Por que e como realizar uma gestão de documentos de qualidade com BPMS
Veja como conduzir os documentos da qualidade por processo: elaboração, revisão, aprovação, publicação, leitura registrada e revisão periódica, com BPMS e GED.
27
05
2025
Fazer a gestão dos documentos da qualidade com BPMS é conduzir cada procedimento, instrução e formulário por um processo com etapas, responsáveis e prazos: elaboração, revisão, aprovação, publicação, leitura registrada por quem precisa conhecer e revisão periódica. O BPMS cuida do caminho, e o GED guarda a versão que vale, com o histórico das anteriores. O resultado é o que a auditoria pede: uma versão vigente, aprovada por quem tem autoridade, com prova de quem leu e de quando foi revista.
O que são documentos da qualidade
Documentos da qualidade são os que dizem como a empresa trabalha e provam que ela trabalhou assim. Do lado do "como": manual, procedimentos, instruções de trabalho e formulários padrão. Do lado da prova: registros de inspeção, de treinamento, de não conformidade e de ação corretiva.
O problema mais comum é de versão. Circulam três arquivos da mesma instrução, ninguém sabe qual vale, e a cópia impressa na bancada é de duas revisões atrás. Para a gestão de documentos como prática geral da empresa, veja gerenciamento de documentos.
Por que usar um processo, e não só uma pasta
Uma pasta guarda o arquivo, mas não conduz o que acontece com ele. A norma ISO 9001 pede que a informação documentada seja controlada: aprovada antes do uso, revisada quando preciso, com a versão identificada e disponível onde é usada. Numa pasta, cada um desses pontos depende de alguém lembrar.
Num processo, cada revisão abre uma solicitação, passa por quem revisa e por quem aprova, e só então a versão nova é publicada e a anterior sai de uso. A pendência tem prazo, e o atraso aparece antes de virar achado de auditoria.
O ciclo do documento da qualidade
Cada etapa do ciclo tem um responsável e deixa um registro.
| Etapa | Quem faz | O que o processo garante |
|---|---|---|
| Elaborar | Área dona do documento | Rascunho a partir do modelo, com motivo da revisão |
| Revisar | Revisor técnico | Comentários registrados e prazo para responder |
| Aprovar | Quem tem autoridade | Aprovação com data e responsável |
| Publicar | Qualidade | Versão nova vigente e anterior fora de uso |
| Ler | Quem precisa conhecer | Leitura registrada, com aviso a quem falta |
| Rever | Área dona | Revisão periódica com data marcada |
Como montar a gestão dos documentos da qualidade com BPMS
O passo a passo abaixo parte do que a empresa já tem, mesmo que esteja em pastas.
- Faça a lista mestra: todos os documentos vigentes, com código, versão, área dona e data da última revisão.
- Defina os tipos de documento e quem elabora, revisa e aprova cada tipo.
- Desenhe o fluxo de revisão, com prazos por etapa e o que acontece se o revisor não responder.
- Defina quem precisa ler cada documento, por área ou função, para a leitura registrada chegar às pessoas certas.
- Marque a revisão periódica de cada documento, para o processo abrir sozinho na data.
- Ligue o documento aos registros: a não conformidade que pede mudança de procedimento abre a revisão do documento.
- Retire as cópias soltas: a versão consultada é a do repositório, e cópias impressas ficam identificadas como controladas ou não.
Não conformidade e ação corretiva no mesmo caminho
O documento e o registro andam juntos. Quando aparece uma não conformidade, ela precisa ter causa, ação, prazo e evidência, e muitas vezes a ação é mudar um procedimento. Se os dois estão no mesmo processo, a ação corretiva abre a revisão do documento, e o plano de ação avisa quem está atrasado. Assim a ação não morre na reunião.
Perguntas frequentes
O que é lista mestra de documentos?
É a relação dos documentos vigentes, com código, versão, área dona e data de revisão. Com os documentos num repositório controlado, ela deixa de ser uma planilha à parte.
Leitura registrada substitui o treinamento?
Não. A leitura registrada prova que a pessoa recebeu e leu a versão vigente. O treinamento, quando necessário, continua e também deve ser registrado.
O que fazer com as cópias impressas?
Reduzir ao mínimo e identificar como controladas, com a versão. Cópia sem controle é a origem mais comum de gente trabalhando por procedimento antigo.
BPMS e GED são a mesma coisa?
Não. O BPMS conduz o caminho (revisão, aprovação, leitura) e o GED guarda o documento com versão e histórico. Para a definição de BPMS, veja o que é BPMS.
Quais erros mais atrapalham a gestão de documentos?
Versões soltas, falta de dono e revisão que ninguém marca. Veja a lista em erros na gestão de documentos.
Como a Speedtask conduz os documentos da qualidade
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, GED e BPMS fazem parte da mesma solução: um documento no GED pode iniciar um processo, e um processo pode publicar um documento no GED. A versão é uma, controlada, com histórico e leitura registrada para a auditoria, e no BPMS cada não conformidade tem causa, ação, prazo e evidência. Clientes certificados usam a Speedtask nos processos de qualidade, contratos e fornecedores.
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