Mapeamento de processos: o que é e como pôr em prática?

Você já ouviu falar de “poka-yoke”? É uma palavra japonesa que significa “à prova de erros”, geralmente ligada ao desenvolvimento de métodos para melhorar os trabalhos dos profissionais no dia a dia. Embora errar seja algo normal, desenvolver um bom mapeamento de processos e incrementar a gestão é uma preocupação cada vez mais comum.

Parece complicado à primeira vista? Na verdade, é simples e funciona a partir de uma demonstração visual das etapas de um processo, com cada fase composta por símbolos. Existem algumas razões pelas quais trazer esse tipo de técnica de administração pode ser útil.

A principal é a relação entre o volume de investimentos e a gestão da inovação. Quer entender melhor essa história? Então, decidimos descrever no que consiste o mapeamento de processos e como deve ser feito dentro de uma organização. Vamos lá?

O que é mapeamento de processos?

Se você tem o hábito de ler sobre gestão ou economia, talvez já tenha ouvido o termo “insumo”.  Diz respeito aos elementos usados para criar um produto.

Existem alguns tipos, como naturais, de trabalho e de capital. Por exemplo: mão de obra, matéria-prima e máquinas.

Todavia, para isso, é preciso um fornecedor, certo? Afinal, é quem promove as mercadorias para sua empresa. Isso vale para vários tipos de atividade, desde produção à comercialização. Aqui também há classificações, como monopolista, habitual, especial e por aí vai.

O mapeamento de processos é justamente a tarefa responsável por definir como os insumos vão ser recebidos do fornecedor, tratados e transformados nos produtos da sua empresa. A transformação é o que você vai chamar de processo na hora de mapear.

Qual é a utilidade do mapeamento de processos?

O objetivo do mapeamento é deixar claro como o negócio opera, trazendo à tona ações, entradas e saídas. Aqui, você pode padronizar o trabalho — especificando e uniformizando a produção.

Contudo, outro ponto forte é o desenvolvimento de projetos de melhoria, orientando o aprimoramento constante, além de prevenir e corrigir problemas.

As entradas do processo também são chamadas de inputs, representando os primeiros itens a entrar no meio de transformação. Em contrapartida, vemos os produtos finais chamados de outputs. 

Um processo é representado pela conversão de todos os inputs em outputs de maior valor. Em uma padaria, por exemplo, o forno pode ser a entrada e os pães, a saída. 

Dessa forma, os materiais e as informações são chamados de “recursos a serem transformados”, enquanto os equipamentos e os profissionais são os “recursos de transformação”.

Quais são os tipos de mapeamento de processos?

A princípio, o mapeamento de processos é uma representação gráfica. Sendo assim, isso significa que não há apenas uma forma de elaboração. Você talvez já tenha ouvido falar de algumas das que vamos citar nos próximos tópicos.

Fluxograma

O fluxograma pode contar com gráficos e ilustra de forma simples ideias e processos. Um dos pontos fortes é o fato de ser um modelo sequencial, mostrando, por exemplo, atividades e interações por símbolos. 

Desse modo, a ideia é trazer uma descrição intuitiva, promovendo compreensão de forma direta — trazendo simplicidade para aprender e trabalhar. Sabe aquelas informações que você normalmente demoraria horas para esclarecer?

Então, ter um mapa visual torna justamente essa tarefa mais simples. Cada passo é resumido em um símbolo com uma pequena descrição. Um modelo que costuma ser usado para mapeamento de processos é o fluxograma multifuncional.

SIPOC

Lembra das entradas e saídas que citamos? Então, o SIPOC é uma tabela que serve justamente para revelar isso.

A sigla quer dizer “suppliers, inputs, process, outputs e customers”. Na tradução livre, significa “fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes”.

Esses elementos formam as colunas e há a definição de cada informação verticalmente nos espaços. As linhas podem ser divididas de acordo com os dados das colunas. Por exemplo, “operações”, “procedimentos”, “peças” e por aí vai.

Em síntese, talvez você conheça por COPIS, a sigla em português. Aqui, você só precisa nomear o processo, selecionar as saídas, definir os clientes, determinar as entradas, indicar os fornecedores e apontar os subprocessos.

Como fazer o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos define o fluxo do workflow. Ou seja, uma série de passos que segue um padrão sequencial. Você só precisa prestar atenção em pontos como os que listamos ao longo dos próximos tópicos.

Determine os processos

Os processos são o principal foco do mapeamento, representados pelos conjuntos de atividades estruturadas que tornam a produção possível. Por isso, conta com a participação de procedimentos, pessoas, equipamentos e informações.

Por hora, isso se aplica a várias tarefas e inclui comercialização, produção, expedição, entrega, pós-venda, assistência técnica, entre outros. A análise facilita na hora de identificar problemas e promover mudanças.

Não existe apenas um tipo de processo e vale prestar atenção em algumas distinções. Os primários, por exemplo, são os responsáveis por gerar valor ao cliente final.

Os de gerenciamento, por sua vez, controlam os outros. Há ainda os de suporte, que apoiam os primários e os secundários. 

Identifique as entradas e saídas

Há a identificação dos outputs de forma simples, representados pelos produtos da empresa. Uma marca de carros, por exemplo, conta com veículos como o output principal. No caso dos acionistas, um output poderia ser as informações. 

Dessa forma, já os inputs, são simbolizados por informações, materiais, equipamentos, energia. Vale reparar nas diferenças entre os tipos de entradas e saídas. São tangíveis na manufatura e intangíveis nas operações de serviços.

Exemplificando, a compra de um carro é um consumo tangível, com um produto físico que conta com inputs e outputs claros. Já o atendimento hospitalar, é intangível. Não pode ser estocado e só acontece quando o cliente solicita.

Os novos modelos de gestão têm cada vez mais valorizado a liderança colaborativa e o compartilhamento de informações, sendo um papel importante, especialmente em equipes coesas. 

Junto com a mudança de mindset e flexibilização, a comunicação interna pinta como o principal tema de gestão para o mapeamento de processos. Não por acaso, a comunicação é uma das principais ferramentas de trabalho da liderança e parte disso passa por representar as ideias de forma simples.

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