Como melhorar o gerenciamento de documentos na sua empresa?
Melhorar o gerenciamento de documentos começa pelas regras: política, plano de classificação, tabela de temporalidade e um dono por área. Veja como montar.
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10
2025
Para melhorar o gerenciamento de documentos, a empresa precisa de regras antes de sistema: uma política que diga como cada documento é guardado, acessado e eliminado, um plano de classificação, uma tabela de temporalidade com os prazos de guarda e um responsável por área. O sistema, como o GED, é o que faz essas regras valerem no dia a dia. Sem as regras, o sistema vira uma pasta mais cara; com elas, o documento é encontrado, protegido e guardado pelo tempo certo.
Gestão de documentos é prática, não só sistema
Gerenciar documentos é decidir, para cada tipo de documento, onde ele fica, quem pode ver, por quanto tempo ele é guardado e o que acontece depois. Essas decisões valem para o papel e para o digital.
Muitas empresas compram um sistema e continuam com o problema, porque ninguém definiu essas regras. Outras organizam bem uma área e deixam as outras do jeito antigo. A melhoria começa por fazer as mesmas perguntas em todas as áreas.
Os pilares da gestão de documentos
Quatro definições sustentam a gestão de documentos, mais uma pessoa que cuida delas. A tabela mostra o que cada uma define.
| Pilar | O que define | Exemplo |
|---|---|---|
| Política | As regras gerais de guarda, acesso e eliminação | Contrato só vale a versão assinada |
| Plano | Os tipos de documento e como se agrupam | Pessoal, contratos, fiscal, qualidade |
| Prazos | Quanto tempo cada tipo fica guardado | Tabela de temporalidade |
| Acesso | Quem vê, inclui, altera ou exclui | Dossiê só para o RH |
| Dono | Quem responde por cada tipo de documento | Gestor da área |
Política de documentos: o que ela precisa dizer
A política é um texto curto que todos conseguem seguir. Ela não substitui a tabela de temporalidade nem o plano de classificação: aponta para eles.
- Onde cada tipo de documento é guardado, e que cópias não valem.
- Como o documento é nomeado ou indexado.
- Quem aprova, quem assina e qual versão vale.
- Quem tem acesso a documentos com dados pessoais.
- Como e com que registro um documento é eliminado.
Tabela de temporalidade: quanto tempo guardar
A tabela de temporalidade diz, para cada tipo de documento, por quanto tempo ele é guardado e qual é o destino depois: eliminar ou guardar para sempre. É ela que evita os dois erros mais caros do arquivo: jogar fora cedo demais e guardar para sempre o que já podia sair.
Os prazos vêm da legislação de cada área (trabalhista, fiscal, societária) e do uso que a empresa faz do documento. Por isso, a tabela deve ser montada e revisada com o jurídico e o contador, e com um arquivista quando houver. Quando houver eliminação, faça com termo e lista dos documentos eliminados.
Responsáveis por área
Cada tipo de documento precisa de um dono: alguém que responde pelo que entra, pelo acesso e pelo prazo. Em geral, é o gestor da área que produz ou usa o documento.
O dono não guarda tudo sozinho. Ele decide as regras do seu tipo de documento e é a pessoa procurada quando uma regra precisa mudar.
Passo a passo para melhorar o gerenciamento de documentos
O caminho funciona melhor por área, começando pela que mais sofre com documentos.
- Liste os tipos de documento de cada área, do contrato ao comprovante.
- Monte o plano de classificação, agrupando os tipos por assunto ou por área.
- Defina o dono de cada tipo de documento.
- Monte a tabela de temporalidade com o jurídico e o contador.
- Escreva a política em uma ou duas páginas, com as regras de guarda, acesso e eliminação.
- Leve as regras para o sistema: tipos, índices, permissões e avisos de vencimento.
- Revise uma vez por ano, ou quando a lei ou a rotina mudar.
Onde o sistema entra
O GED é o lugar onde as regras deixam de depender da memória das pessoas. Cada tipo de documento ganha seus índices, suas permissões e seus avisos; a versão que vale é uma; e cada consulta e alteração fica registrada.
Para o dia a dia da organização (nomes, pastas, papel e digital), veja organização de documentos. Os tropeços mais comuns estão em erros na gestão de documentos, e o sistema em o que é GED.
Perguntas frequentes
Gestão de documentos e gestão documental são a mesma coisa?
Sim. As duas expressões falam do conjunto de regras e rotinas que cuidam do documento da criação ao destino final.
O que é tabela de temporalidade?
É a lista dos tipos de documento com o prazo de guarda de cada um e o destino depois do prazo: eliminar ou guardar para sempre.
Quem deve cuidar da gestão de documentos?
Cada área cuida dos seus tipos de documento, com um dono definido. Uma pessoa ou área central mantém a política e a tabela de temporalidade atualizadas.
Preciso de um arquivista?
Ajuda, principalmente para montar a tabela de temporalidade, organizar acervos antigos e conduzir a eliminação com registro.
A LGPD muda a gestão de documentos?
Muda o cuidado com os documentos que têm dados pessoais. A Lei 13.709/2018 pede que a empresa proteja esses dados, o que passa por controlar quem acessa e por quanto tempo o documento fica guardado. Confira as obrigações com o jurídico.
Como a Speedtask ajuda na gestão de documentos
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o GED funcionando a partir das regras da sua área: levanta como os documentos são procurados, monta os tipos, os índices e os perfis de acesso e configura os avisos de vencimento. Os ajustes de rotina ficam no serviço mensal, com a mesma equipe, para empresas de todo o Brasil.
Para acervos em papel, a digitalização da Speed, feita no Espírito Santo, parte da tabela de temporalidade e, se você quiser, faz a eliminação com termo e lista, acompanhada pela arquivista da Speed.