Assinatura digital de documentos: como funciona, passo a passo
Veja como assinar um documento digitalmente, passo a passo, e como conferir se a assinatura é válida, inclusive em documentos digitalizados.
07
04
2026
Um documento digitalizado é a imagem de um papel, feita no scanner; um documento digital já nasce no computador. Para assinar digitalmente qualquer um deles, você precisa de um certificado digital ICP-Brasil válido, do arquivo final em PDF e de uma plataforma ou programa de assinatura: abre o documento, escolhe o certificado, confirma com a senha e guarda o arquivo assinado, sem imprimir. Para conferir a validade, o arquivo assinado passa pelo verificador oficial do ITI ou pelo manifesto de assinatura, que mostram quem assinou, quando e se o documento mudou depois. Imprimir e escanear o documento assinado desfaz a prova.
Documento digitalizado e documento digital
A diferença importa porque muda o que é preciso para o arquivo valer. O documento digital nasce assinável; o digitalizado é a cópia de um original em papel.
Para o digitalizado substituir o papel, o Decreto 10.278/2020 pede, entre outros requisitos, imagem em PDF/A a 300 dpi, metadados da digitalização e assinatura com certificado ICP-Brasil. A diferença completa está em documento digital e documento digitalizado.
O que você precisa para assinar digitalmente
Antes de começar, confira três itens. Sem eles, a assinatura não sai ou sai sem o nível de prova esperado.
- Certificado digital ICP-Brasil válido: e-CPF para a pessoa, e-CNPJ para a empresa. Pode estar instalado no computador, num token ou cartão, ou na nuvem. Veja os tipos em certificados digitais.
- O arquivo na versão final: em PDF, de preferência PDF/A quando o documento vai ser guardado por muito tempo. Veja em tipos de PDF e PDF/A.
- Uma plataforma ou programa de assinatura: é por onde o documento circula, cada pessoa assina e o arquivo assinado sai com a prova de quem assinou.
Como assinar um documento digitalmente, passo a passo
O caminho é parecido em qualquer plataforma séria. Este é o passo a passo de um documento com mais de uma pessoa assinando.
- Feche o texto. Qualquer mudança depois da primeira assinatura pede um documento novo.
- Gere o PDF final e confira páginas, anexos e nomes das partes.
- Envie para assinatura: cadastre quem assina, o e-mail de cada um e a ordem, se houver.
- Cada pessoa abre o link, confere o documento e escolhe o certificado.
- Confirma com a senha ou o PIN do certificado. Nesse momento a assinatura é ligada ao conteúdo do arquivo.
- Acompanhe as pendências até a última assinatura.
- Baixe e guarde o arquivo assinado, com o manifesto de assinatura e o carimbo do tempo, no lugar onde o documento vai ser procurado depois.
Quem não tem certificado pode assinar o mesmo documento com assinatura eletrônica, por código. A diferença entre os dois tipos está em assinatura digital e assinatura eletrônica: conheça as diferenças, e a escolha por documento em qual assinatura usar em cada documento.
Como conferir se a assinatura digital é válida
A conferência mostra se o documento pode ser usado como prova. O jeito mais direto é o verificador de conformidade do ITI, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que é a raiz da ICP-Brasil.
O verificador lê o arquivo assinado e responde:
- se a assinatura é válida e foi feita com certificado da ICP-Brasil;
- quem assinou, pelo nome e pelo CPF ou CNPJ do certificado;
- se o certificado estava válido no momento da assinatura;
- se o documento foi alterado depois de assinado.
O manifesto de assinatura, que a plataforma junta ao documento, traz a mesma história de forma legível: cada signatário, a data, a hora e o tipo de assinatura. O carimbo do tempo registra o momento exato e mostra que a assinatura existia naquela data.
Erros que tiram a validade da assinatura
Quase todos os problemas acontecem depois da assinatura, no manuseio do arquivo. A tabela mostra os mais comuns.
| Erro | O que acontece | Como evitar |
|---|---|---|
| Imprimir | A folha impressa não carrega a assinatura digital | Guarde e envie o arquivo assinado |
| Copiar | Escanear ou fotografar o assinado gera uma cópia sem a assinatura | Nunca digitalize o que já foi assinado no digital |
| Editar | Qualquer mudança aparece como alteração na conferência | Feche o texto antes de enviar |
| Vencido | Certificado fora da validade não assina | Confira a validade antes |
| Perder | Sem o original assinado, não há o que conferir | Guarde no GED, com acesso por permissão |
Perguntas frequentes
Dá para assinar digitalmente pelo celular?
Sim, com o certificado na nuvem. Quem usa certificado em token ou cartão assina no computador. A assinatura eletrônica, por código, funciona em qualquer dispositivo.
A assinatura continua válida depois que o certificado vence?
Sim, se o certificado estava válido no momento em que assinou. O carimbo do tempo ajuda a provar esse momento.
Posso assinar um documento digitalizado?
Pode. Para que ele substitua o papel, o Decreto 10.278/2020 pede, além da assinatura ICP-Brasil, o padrão de imagem e os metadados da digitalização. Confirme com o jurídico antes de descartar o original.
Preciso instalar algum programa?
Depende de onde está o certificado. Na plataforma da Speedtask, quem assina recebe um link e não instala nada.
Como a Speedtask cuida da assinatura do documento
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, tem o S-Sign: o documento vai por e-mail, num link seguro, para cada pessoa, na ordem definida; cada um assina de qualquer dispositivo, com certificado ICP-Brasil ou com assinatura eletrônica confirmada por código. Você vê em tempo real o que está pendente, assinado ou expirado.
O documento sai com o manifesto de assinatura e o carimbo do tempo e, integrado ao GED, volta para o lugar do original. A Speed configura, treina a equipe e entrega funcionando, para empresas de todo o Brasil.