Arquivo morto: o que é e por que ele deve ser eliminado
Arquivo morto é o conjunto de documentos que a empresa não usa mais, mas precisa guardar. Veja o que pode sair, o que fica e como digitalizar.
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Arquivo morto é o conjunto de documentos que a empresa não consulta mais na rotina, mas ainda precisa guardar por prazo legal, fiscal, trabalhista ou histórico: contratos encerrados, fichas de ex-funcionários, registros financeiros de anos anteriores. O problema não é guardar. É guardar sem critério: caixas ocupando uma sala ou uma guarda terceirizada paga todo mês, documento que ninguém acha quando a auditoria pede e papel exposto a mofo, extravio e sinistro.
O caminho seguro tem três passos: classificar o acervo pela tabela de temporalidade, digitalizar o que precisa continuar acessível e eliminar, com termo e lista, o que já pode sair.
Arquivo ativo, inativo e morto: qual a diferença
| Arquivo | Como é usado | Exemplo |
|---|---|---|
| Ativo | Consultado com frequência, no dia a dia | Contrato vigente, dossiê de colaborador ativo |
| Inativo | Consultado de vez em quando | Contrato encerrado há pouco, processo concluído |
| Morto | Não é consultado na rotina, mas tem prazo de guarda ou valor histórico | Ficha de funcionário desligado, registro financeiro de anos anteriores |
Por que o arquivo morto vira problema
- Espaço e custo. O arquivo ocupa uma sala inteira, ou a empresa paga guarda terceirizada todo mês. E cresce junto com a empresa.
- Busca que vira mutirão. Usar um documento é ir até o arquivo, abrir a caixa, achar, copiar, devolver e guardar a caixa. Toda vez. Quando a auditoria pede um papel de anos atrás, a equipe para.
- Risco ao papel. Extravio, sinistro, mofo, pragas e poeira.
- Dados pessoais sem controle. Fichas e dossiês guardados além do prazo, sem registro de quem consultou, pesam na LGPD.
- Ninguém sabe o que pode sair. Documento vencido se acumula ao lado de documento com guarda obrigatória longa, e na dúvida tudo fica.
O que pode ser eliminado, o que só sai com condição e o que fica
A régua é a tabela de temporalidade, que define por quanto tempo cada tipo de documento é guardado. A decisão de descartar é da empresa e do jurídico dela.
| Situação | Exemplos | O que fazer |
|---|---|---|
| Costuma poder sair | Documentos que nasceram digitais (notas fiscais, boletos, extratos, comprovantes, DANFEs), administrativos internos (relatórios, formulários, ordens de serviço, pedidos de compra), cópias não autenticadas, documentos com validade vencida | Eliminar com termo de eliminação e lista dos documentos |
| Só sai com condição | Documentos dentro do prazo de guarda: fiscais, trabalhistas e outros com temporalidade em curso | Digitalizar no padrão do Decreto 10.278/2020 e assinar no GED. Sem isso, o papel fica |
| Nunca sai | Guarda permanente: atos constitutivos, registros de propriedade | O digital vira cópia de segurança e facilita o acesso. O original continua guardado |
Como eliminar o arquivo morto com segurança, passo a passo
- Levantamento do acervo. Tipos de documento, período, volume de caixas, organização atual e como a equipe vai buscar depois.
- Triagem pela tabela de temporalidade. Separar o que pode sair, o que só sai digitalizado e assinado e o que fica.
- Preparação. Limpeza, retirada de grampos e clipes, cuidado com documentos frágeis, encadernados e de formatos diferentes.
- Digitalização. Scanner profissional com reconhecimento de texto, imagem em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020.
- Indexação. Por pasta ou documento a documento, com os índices de quem procura: CPF, ano, tipo de documento.
- Entrega. Organizado por ano, mês e tipo, no GED, no sistema da empresa ou em mídia.
- Eliminação, se a empresa quiser. Com termo de eliminação e lista dos documentos, conforme a tabela de temporalidade.
O documento digitalizado vale como o original?
No padrão de imagem (PDF/A, 300 dpi), sim. O valor legal completo depende de mais duas coisas, que o GED guarda junto com a imagem: os metadados que o Decreto 10.278/2020 exige (responsável, data e local da digitalização e o hash da imagem) e a assinatura digital no padrão ICP-Brasil. É esse conjunto que dá ao documento digital o valor do original e permite eliminar o papel que está dentro do prazo de guarda.
Depois de eliminar: como parar de gerar arquivo morto
Digitalizar resolve o acervo de ontem. Para o papel não voltar a se acumular, o documento novo precisa nascer e ficar no digital:
- No GED, cada documento tem tipo, índice e permissão de acesso, é encontrado em segundos por quem pode ver e guarda o histórico de quem consultou e alterou. O contrato avisa antes de vencer, sem planilha paralela.
- Com assinatura digital, o contrato e o documento interno são assinados sem imprimir.
- No processo automatizado, o documento que chega já entra no fluxo: o dossiê inicia a admissão, a nota fiscal entra na aprovação de pagamento.
Perguntas frequentes
Arquivo morto pode ser jogado fora?
Só o que a tabela de temporalidade libera, e com termo de eliminação e lista dos documentos. O que está dentro do prazo de guarda só sai depois de digitalizado no padrão do Decreto 10.278/2020 e assinado no GED. Documento de guarda permanente nunca sai. A decisão é da empresa e do jurídico dela.
Por quanto tempo guardar cada documento?
Depende do tipo de documento. Fiscais e trabalhistas costumam ter prazos longos, e atos constitutivos e registros de propriedade são de guarda permanente. A tabela de temporalidade da empresa define o prazo de cada um.
Quanto custa digitalizar o arquivo morto?
O valor sai do levantamento do acervo real e é cobrado por página, com medição a cada 30 dias. Se o escopo mudar, o valor muda com ele.
O documento precisa sair da empresa?
Não necessariamente. Na Speedtask, o acervo pode ir para o Centro de Digitalização, com coleta, guarda segura e devolução, ou a digitalização é feita na própria empresa, com equipe e equipamentos da Speed, na Grande Vitória.
Documento escrito à mão fica pesquisável?
Ele é digitalizado como imagem. O reconhecimento de texto lê o impresso; o manuscrito não fica pesquisável.
Dá para digitalizar sem contratar um GED?
Sim. O acervo pode ser entregue em mídia ou no sistema da empresa. O GED é onde o documento ganha o valor legal completo e passa a fazer parte dos processos.
Como a Speedtask resolve o arquivo morto
A Speedtask é uma empresa de gestão de processos e documentos, desde 2008. No arquivo morto, a mesma equipe faz o projeto inteiro: levanta o acervo, prepara, digitaliza no Centro de Digitalização no Espírito Santo, indexa do jeito que você procura e entrega no GED, no seu sistema ou em mídia. A arquivista da equipe orienta a triagem e, se você quiser, acompanha a eliminação com termo e lista. O preço sai do levantamento, e você paga pelo que foi feito.
São mais de 50 milhões de páginas de documentos de clientes, entre GED e digitalização. A digitalização atende acervos de todo o Espírito Santo; o GED atende empresas de todo o Brasil.