Confira o que são ferramentas BPMS e saiba como escolher a melhor para a sua empresa
Formulários, regras, alçadas, prazos, integrações, painéis e histórico: veja os recursos de um BPMS, para que serve cada um e o que perguntar ao avaliar.
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As principais ferramentas de um BPMS são os recursos que fazem o processo rodar sozinho entre as pessoas: formulários de entrada, regras que decidem o caminho, alçadas de aprovação, prazos com alerta, integração com outros sistemas, painéis de acompanhamento e histórico de cada pedido. Juntos, eles levam a tarefa até quem deve fazer, na ordem certa, e mostram onde cada pedido está. Ao comparar sistemas, o que importa não é a lista de recursos, mas se eles dão conta das regras, das exceções e das integrações do seu processo.
O que são as ferramentas de um BPMS
BPMS é o sistema que coloca a gestão de processos em prática: ele executa o processo desenhado, com etapas, regras e responsáveis. As "ferramentas" de um BPMS são os recursos dentro dele que tornam isso possível. Para a definição completa, veja o que é BPMS.
| Recurso | O que faz | O que perguntar |
|---|---|---|
| Entrada | Formulário que abre o pedido, com campos e anexos | Dá para exigir campo e documento antes de seguir? |
| Regras | Decidem o próximo passo pelo conteúdo do pedido | Cobre as exceções do meu processo? |
| Alçada | Envia para quem aprova pelo valor e pelo tipo | Muda sem reescrever o processo? |
| Prazos | Contam o tempo de cada etapa e avisam antes | Escala para o nível acima se estourar? |
| Painel | Mostra andamento, gargalo e tempo por etapa | Quem acompanha vê sem pedir relatório? |
Formulários e regras: como o pedido entra e para onde vai
O formulário é a porta de entrada do processo. Um bom formulário pede o que as próximas etapas vão precisar, com campos obrigatórios e o documento anexado, e não deixa o pedido seguir incompleto. Isso evita a devolução para correção, que é tempo gasto duas vezes.
As regras decidem o caminho a partir do que foi preenchido. Um pedido de compra de serviço vai para uma área; de material, para outra. Acima de um valor, entra uma aprovação a mais. As exceções, como um fornecedor novo ou um pedido urgente, também precisam de regra, senão voltam para o e-mail.
Alçadas e prazos: quem aprova e em quanto tempo
A alçada define quem aprova cada pedido, pelo valor e pelo tipo. No BPMS, ela é configurada uma vez e vale para todos os pedidos, sem alguém precisar decidir a quem mandar.
O prazo conta o tempo de cada etapa. O recurso útil não é só mostrar o atraso, é avisar antes de ele acontecer e escalar quando é preciso: o alerta chega ao responsável e, se o prazo estourar, sobe para quem está acima. Quem aprova também ganha tempo quando pode aprovar pelo celular, sem estar na mesa.
Integração com o ERP e outros sistemas
O BPMS não substitui o ERP: ele conduz o caminho entre as pessoas e conversa com o ERP. Na prática, o processo busca informação no ERP (um fornecedor, um centro de custo, um colaborador) e grava nele o resultado (um pagamento aprovado, um cadastro novo).
A integração costuma ser feita por banco de dados, WebService ou API, e depende de o fornecedor do outro sistema liberar o acesso. Ao avaliar, pergunte quais integrações o seu processo precisa e quem vai montá-las. Veja mais em BPM e ERP.
Painéis, histórico e documentos
O painel mostra o andamento dos processos: quantos pedidos estão no prazo, em risco e atrasados, onde está o gargalo e quanto tempo cada etapa leva. É o que permite ao gestor saber onde está parado sem cobrar ninguém. Para usar esses números, veja indicadores de processo.
O histórico registra quem fez o quê, e quando, em cada pedido. É a prova que a auditoria e a ISO pedem, sem levantamento à parte.
O documento também precisa estar junto do processo. Quando o BPMS e o GED trabalham juntos, um documento pode iniciar um processo e um processo pode publicar um documento no GED, com tipo, índice e permissão.
Low code: o que facilita e o que continua sendo trabalho
Muitos BPMS são low code: os processos são montados de forma visual, arrastando etapas, sem programar. Isso tira o código, mas não tira o trabalho de desenhar o processo.
Montar um processo de verdade é definir regras, alçadas, prazos e exceções, e prever as mudanças que ele vai ter. Quando essa montagem fica com alguém da casa que está aprendendo a ferramenta, as regras saem por tentativa e erro, e o processo passa a depender de quem montou. Por isso, além dos recursos, avalie quem vai configurar e sustentar o processo depois da entrega.
Perguntas frequentes
Quais são os recursos essenciais de um BPMS?
Formulário de entrada, regras de caminho, alçada de aprovação, prazo com alerta e escalonamento, integração com outros sistemas, painel de acompanhamento e histórico de cada pedido.
Um BPMS precisa ter aplicativo para celular?
Ajuda bastante nas aprovações: quem aprova não precisa estar no computador, e o pedido não espera a pessoa voltar para a mesa.
BPMS e ferramenta de modelagem são a mesma coisa?
Não. A ferramenta de modelagem desenha o processo, em geral em BPMN. O BPMS executa: leva a tarefa até a pessoa, controla o prazo e registra o histórico. Veja a diferença em BPM, BPMN e BPMS.
Como saber se os recursos atendem o meu processo?
Leve um processo real para a conversa, com as regras e as exceções dele, e veja como ele ficaria rodando. A lista de recursos sozinha não mostra se o sistema dá conta do seu caso.
Como a Speedtask entrega o BPMS
No BPMS da Speedtask, cada processo roda com regra, prazo e responsável, com aprovação pelo celular (Android e iOS), integração com o ERP por banco de dados, WebService e API quando o fornecedor libera o acesso, e o GED na mesma solução. O cadastro de usuários é ilimitado, e o valor considera quantas pessoas usam ao mesmo tempo.
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar: a mesma equipe levanta, configura, treina e sustenta, para empresas de todo o Brasil.