Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais as diferenças?
Qual assinatura usar em cada documento: contrato, proposta, RH, nota fiscal, imóvel e aprovação interna. Veja a regra prática e como definir o padrão.
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04
2026
Use a assinatura eletrônica na maior parte dos documentos entre empresas e pessoas, como contratos comerciais, propostas, documentos de RH e aprovações internas, e a assinatura digital com certificado ICP-Brasil quando a lei, o órgão público, o cartório ou a outra parte exigem o nível mais alto. A diferença entre as duas é o certificado: a digital usa um certificado da ICP-Brasil e a eletrônica usa outros meios de identificar quem assina, como um código enviado por e-mail. As duas têm validade jurídica. A escolha depende do documento, e o mesmo documento pode ter as duas.
A diferença em uma linha
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica: a que usa certificado ICP-Brasil, chamada de qualificada pela Lei 14.063/2020. A eletrônica sem certificado é aceita entre particulares pela MP 2.200-2/2001, desde que as partes aceitem o meio usado.
A explicação completa, com os três níveis da lei, está em assinatura digital e assinatura eletrônica: conheça as diferenças. Aqui o assunto é a escolha, documento a documento.
Qual assinatura usar em cada documento
A tabela mostra o uso mais comum em cada tipo de documento. Ela serve de ponto de partida, não substitui a análise do jurídico.
| Documento | Assinatura indicada | Por quê |
|---|---|---|
| Proposta | Eletrônica | O aceite registrado basta e ninguém precisa de certificado |
| Contrato | Eletrônica, ou digital se a outra parte pedir | Vale entre as partes; contratos de maior valor costumam pedir o nível mais alto |
| RH | Eletrônica | Termos, avisos e políticas assinados por quem não tem certificado |
| Fiscal | Digital, com e-CNPJ | A nota fiscal eletrônica e várias obrigações com o fisco usam certificado ICP-Brasil |
| Governo | A que o órgão pedir | Cada serviço público define o nível aceito |
| Imóvel | A que o cartório pedir | Escritura e registro seguem regras próprias de cartório |
| Internos | Eletrônica | Aprovações e ciência dentro da empresa, com usuário identificado |
Documentos comerciais: contratos e propostas
Em contratos e propostas entre empresas, a assinatura eletrônica costuma resolver. O que pesa é a prova que fica: quem assinou, quando, por qual meio e que o documento não mudou depois.
Quando o contrato é de valor alto, ou a outra parte tem política interna que exige certificado, a assinatura digital entra para quem tem certificado. Os outros signatários podem continuar na eletrônica. Assim, o fechamento não espera ninguém comprar certificado.
Documentos de RH
No RH, a maioria de quem assina não tem certificado digital. Por isso a assinatura eletrônica é a mais usada em termos de ciência, políticas internas, avisos e documentos do dia a dia do colaborador.
O cuidado é com a guarda: o documento assinado precisa ficar no dossiê do colaborador, com o manifesto de assinatura, e ser encontrado quando a fiscalização ou uma ação trabalhista pedir. Confirme com o jurídico e com o contador quais documentos a empresa vai assinar assim e como vai guardar cada um.
Documentos com o governo, o fisco e o cartório
Aqui a regra vem de fora. A nota fiscal eletrônica é assinada com certificado ICP-Brasil da empresa, o e-CNPJ, e várias obrigações com o fisco seguem o mesmo caminho. Outros serviços públicos aceitam a conta gov.br em níveis diferentes, e cada um define o que aceita.
Escritura, registro e transferência de imóveis seguem as regras do cartório. Antes de assinar, confirme com o cartório o tipo de assinatura e o procedimento.
Como definir o padrão de assinatura da empresa
Um padrão claro evita que cada área decida de um jeito e que o documento volte por falta de assinatura. O passo a passo:
- Liste os documentos que a empresa assina: contratos, propostas, aditivos, termos de RH, procurações, atas.
- Marque o que tem exigência de fora: lei, órgão público, cartório, cliente ou fornecedor com política própria.
- Defina o tipo padrão de cada documento: eletrônica, digital ou os dois, conforme quem assina.
- Defina quem assina e em que ordem: quem aprova antes, quem assina pela empresa, quem é testemunha.
- Defina onde o assinado fica guardado: com o manifesto, no lugar do original, com acesso por permissão.
- Valide o padrão com o jurídico e revise quando a lei ou a política de algum parceiro mudar.
Perguntas frequentes
O mesmo documento pode ter assinatura digital e eletrônica?
Sim. Cada signatário assina do jeito que pode: quem tem certificado usa a digital, e quem não tem confirma pela eletrônica.
E se a outra parte não tiver certificado digital?
Use a assinatura eletrônica para essa parte, se o documento não exigir o nível mais alto. Se exigir, ela precisa de um certificado ICP-Brasil próprio.
Documento de RH pode ser assinado eletronicamente?
Na maioria dos casos, sim, e é o uso mais comum. Confirme com o jurídico e o contador quais documentos entram e como guardar cada um.
Assinatura com a conta gov.br é assinatura digital?
Não é a assinatura ICP-Brasil. É uma assinatura eletrônica oferecida pelo governo, aceita nos serviços e situações que ele define.
Como a Speedtask ajuda a escolher e a assinar
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, tem o S-Sign: no mesmo documento, cada pessoa assina com certificado ICP-Brasil, se tiver, ou com assinatura eletrônica confirmada por código, sem instalar nada. O cadastro de assinantes não tem limite e cada pessoa pode ter o seu tipo padrão de assinatura.
Integrado ao GED e ao BPMS, o documento assinado volta guardado no lugar do original, com o manifesto e o carimbo do tempo, e o processo segue. A Speed configura, treina a equipe e entrega funcionando, para empresas de todo o Brasil.