Afinal, existe diferença entre documento digital e documento digitalizado?

Sim. Documento digital é o que já nasce no computador: um contrato escrito no editor de texto, uma nota fiscal eletrônica, um e-mail, um PDF gerado por um sistema. Também é chamado de nato digital. Documento digitalizado é o que nasce no papel e passa por um scanner, virando imagem. Os dois ficam no computador, mas a diferença pesa no valor legal: o digital vale pela assinatura que recebe, e o digitalizado precisa seguir o padrão do Decreto 10.278/2020 para valer como o original.

Documento digital × documento digitalizado

Quando o documento digitalizado vale como o original

O documento digitalizado ganha o valor do original quando reúne três coisas, como pede o Decreto 10.278/2020:

1. Imagem no padrão: PDF/A a 300 dpi, fiel ao papel.
2. Metadados: responsável, data e local da digitalização e o hash da imagem, que mostra que o arquivo não foi alterado.
3. Assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

Sem esse conjunto, o digitalizado serve para consulta e envio, e o papel continua sendo o documento que vale.

Como o documento digital ganha validade

O documento que já nasce digital vale pela assinatura:

• Assinatura digital no padrão ICP-Brasil, criado pela MP 2.200-2/2001, com o certificado digital de quem assina. É o nível mais alto, para o que exige mais segurança.
• Assinatura eletrônica, reconhecida pela Lei 14.063/2020, confirmada, por exemplo, por um código enviado por e-mail. Para o dia a dia, com validade jurídica entre empresas e pessoas.

Com o manifesto de assinatura e o carimbo do tempo, fica a prova de quem assinou, quando, e de que o documento não foi alterado depois.

Depois de digitalizar, posso descartar o papel?

Depende do documento. A régua é a tabela de temporalidade, e a decisão é da empresa e do jurídico dela:

• Costuma poder sair: o que nasceu digital e foi impresso (notas fiscais, boletos, extratos, comprovantes), administrativos internos, cópias não autenticadas e documentos com validade vencida.
• Só sai com condição: o que está dentro do prazo de guarda, fiscal ou trabalhista, depois de digitalizado no padrão do decreto e assinado no GED.
• Nunca sai: documentos de guarda permanente, como atos constitutivos e registros de propriedade. O digital vira cópia de segurança.

Onde guardar os dois tipos de documento

O lugar certo para os dois é um GED, a gestão eletrônica de documentos. Lá, cada documento tem tipo, índice e permissão de acesso, é encontrado em segundos por quem pode ver e guarda o histórico de quem consultou e alterou. É no GED que o documento digitalizado guarda os metadados do decreto junto com a imagem, e que o documento digital volta assinado para o lugar do original.

Perguntas frequentes

Documento nato digital precisa ser impresso para ter valor?

Não. Ele vale pela assinatura digital ou eletrônica que recebe. Imprimir para assinar à mão e digitalizar de volta só cria um documento digitalizado onde já havia um digital.

PDF é documento digital ou digitalizado?

Depende de como foi feito. O PDF gerado pelo computador é digital. O PDF que sai do scanner, a partir do papel, é digitalizado.

Foto do documento tirada pelo celular vale como o original?

Serve para consulta e envio. Para valer como o original, o documento precisa ser digitalizado no padrão do Decreto 10.278/2020, com os metadados e a assinatura.

O documento digitalizado fica pesquisável?

O texto impresso fica, com o reconhecimento de texto. O manuscrito é digitalizado como imagem e não fica pesquisável; para achar o documento, valem os índices definidos na digitalização, como CPF, ano e tipo.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

A digital usa um certificado ICP-Brasil, no computador, em token ou na nuvem. A eletrônica dispensa o certificado e é confirmada de outro jeito; no S-Sign, por um código enviado por e-mail. As duas têm validade jurídica; a digital é a do nível mais alto.

Como a Speedtask resolve os dois casos

Para o papel, a digitalização da Speedtask levanta o acervo, digitaliza em PDF/A a 300 dpi no padrão do Decreto 10.278/2020, indexa do jeito que você procura e entrega no GED. Para o que já nasce digital, o S-Sign faz a assinatura digital ICP-Brasil e a eletrônica no mesmo documento, de qualquer lugar e sem instalar nada. E o GED da Speedtask guarda os dois, com permissão, histórico e aviso de vencimento.

A Speedtask é uma empresa de gestão de processos e documentos, desde 2008: a mesma equipe configura, treina e sustenta depois.

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