Conheça os tipos de PDF existentes e como escolher corretamente

Na esfera administrativa, existem diversos processos que originam documentos, relatórios, análises, etc. Tudo isso faz com que haja inúmeros formatos de arquivos, cada um com a sua finalidade.

Entre eles, estão os tipos de PDFs e PDF/A, contrariando os que pensavam que PDF era um só.

Então, neste artigo, você vai conhecer três desses formatos de PDF e saber como influenciam nos processos administrativos da sua empresa. Vamos lá?

Quais diferenças entre os tipos de PDFs e PDF/A?

Sempre que alguém for salvar um arquivo em PDF precisa se atentar a respeito de qual a aplicação dele. Dependendo do seu uso, salvá-lo em algum formato incompatível pode não atender ao objetivo da empresa ou do cliente, mesmo o documento estando em PDF.

PDF Tradicional

Este é o formato mais popular e, consequentemente, o mais utilizado. Idealizado em 1991 e lançado no ano seguinte pelo co-fundador da Adobe, o PDF possibilitou que pessoas do mundo inteiro tivessem versões digitais de documentos e arquivos.

Por manter todas as propriedades do arquivo original, independente de qual software o tenha produzido, é o formato ideal para compartilhamento de documentos importantes. O formato atende aos padrões ISO 32000 e é compatível com links, vídeos, botões e até formulários preenchíveis (desde que salvos em PDF XFA).

PDF XFA

São, literalmente, formulários digitais, baseados na linguagem de marcação XML. Ao abrir um arquivo com este formato, o usuário pode preencher dados, escolher opções, marcar caixas de seleção e o que mais faria se fosse um documento físico. Então, muitas empresas o utilizam para realização de orçamentos, possibilitando que toda a equipe trabalhe em torno de um só documento.

Obviamente, esse é um daqueles tipos de PDFs que exigem softwares mais específicos para a criação do arquivo, que permita ao usuário criar formulários. Algumas opções são o PDFelement, da Wondershare, e o AEM Forms Designer, da Adobe.

PDF/A

Este formato segue as orientações da norma ISO 19005-1, que estabelece padrões para armazenar documentos digitais a longo prazo. Sua principal orientação é que os documentos sejam autocontidos, isto é, que páginas e arquivos externos não comprometam sua integridade.

Portanto, o documento deve conter todas as informações adjacentes em seu próprio texto corrido, desclassificando links externos e materiais audiovisuais. Faz sentido, uma vez que URLs podem mudar e arquivos hospedados podem ser movidos.

Essa integridade se expande até mesmo para a tipografia, que deve ser incorporada no código do documento, e para as cores, automaticamente convertidas em CMYK ou RGB. Outras diretrizes do regulamento para documentos digitais em PDF são:

• não pode haver Javascript;
• transparência em imagens não é permitida;
• o arquivo não deve conter qualquer criptografia.

Ao salvar um documento em PDF/A, todas essas limitações incidem (por exemplo, os links deixam de funcionar). Como a tendência é que as instituições cada vez mais adotem esse padrão, convém elaborar os documentos já pensando nessas características do PDF/A.

Como criar arquivos nestes formatos?

Softwares que permitem a criação de arquivos editoriais, como os do pacote Office e os da Adobe, disponibilizam a exportação entre os tipos de PDFs. Claro, de acordo com o segmento do programa (não dá para salvar um vídeo criado pelo After Effects, por exemplo).

Após terminar o documento, o usuário deve fazer o caminho comum de salvamento, que normalmente é “arquivo — salvar como”, na barra de ferramentas. No entanto, pode haver alterações dependendo do software.

Qual tipo de PDF utilizar?

Escolher qual dos tipos de PDF é ideal para determinado arquivo depende da informação contida. Para documentos que envolvem transações, transferências, escrituração, etc, o correto é utilizar o PDF/A. Porém, se for para enviar um orçamento simples, o PDF Tradicional atende muito bem.

Portanto, a escolha deve ir em acordo com a gestão de processos do negócio e considerar o que a empresa realmente precisa.

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