Como funciona o GED? Descubra aqui!
Veja como funciona o GED por dentro: entrada do documento, indexação, permissões, versões, prazos e temporalidade, busca e histórico de cada consulta.
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11
2025
O GED (gerenciamento eletrônico de documentos) funciona como um ciclo: o documento entra, digitalizado ou já digital, recebe tipo e índices de busca, ganha regras de acesso, tem as versões controladas, fica guardado pelo prazo que a empresa definiu e é encontrado pela busca por quem tem permissão. Em cada passo, o sistema registra quem fez o quê. É esse registro, mais a busca pelos índices, que faz o GED ser diferente de uma pasta na rede. Veja cada etapa do ciclo.
O ciclo do documento no GED
O caminho é o mesmo para quase todo tipo de documento, do contrato ao dossiê do colaborador. A tabela mostra cada etapa e o que fica registrado nela.
| Etapa | O que acontece | O que fica registrado |
|---|---|---|
| Entrada | O documento é incluído ou digitalizado | Quem incluiu e quando |
| Índices | Recebe tipo e campos de busca | Os índices preenchidos |
| Acesso | Ganha as regras de quem vê e altera | Perfis e permissões |
| Versões | Cada revisão entra no histórico | A versão vigente e as anteriores |
| Prazos | Vencimento e guarda são controlados | Avisos e prazo de guarda |
| Busca | É encontrado por quem tem permissão | Cada consulta feita |
Entrada: como o documento chega ao GED
O documento entra no GED por três caminhos: incluído por alguém, digitalizado a partir do papel ou publicado por um processo. Um contrato assinado, por exemplo, pode ir direto para o GED ao fim da aprovação.
O papel entra depois de digitalizado. Para ter o valor do original, a imagem e os metadados seguem o Decreto 10.278/2020; os cuidados estão em boas práticas na digitalização.
Classificação e indexação
Ao entrar, cada documento recebe um tipo (contrato, nota fiscal, ASO) e os índices daquele tipo, como fornecedor, CPF, número e data. O tipo define as regras que valem para o documento: quem acessa, quais campos são obrigatórios, qual o prazo de guarda.
Os índices são o que permite a busca depois. Como definir os campos está em indexação de documentos.
Permissões de acesso
O GED controla quem pode ver, incluir, alterar ou excluir cada tipo de documento, por pessoa e por ação. O dossiê do colaborador fica com o RH; o contrato, com o jurídico e com o gestor da área.
O acesso pode usar o login da rede da empresa, com dois fatores, e a exclusão pode ser bloqueada. Quem não tem permissão não vê o documento.
Versões e revisões
Quando um documento muda, a nova versão entra no lugar e a anterior vai para o histórico. A equipe vê só a versão vigente, e a auditoria vê o caminho inteiro.
Isso resolve um problema comum: três versões da mesma instrução de trabalho circulando ao mesmo tempo. No GED, a versão que vale é uma.
Prazos, avisos e temporalidade
O GED cuida de dois tipos de prazo. O primeiro é o de vencimento: contrato, ASO, certidão ou treinamento avisam antes de vencer, sem planilha paralela. O segundo é o de guarda: a tabela de temporalidade diz por quanto tempo cada tipo de documento fica guardado e o que acontece depois.
O sistema avisa e controla, mas a decisão de eliminar um documento, digital ou em papel, é da empresa com o jurídico.
Busca e consulta
A busca usa os índices: quem procura digita o fornecedor, o CPF ou o número e encontra em segundos. Nos documentos impressos e digitalizados com reconhecimento de texto, dá para buscar também por palavras do conteúdo.
Cada consulta fica registrada no documento. Quando a auditoria pergunta quem acessou um dossiê, a resposta já está no histórico.
Como o GED se liga aos processos
O GED guarda o documento; o BPMS conduz o trabalho entre as pessoas. Quando os dois fazem parte da mesma solução, um documento que entra pode iniciar um processo, como a admissão, e um processo pode publicar no GED o documento aprovado. Com a assinatura digital, o documento nasce, é aprovado e é guardado sem papel.
Perguntas frequentes
Onde o GED fica instalado?
Pode ficar na nuvem do fornecedor ou na estrutura da empresa. O acesso é pela internet, com login e permissão.
Quem alimenta o GED?
Quem já produz ou recebe o documento. Não é um sistema a mais para alimentar: é o documento de sempre, guardado no lugar certo, com tipo e índice.
Um documento pode ser apagado do GED?
Só por quem tem permissão, e a exclusão fica registrada. Para tipos sensíveis, a exclusão pode ser bloqueada.
Como o GED controla o prazo de guarda?
Cada tipo de documento tem o prazo definido pela tabela de temporalidade da empresa. O sistema avisa quando o prazo termina, e a decisão sobre o documento é da empresa.
Qual a diferença entre o GED e uma pasta compartilhada?
A pasta guarda arquivos; o GED guarda documentos com índice, permissão, versão e histórico. Veja a comparação em o que é GED.
Como a Speedtask entrega o GED funcionando
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, monta o GED com a sua área: levanta como os documentos são procurados, configura tipos, índices e perfis de acesso, entrega funcionando e treina a equipe. Em 3 dias o ambiente está configurado; os tipos de documento entram depois do levantamento.
O GED roda na Speed, com backup em contrato, ou na sua estrutura, e faz parte da mesma solução do BPMS. Os ajustes de rotina, como um tipo, um índice ou um usuário novo, ficam no serviço mensal, feitos pela mesma equipe, para empresas de todo o Brasil.