• Indexação: definição dos indexadores que vão classificar os arquivos.
• Escolha do local onde será realizado o processo.

E para eliminar de uma vez para sempre a produção de arquivos, sua empresa adota a tecnologia de assinatura digital e o gerenciamento eletrônico de documentos, o GED, que faz da nuvem a grande sala de arquivos do seu negócio. 

Um processo estruturado e com o uso adequado de tecnologias que transforma a gestão de arquivos em um fator de sucesso para a empresa, promovendo mais eficiência e segurança operacional.

Eliminando papel, sua empresa produz mais e ainda reduz custos. É rápido, prático e seguro. 

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