Workflow e BPMS: Conheça a relação entre essas duas soluções!
Workflow automatiza a sequência de tarefas; o BPMS conduz o processo inteiro, com regras, alçadas, integração e indicadores. Veja a diferença e quando mudar.
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Workflow é a sequência de tarefas que um trabalho segue; um sistema de workflow automatiza essa sequência, levando cada tarefa a quem deve fazê-la. O BPMS faz isso e vai além: conduz o processo inteiro, de ponta a ponta, com regras de decisão, alçadas, prazos com escalonamento, documentos, integração com outros sistemas e indicadores. Todo BPMS automatiza workflows, mas nem toda ferramenta de workflow é um BPMS. A hora de passar de um para o outro é quando o processo atravessa várias áreas, depende de regras e precisa ser medido.
O que cada um cobre
Workflow e BPMS se sobrepõem, e a diferença está no tamanho do que cada um conduz.
- Workflow automatizado: leva uma sequência de tarefas de uma pessoa para a outra, em geral dentro de uma área. É o pedido que sai de quem pede, passa por quem aprova e chega a quem executa.
- BPMS: conduz o processo de ponta a ponta, entre áreas. Reúne vários workflows, decide o caminho pelas regras, aplica a alçada pelo valor e pelo tipo, controla prazos, guarda o histórico, conversa com outros sistemas e mostra os indicadores.
Para a definição de cada termo, veja o que é workflow e o que é BPMS.
Workflow e BPMS lado a lado
A comparação fica mais clara ponto a ponto.
| Ponto | Workflow automatizado | BPMS |
|---|---|---|
| Alcance | Uma sequência de tarefas | O processo inteiro, entre áreas |
| Regras | Caminho fixo ou com poucas condições | Regras de decisão e alçadas por valor e tipo |
| Prazos | Aviso de tarefa pendente | Prazo por etapa, alerta e escalonamento |
| Documentos | Anexo na tarefa | Documento junto do processo, com guarda |
| Integração | Pouca ou nenhuma | Com o ERP e outros sistemas |
| Medição | Lista do que está pendente | Prazo, gargalo e tempo por etapa em painel |
Sinais de que é hora de passar para um BPMS
Um workflow simples resolve bem tarefas curtas e repetidas. Ele começa a apertar quando o processo cresce, e alguns sinais mostram que é hora de olhar para um BPMS.
- O processo atravessa várias áreas e ninguém sabe dizer onde o pedido está.
- O caminho depende de regras, como valor, tipo de pedido ou área, e as exceções voltam para o e-mail.
- Há alçadas de aprovação que mudam com o valor e precisam ser respeitadas.
- O prazo importa e o atraso precisa escalar para alguém acima.
- A informação está em outro sistema, como o ERP, e alguém digita duas vezes.
- A auditoria pede o histórico de quem fez o quê, e quando.
- A diretoria quer indicadores do processo sem precisar de reunião para saber como está.
Como passar do workflow para o BPMS
A passagem é mais segura quando é feita por partes, um processo por vez.
- Escolha o processo que mais trava e que tem aprovação, como pagamentos ou contratos.
- Levante o processo de ponta a ponta com quem executa, incluindo os workflows que já existem.
- Modele regras, alçadas, prazos e documentos de cada etapa.
- Defina as integrações com os sistemas de onde a informação vem e para onde vai.
- Coloque para rodar, treine a equipe e acompanhe os indicadores.
- Siga para o próximo processo, aproveitando o que já foi montado.
Perguntas frequentes
BPMS e workflow são a mesma coisa?
Não. O workflow é a sequência de tarefas; o BPMS é o sistema que automatiza o processo inteiro, incluindo seus workflows, com regras, prazos, integração e indicadores.
Todo BPMS faz workflow?
Sim. Automatizar workflows é uma das funções do BPMS, e ele acrescenta a gestão do processo de ponta a ponta.
Uma ferramenta de workflow resolve para a minha empresa?
Resolve quando o fluxo é curto, fica numa área e tem poucas regras. Quando o processo cruza áreas, depende de alçadas e precisa ser medido, o BPMS costuma ser o caminho.
O BPMS substitui o ERP?
Não. O ERP registra as transações; o BPMS conduz o caminho entre as pessoas e se integra ao ERP.
Qual é a diferença entre BPM e BPMS?
BPM é a gestão por processos, uma forma de gerir; BPMS é o sistema que põe essa gestão para rodar. Veja diferença entre BPM, BPMN e BPMS.
Como a Speedtask entrega workflow e BPMS
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, o BPMS automatiza os processos e os workflows de cada área com regra, prazo e responsável em cada etapa. A aprovação vai a quem tem alçada, inclusive pelo celular; o prazo avisa antes de estourar e escala; e o processo conversa com o ERP quando o fornecedor do outro sistema libera o acesso. GED e BPMS fazem parte da mesma solução, então o documento fica junto do processo.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, modela, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil.