O que é um documento digitalizado?

Ao buscar informações sobre a assinatura digital de documentos, é comum que os gestores se deparem com dúvidas sobre as diferenças entre o documento digital e digitalizado.

Além de pertinente, os questionamentos também auxiliam na compreensão sobre a validade legal dos arquivos conforme sua natureza e auxiliam no gerenciamento de processos do negócio.

Pensando nisso, e buscando esclarecer dúvidas comuns, elencamos alguns tópicos explicativos sobre o tema. Não deixe de conferir!

O que é um documento digitalizado?

Documento digitalizado é aquele que, inicialmente físico, é transferido para o ambiente digital. Em outras palavras, trata-se do arquivo produzido originalmente em formato físico e, posteriormente, convertido por meio de um Scanner.

É comum se deparar com essa nomenclatura em empresas que estão em fase de transição para um modelo de negócio mais tecnológico ou buscam melhorar o gerenciamento de documentos.

Isso se dá pela simplificação da busca por arquivos em plataformas virtuais, melhor distribuição de informações e otimização do tempo e do espaço físico na empresa.

O que é um documento digital?

Documento digital, como o próprio nome indica, é aquele que já nasce no formato digital. Por esse motivo, inclusive, arquivos dessa natureza também são conhecidos como Natu Digitales.

Trata-se das informações que são originalmente geradas em ambiente virtual, assim como uma fotografia ou uma planilha eletrônica que não tem representação física. Como regra geral, o documento digital tem a mesma validade legal que um documento físico que, eventualmente, possa ser digitalizado.

O que muitos desconhecem é que, apesar disto, é preciso observar alguns critérios de equiparação. Entre eles, a assinatura digital de documentos.

Como funciona a assinatura digital de documentos?

Como visto, há diferenças significativas entre o documento digital e o digitalizado. No primeiro caso, é preciso ter uma atenção maior para as regras que atribuem validade legal. Afinal, tratam-se de informações originalmente geradas em ambiente virtual.

A assinatura digital, nesse sentido, caracteriza-se como critério de equiparação ao documento físico. De fato, ela funciona de maneira similar à realizada em papel e consiste, em linhas gerais, em um recurso capaz de identificar o autor ou o sujeito que assina o documento.

A tecnologia utiliza a criptografia para garantir a integridade do arquivo e impedir alteração posterior, ainda que simples. Isto, é claro, atribui segurança jurídica e veracidade às informações.

Vale lembrar que, para assinar digitalmente, é necessário obter um certificado digital, o qual poderá atribuir a identidade eletrônica do profissional ou da empresa. Conforme as instituições buscam modernizar seus processos e otimizar a gestão de documentos, surgem dúvidas referentes à nomenclatura e à validade legal dos arquivos.

Não por acaso, também aparecem questões relacionadas à assinatura digital de documentos para acabar com os papéis. Nesse sentido, a Speedtask pode ser uma grande aliada.

A partir de uma plataforma de assinatura digital, a empresa permite que os gestores realizem essa atividade em poucos segundos, de maneira intuitiva e legal.

E então? Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe da importância de conhecer a nomenclatura e observar a validade legal dos documentos, conheça o S-Sign, a assinatura digital da Speedtask!