Como melhorar o gerenciamento de documentos na sua empresa?

Já sentiu aquela sensação frustrante de precisar de um papel importante e não achá-lo em nenhum lugar? Então, esse é um dos frutos mais comuns da desorganização. O gerenciamento de documentos nem sempre é simples, mas existem soluções que podem tornar a tarefa mais fácil.

Isso é principalmente verdadeiro para os que apostam em Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Se você tem o hábito de consumir noticiários, talvez tenha reparado em como a segurança dos dados está ganhando importância nos últimos anos.

O surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados e da General Data Protection Regulation, sua irmã gêmea europeia, mostram isso. Está a fim de conhecer algumas das principais ideias para melhorar a gestão de documentos? Então, continue por aqui!

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é a tarefa responsável por armazenar e direcionar os arquivos importantes da sua empresa. Você provavelmente lida com vários papéis relevantes na sua rotina, certo? Contas, contratos, notas, guias de impostos e por aí vai.

O problema é que, às vezes, o armazenamento não segue uma ordem. Isso significa que os arquivos mais consultados nem sempre são os mais fáceis de localizar. Esse tempo de busca é um ponto que precisa ser levado em conta.

Outro lado dessa tarefa é o dos documentos intermediários. Embora não sejam os mais importantes, precisam contar com o armazenamento correto. Assim, a separação dos papéis e arquivos de acordo com o uso faz parte da gestão.

Como um sistema de gerenciamento de documentos e processos pode ajudar?

Um sistema de gestão de documentos e processos armazena, gerencia e localiza as versões virtuais dos documentos de sua empresa. A solução também conta com recursos para Gerenciamento de Processos e outras vantagens como as que listamos a seguir.

Velocidade de acesso

Você já ouviu falar em "agilidade empresarial"? A ideia diz respeito à adoção de uma cultura pensada em entregas e decisões rápidas. Quando você está a alguns cliques dos documentos que você precisa, o tempo que originalmente serviria para a busca passa a ter um uso mais produtivo.

Liberação do espaço físico

Já imaginou alugar mais um espaço porque não há lugares para, por exemplo, reuniões? Então, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos faz dos HDs os únicos espaços que a papelada ocupa. No caso das soluções na nuvem, até os discos rígidos são dispensados.

O Sistema de Gerenciamento de Documentos e Processos ajuda a tomar decisões mais rapidamente e a diminuir custos. Você ainda passa a melhorar a organização, se livrar rapidamente de materiais desnecessários e aumentar as possibilidades de compartilhamento.

A Speedtask trabalha para reduzir o papel e organizar os seus documentos. Se você é do tipo que gasta com cópias e arquivamentos, um GED entregue funcionando pode ser justamente o que você precisa.

O processo é simples. Começa com o entendimento de sua real situação e a confirmação do quanto a Solução poderá ajudar.. Por isso, se você está a fim de profissionalizar seu Gerenciamento de Documentos, pode começar conhecendo nossa solução!