Conheça as melhores práticas na digitalização de documentos

As melhores práticas na digitalização de documentos são: levantar o acervo antes de começar, preparar o papel (tirar grampos, desdobrar, separar por tipo), digitalizar em PDF/A a 300 dpi, indexar pelos campos que as pessoas usam para buscar, conferir a imagem de cada lote e só então decidir o destino do original. Digitalizar não é só passar a folha no scanner: um acervo sem índice vira uma pasta cheia de arquivos que ninguém acha. Veja as práticas de cada etapa e os erros que mais aparecem.

Boas práticas e erros comuns em cada etapa

Cada etapa da digitalização tem um cuidado que evita retrabalho na seguinte. A tabela resume o que fazer e o que costuma dar errado.

Passo a passo para digitalizar com boas práticas

Antes de ligar o scanner, vale combinar o caminho inteiro, do levantamento ao destino do papel.

1. Levante o acervo: tipos de documento, período, quantidade de caixas, como está organizado hoje e quem vai consultar.
2. Defina os índices: os campos de busca de cada tipo, como CPF do colaborador, número do contrato, fornecedor, ano.
3. Prepare o papel: limpe, tire grampos e clipes, desdobre, separe frágeis, encadernados e formatos diferentes.
4. Digitalize em lote: PDF/A, 300 dpi, frente e verso quando houver conteúdo no verso.
5. Indexe e confira: preencha os índices e revise a imagem e a contagem de páginas de cada lote.
6. Entregue onde vai ser usado: no GED, no sistema da empresa ou em mídia, organizado como as pessoas reconhecem.
7. Decida o destino do original pela tabela de temporalidade, com o jurídico.

Preparação do papel: onde nasce a boa imagem

A qualidade da imagem depende mais da preparação do que do scanner. Folha dobrada sai com sombra, grampo trava o alimentador e papel fino pode rasgar.

• Retire grampos, clipes e etiquetas soltas.
• Desdobre e alise as folhas; separe as frágeis para digitalizar à mão.
• Mantenha a ordem original dos documentos dentro de cada pasta.
• Separe encadernados, plantas e formatos fora do padrão.
• Anote o que ficou de fora e por quê.

O objetivo é que a imagem saia boa na primeira vez e que o original volte inteiro para o arquivo.

Resolução e formato do arquivo

Use PDF/A a 300 dpi, o padrão que o Decreto 10.278/2020 pede para o documento digitalizado. O PDF/A é feito para guarda de longo prazo, e 300 dpi deixa o texto legível sem gerar arquivos pesados demais.

Escolha o modo de cor pelo documento: preto e branco para texto simples; tons de cinza ou cor quando há carimbo, foto, assinatura a caneta ou marca que precisa aparecer. Com o reconhecimento de texto, o conteúdo impresso fica pesquisável. O manuscrito fica como imagem.

Indexação: o que faz o documento ser encontrado

Indexar é preencher os campos de busca de cada documento, e é a etapa que decide se o acervo digital vai ser usado ou esquecido. Os índices saem de como as pessoas procuram, não de como o papel estava guardado.

Uma nota fiscal pode ser indexada por fornecedor, número e data de emissão; um dossiê, pelo CPF e pelo nome do colaborador. A indexação pode ser por pasta ou documento a documento, conforme o uso. Veja como definir os campos em indexação de documentos.

Conferência de qualidade por lote

Conferir lote a lote evita descobrir o erro quando o papel já foi para outro lugar. A revisão olha a imagem e a quantidade.

• Imagem torta, cortada, escura ou desfocada.
• Página faltando, em branco sem motivo ou fora de ordem.
• Verso com conteúdo que não foi digitalizado.
• Índice preenchido errado ou em branco.

O que fazer com o papel depois de digitalizar

O destino do original depende do tipo de documento e do prazo de guarda, e a decisão é da empresa com o jurídico. A tabela de temporalidade diz o que pode sair, o que só sai com condições e o que fica guardado para sempre.

Quando houver eliminação, faça com termo e lista dos documentos eliminados. As condições para o digitalizado valer como o original estão em documento digital e documento digitalizado, e o que fazer com as caixas antigas, em o que é arquivo morto.

Perguntas frequentes

Qual resolução usar para digitalizar documentos?

300 dpi em PDF/A, o padrão do Decreto 10.278/2020 para documento digitalizado. Abaixo disso, letra pequena e carimbo podem ficar ilegíveis.

Posso digitalizar documentos com o celular?

Para uso pontual, sim. Para um acervo, o scanner com alimentador e a indexação fazem diferença. Veja os cuidados em aplicativo de digitalização.

Digitalizar na empresa ou terceirizar?

Depende do volume, do prazo e de ter gente e equipamento para isso. O que muda em cada caso está em digitalização de documentos.

Documento escrito à mão fica pesquisável?

Não. O reconhecimento de texto lê o impresso; o manuscrito é digitalizado como imagem e encontrado pelos índices.

Posso jogar o papel fora depois de digitalizar?

Depende do tipo e do prazo de guarda. Siga a tabela de temporalidade e decida com o jurídico.

Como a Speedtask digitaliza documentos

A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, digitaliza acervos no Centro de Digitalização, no Espírito Santo, com coleta e devolução, ou monta a base na empresa quando o documento não pode sair, na Grande Vitória. A equipe levanta o acervo, prepara, digitaliza em PDF/A a 300 dpi, indexa do jeito que você procura e entrega no GED, no seu sistema ou em mídia.

O preço sai do levantamento, com medição das páginas a cada 30 dias. Se você quiser, a eliminação é feita com termo e lista, pela tabela de temporalidade, com a arquivista da Speed.

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