BPM x ERP: quais as diferenças entre eles?
O ERP registra as transações da empresa; o BPM, com o BPMS, conduz o caminho entre as pessoas até elas. Veja a diferença e como os dois se integram.
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09
2024
O ERP é o sistema que registra as transações da empresa (compras, estoque, faturamento, contas a pagar e a receber, contabilidade, fiscal); o BPM é a gestão dos processos e, com um BPMS, conduz o caminho entre as pessoas até essas transações: quem pede, quem aprova, em que prazo e com qual documento. Um não substitui o outro. O ERP guarda o que aconteceu; o BPMS faz acontecer na ordem certa e mostra onde cada pedido está. Integrados, o processo busca e grava informação no ERP, e ninguém precisa redigitar.
O que é ERP
ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning e é o sistema integrado de gestão da empresa. Ele reúne num só banco de dados os registros das áreas: compras, estoque, vendas, faturamento, financeiro, contabilidade, fiscal e, em muitos casos, folha de pagamento.
A força do ERP está no registro: cada nota, cada lançamento e cada movimentação de estoque fica no sistema, com as regras fiscais e contábeis que esse registro exige. É dele que saem os relatórios financeiros e as obrigações com o governo.
O que é BPM e onde entra o BPMS
BPM, do inglês Business Process Management, é a disciplina de gestão por processos: mapear, modelar, executar, monitorar e melhorar o caminho do trabalho entre as áreas. Para a definição completa, veja o que é BPM.
O BPMS é o sistema que põe o BPM para rodar. Ele leva cada tarefa até quem deve fazer, aplica a regra de alçada, conta o prazo, guarda o documento junto e registra quem fez o quê, e quando. Veja o que é BPMS.
BPM × ERP: a diferença lado a lado
A forma mais simples de ver a diferença é pela pergunta que cada um responde. O ERP responde "o que foi comprado, faturado e pago". O BPMS responde "com quem está este pedido, desde quando e o que falta".
| Critério | ERP | BPM com BPMS |
|---|---|---|
| Papel | Registra as transações | Conduz o caminho entre as pessoas |
| Foco | Dados de estoque, fiscal, contábil, financeiro | Pedidos, aprovações, prazos e documentos |
| Regras | Fiscais e contábeis do registro | De caminho, alçada e prazo entre áreas |
| Dúvida | O que aconteceu e quanto custou | Onde está, com quem e o que falta |
| Caso | Lança a nota e programa o pagamento | Leva a nota da conferência à aprovação antes |
Por que o ERP sozinho não resolve o processo
O ERP registra bem o que entra nele, mas boa parte do trabalho acontece antes do registro: o pedido de compra que precisa de aprovação, a nota que espera conferência, o contrato que precisa ser assinado. Sem um processo, essa parte corre por e-mail, planilha e WhatsApp.
O resultado é conhecido: a aprovação espera no e-mail de três gestores, alguém controla o andamento numa planilha à parte e, quando a informação finalmente chega ao ERP, ninguém sabe dizer quanto tempo levou nem onde travou. O BPMS cuida exatamente desse trecho.
Como BPMS e ERP se integram
Na integração, cada sistema fica com o que faz melhor. O BPMS conduz o processo e conversa com o ERP nos pontos em que precisa de um dado ou em que o resultado precisa ser registrado.
Um exemplo de pagamento a fornecedor:
- Compras abre a solicitação no processo, e o BPMS busca no ERP o cadastro do fornecedor e o centro de custo.
- A nota é anexada e conferida dentro do processo, com o documento junto.
- A aprovação vai a quem tem alçada pelo valor, com prazo e alerta, e pode ser feita pelo celular.
- O processo grava no ERP o pagamento aprovado, para o financeiro programar.
- O comprovante volta para o processo, e o histórico fica completo, pronto para a auditoria.
A integração pode ser feita por banco de dados, WebService ou API, e depende de o fornecedor do ERP liberar o acesso.
Perguntas frequentes
O BPMS substitui o ERP?
Não. O BPMS complementa o ERP e se integra a ele: conduz o caminho entre as pessoas e busca ou grava informação no ERP quando o fornecedor libera o acesso.
O ERP já não tem fluxo de aprovação?
Muitos ERPs têm aprovações simples dentro dos próprios módulos. O BPMS entra quando o processo atravessa áreas, tem exceções, precisa de documento junto, de prazo com escalonamento e de painel de andamento.
Preciso trocar de ERP para automatizar processos?
Não. O processo é montado no BPMS e se integra ao ERP que a empresa já usa, desde que o fornecedor do ERP libere o acesso.
Onde entram o CRM e o GED nessa conversa?
O CRM cuida do relacionamento com clientes e o GED, dos documentos. O papel de cada um está em sistema de gestão.
Como a Speedtask integra o processo ao ERP
No BPMS da Speedtask, o processo complementa o ERP e se integra a ele: busca e grava informação no ERP por banco de dados, WebService e API, quando o fornecedor do outro sistema libera o acesso. A Speedtask cuida do processo (os pedidos, as aprovações, os documentos), e o ERP continua com os registros.
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando: a mesma equipe levanta com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil.