Por que e como realizar uma gestão de documentos de qualidade com BPMS

Quem está em busca de melhorar seus processos deve sempre estar de olho em possíveis ferramentas que ajudem nesse trabalho. É por isso que você deve implementar uma gestão de documentos de qualidade com BPMS.

O trabalho de gestão de documentos tem tudo a ver com processos. Afinal, é necessário sempre encontrar os melhores caminhos para executar as suas atividades para que não existam perdas nem falhas.

Além disso, o uso das ferramentas certas ajuda você a minimizar os gargalos e a aprimorar a produtividade das suas equipes. Então, não basta apenas entender o valor desse tipo de solução, mas também saber escolher qual é a melhor para o seu negócio.

Quer saber mais? A seguir, você aprenderá sobre como trabalhar com uma gestão de documentos em sua empresa. Confira!

O que é um BPMS e para que ele serve?

A sigla BPMS significa Business Process Management Suite, ou sistema de gestão por processos de negócio em inglês. Desse modo, BPMS é um tipo de ferramenta cujo principal intuito é ajudar a organizar e otimizar os processos de uma empresa.

Com um BPMS, o profissional pode não apenas mapear os processos da empresa, como também planejar a modelagem de workflows. Outra possibilidade é o monitoramento de métricas de desempenho e da otimização desses processos.

Essa solução costuma ser modular, contando com partes que se conectam conforme a demanda da empresa que a contrata. Isso faz com que acabe se tornando uma ferramenta capaz de atender às particularidades de diferentes mercados e atividades.

A seguir, confira quais são as principais funcionalidades de um BPMS:

• analisar eficácia dos processos em curso na empresa;
• planejar workflows com base em processos novos ou existentes;
• monitorar desempenho das equipes em processos;
• refinar processos com base em dados;
• automatizar aspectos dos seus processos;
• identificar pontos de atenção e falhas em processos; entre outros.

Por que vale a pena trabalhar com um BPMS para gestão de documentos?

Agora que você já sabe o que é um BPMS, resta entender qual é o valor desse tipo de solução para a sua empresa. A contratação dessa ferramenta permitirá acessar uma série de benefícios que afetam a qualidade dos seus processos relacionados à gestão de documentos e demais áreas.

Veja abaixo quais são os principais benefícios de trabalhar com um BPMS para gestão de documentos em seu negócio.

Mais segurança e confiabilidade

Focar em uma gestão de documentos significa aumentar consideravelmente a segurança e a confiabilidade desses materiais. Afinal, ser desorganizado e não trabalhar com digitalização coloca todos os seus materiais em risco.

Isso também se reflete na visão que o seu público tem sobre o seu negócio. Imagine o quão severas seriam as perdas para a sua imagem no caso de perda ou vazamento de algum documento importante de seu cliente. Essa possibilidade diminui drasticamente ao usar um BPMS.

Melhora da produtividade

Visualizar os seus processos por meio da gestão de documentos oferece a oportunidade de identificar formas de melhorar a produtividade do seu time. Desse modo, pode ser que a sua equipe esteja trabalhando de uma forma menos eficiente e ninguém tenha ideia disso.

Uma ferramenta como um BPMS ajuda a ter uma visibilidade clara sobre esse aspecto das suas atividades. A partir de otimizações feitas com esses dados, será possível observar uma melhora na produtividade na forma como suas equipes lidam com documentos e em outras áreas.

Controle de acesso dos usuários

Outro aspecto da gestão de documentos que é amplamente aprimorado por um BPMS é o controle de acesso a eles. O meio digital permite que você especifique quais pessoas podem acessar e quais documentos, algo essencial para a segurança e organização do negócio.

Afinal, permitir que toda a sua equipe tenha acesso total aos seus documentos pode gerar mais problemas do que conveniências. Um controle minucioso contribui para a sua organização e também para a proteção desses documentos.

Como fazer uma gestão de documentos de qualidade com BPMS?

Os benefícios destacados acima estão ao alcance da sua organização, bastando implementar a gestão de documentos. A eficácia dessa iniciativa depende da sua capacidade de realizar as ações certas a partir das particularidades do seu negócio e do tipo de documento com o qual você lida no dia a dia.

Entenda abaixo quais são os pontos fundamentais para você fazer uma gestão de documentos com BPMS.

Saiba escolher a ferramenta certa

Existem diferentes opções de BPMS no mercado, cada uma com particularidades que podem fazer toda a diferença para o sucesso da sua iniciativa. Então, o primeiro passo que você deve seguir é o de escolher muito bem qual você vai contratar.

O segredo está em identificar quais são as principais necessidades do seu negócio. A partir daí, busque por soluções que atendam a essas demandas para minimizar os processos manuais das suas equipes.

Integre as suas equipes

Muito da produtividade de uma equipe também depende da integração dela. Assim, é fundamental que os integrantes de todos os seus times possam trabalhar bem uns com os outros, além de facilitarem a conexão de seus processos.

A comunicação é uma poderosa ferramenta para ajudar nisso. Não deixe que você tenha pessoas realizando as mesmas tarefas de formas diferentes, já que isso cria um desvio de eficácia capaz de prejudicar os seus resultados.

Monitore seus resultados

Você também deve voltar a sua atenção para os resultados de desempenho obtidos a partir do trabalho voltado à gestão de documentos. Somente assim você poderá ter certeza de que as suas iniciativas realmente fizeram a diferença e podem ser aprimoradas.

Isso também possibilita que você perceba quando os efeitos estão aquém do esperado. Nesses casos, vale a pena refazer os seus passos para entender em qual etapa da otimização dos seus processos ocorreu o problema.

A implementação de uma gestão de documentos pode proporcionar ganhos significativos de eficácia e produtividade para as suas equipes. Isso será decisivo para a conquista de resultados superiores e superar concorrentes estratégicos. Então, aproveite as informações destacadas acima para saber como começar.

Quer ajuda nisso? Basta acessar o site da Doc Soluções para conhecer todas as possibilidades que estão ao alcance do seu negócio.