Workflow: o que é e como fazer. Tudo sobre essa técnica de gestão de processos
Workflow é a sequência de tarefas que um trabalho segue até o fim, com quem faz cada etapa e as regras do caminho. Veja os tipos e o papel na gestão.
01
06
2024
Workflow, ou fluxo de trabalho, é a sequência de tarefas que um trabalho segue do início ao fim, com quem faz cada etapa, em que ordem e com quais regras para seguir adiante. Na gestão de processos, o workflow é a parte que faz o processo andar: ele leva cada tarefa a quem deve fazê-la, na vez dela. Um processo de negócio costuma reunir vários workflows, como a cotação, a aprovação e o pagamento dentro do processo de compras.
O que é workflow
Workflow é o caminho combinado de um trabalho. Ele responde a três perguntas: o que precisa ser feito, por quem e em que ordem. Um pedido de férias, por exemplo, sai do colaborador, passa pelo gestor, vai para o RH e termina com a programação na folha.
O workflow pode existir só no hábito das pessoas, pode estar desenhado num diagrama ou pode rodar num sistema. Quanto mais ele depende do hábito, mais ele depende de quem sabe o caminho. Para ver como o workflow é desenhado, veja o que é diagrama de fluxo de trabalho.
Tipos de workflow
Os workflows se diferenciam pela forma como as tarefas se encadeiam, e quase todo processo real mistura mais de um tipo.
- Sequencial: uma tarefa só começa quando a anterior termina, como conferir a nota antes de aprovar o pagamento.
- Paralelo: tarefas correm ao mesmo tempo, como, na admissão, o RH prepara o contrato enquanto a TI cria os acessos.
- Com regras: o caminho muda conforme uma condição, como o valor do pedido, que define se ele vai ao gestor ou à diretoria.
- De documento: o que circula é um documento que precisa ser revisado, aprovado, assinado e guardado, como um procedimento da qualidade.
Onde o workflow entra na gestão de processos
Processo, workflow e tarefa são três níveis do mesmo trabalho, do maior para o menor.
| Nível | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Processo | O caminho de ponta a ponta até um resultado | Comprar e pagar um fornecedor |
| Workflow | A sequência de tarefas de uma parte do processo | Aprovação do pedido de compra |
| Tarefa | Uma ação feita por uma pessoa | O gestor aprova o pedido |
A gestão de processos olha para o resultado do processo inteiro. O workflow é onde essa gestão vira rotina: é nele que ficam as regras de alçada, os prazos e os responsáveis. Para a diferença entre os dois, veja fluxos de trabalho e processos de negócio.
Exemplos de workflow no escritório
Os workflows mais comuns aparecem nas áreas que mais aprovam e conferem, como financeiro, RH, jurídico, qualidade e atendimento.
- Pagamento a fornecedor: nota anexada e conferida, aprovação do gestor pela alçada, programação no financeiro, comprovante no processo.
- Admissão: pedido da área, aprovação, documentos do candidato, contrato, acessos e integração.
- Contratos: pedido, minuta, aprovação, assinatura, guarda e alerta antes do vencimento.
- Não conformidade: registro, análise de causa, plano de ação com prazo e evidência.
- Ouvidoria: cada manifestação ganha número, prazo e área responsável, e anda setor a setor até a resposta.
O que muda quando o workflow é automatizado
No e-mail e na planilha, o workflow depende de alguém lembrar de passar a tarefa adiante e de alguém cobrar. Automatizado num sistema de processos, ele passa a correr sozinho entre as pessoas.
- A tarefa chega a quem deve, na vez dela, com o que precisa para ser feita.
- A aprovação vai a quem tem alçada, pela regra de valor e de tipo.
- O prazo avisa antes de estourar e escala quando é preciso.
- Fica o histórico de quem fez o quê, e quando.
- O gestor vê onde está parado, sem precisar cobrar ninguém.
Para comparar o workflow com um sistema completo de processos, veja workflow e BPMS. Para o passo a passo de criação, veja como criar workflows.
Perguntas frequentes
Workflow e fluxo de trabalho são a mesma coisa?
Sim. Workflow é o termo em inglês para fluxo de trabalho.
Workflow e processo são a mesma coisa?
Não. O processo é o caminho de ponta a ponta até um resultado; o workflow é a sequência de tarefas de uma parte dele.
Workflow e fluxograma são a mesma coisa?
Não. O fluxograma é o desenho; o workflow é o trabalho que o desenho representa.
Todo workflow precisa ser automatizado?
Não. Workflows simples e raros podem seguir manuais. Os que têm volume, aprovação ou prazo ganham mais com a automação.
Quem deve definir o workflow?
Quem executa e quem decide, juntos. Quem executa conhece as exceções; quem decide define as regras e as alçadas.
Como a Speedtask automatiza workflows
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, o workflow roda no sistema de workflow da Speedtask com regra, prazo e responsável em cada etapa. A tarefa chega a quem deve, na vez dela; a aprovação vai a quem tem alçada, inclusive pelo celular; e o histórico fica pronto para a auditoria.
A nossa equipe levanta o workflow com a sua área, modela, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil.