Vantagens do BPMS integrado ao BI: conheça as 6 principais
Prazo, gargalo, volume e tempo por etapa: veja os indicadores que um BPMS gera, as 6 vantagens de tê-los em painel e como usá-los na rotina.
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09
2024
Um BPMS gera os indicadores do próprio processo enquanto ele roda: prazo de cada pedido, etapa onde ele está parado, volume que entra, tempo médio por etapa e quantos voltam para correção. Com esses indicadores em painel, o gestor vê onde está o problema sem reunião e sem planilha montada à mão, e decide o ajuste com base no que aconteceu. A vantagem não está em ter mais gráficos, e sim em ter os números que mostram como o trabalho anda de verdade, saídos do processo e não do que alguém lembrou de anotar.
Quais indicadores um processo gera
Cada pedido que passa pelo BPMS deixa um registro: quando entrou, por quais etapas passou, com quem ficou e quanto tempo em cada uma. Desse registro saem os indicadores do processo.
| Indicador | O que mostra | Como usar |
|---|---|---|
| Prazo | Pedidos no prazo, em risco e atrasados | Agir nos que estão em risco antes de atrasar |
| Gargalo | A etapa onde mais pedidos ficam parados | Rever quem executa ou a regra daquela etapa |
| Tempo | Tempo médio por etapa e total | Comparar antes e depois de um ajuste |
| Volume | Quantos pedidos entram por período | Dimensionar a equipe e prever picos |
| Volta | Pedidos devolvidos para correção | Corrigir o formulário de entrada |
São números do processo, não da opinião de quem participa dele. Por isso servem para discutir a melhoria sem achismo.
As 6 vantagens de ter os indicadores do processo em painel
Os indicadores valem pelo que permitem decidir. São seis ganhos principais na rotina de quem gerencia.
- Saber onde está parado sem cobrar ninguém. O painel mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo o pedido está ali.
- Agir antes do atraso. Com o prazo por etapa (o SLA), o alerta avisa o que está em risco e escala quando é preciso.
- Achar o gargalo pela etapa, e não pelo palpite. O tempo médio de cada etapa mostra onde o processo trava, muitas vezes numa aprovação.
- Medir o efeito de cada ajuste. Mudou uma alçada ou cortou uma etapa? O tempo por etapa antes e depois diz se funcionou.
- Responder à auditoria e à ISO com o histórico pronto. Quem fez o quê, e quando, já está registrado em cada pedido.
- Acompanhar todos os setores no mesmo padrão. Com painel por setor, a liderança compara os processos sem pedir relatório a cada área.
Como usar os indicadores na rotina
Ter o painel não basta: ele precisa entrar no calendário de quem gerencia. Uma rotina simples funciona bem.
- Todo dia, o responsável pelo processo olha os pedidos em risco e age neles.
- Toda semana, o gestor da área olha o gargalo e o tempo por etapa e escolhe um ponto para tratar.
- Todo mês, o dono do processo compara o tempo total e as devoluções com o mês anterior e decide o próximo ajuste.
- A cada ajuste, anote o que mudou e quando, para ler o efeito nos números das semanas seguintes.
Para transformar o que os números mostram em mudança no processo, veja como otimizar processos com o BPMS.
Indicadores de processo e análise de dados da empresa
Os indicadores de processo respondem como o trabalho anda: prazo, gargalo, volume. Já as ferramentas de análise de dados da empresa costumam cruzar informações de várias fontes, como vendas, financeiro e estoque, para responder perguntas de negócio.
As duas coisas se complementam. Quando a empresa já usa uma ferramenta de análise, os dados do processo podem ser levados a ela por integração com o BPMS. Mas o primeiro passo é ter o processo rodando num sistema: sem isso, não há dado confiável de prazo e de etapa para analisar, só o que alguém registrou numa planilha.
Perguntas frequentes
Preciso de uma ferramenta de análise de dados à parte para ter indicadores de processo?
Não necessariamente. Prazo, gargalo, volume e tempo por etapa saem do próprio BPMS e podem ficar em painel. Uma ferramenta à parte entra quando a empresa quer cruzar esses dados com outras fontes.
Quais indicadores acompanhar primeiro?
Prazo (no prazo, em risco e atrasados) e tempo médio por etapa. Com eles, já dá para ver onde o processo trava e agir.
Qual a diferença entre indicador de processo e KPI?
O KPI mede um resultado da empresa ou da área. O indicador de processo mede como um processo específico anda. Veja os KPIs por área em KPIs para uma gestão de alta performance.
Os indicadores mostram quem está atrasando?
Mostram em qual etapa e com qual responsável o pedido está parado. O uso certo é tratar a causa (excesso de pedidos, falta de informação, regra ruim), não procurar culpado. Veja mais em controle de atividades com o BPMS.
Como a Speedtask entrega os indicadores do processo
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, os indicadores fazem parte da entrega, não de um projeto à parte. Com o BPMS da Speedtask, prazo, gargalo e tempo por etapa ficam em painel, com SLA por etapa, alerta antes de estourar, painel por setor e histórico completo para a auditoria e a ISO.
A mesma equipe que mapeia e configura o processo monta os painéis e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Assim, a melhoria contínua vira rotina, não iniciativa.