Conheça 4 erros na gestão de documentos que sua empresa deve evitar
Os 4 erros mais comuns na gestão de documentos: guardar sem regra, acesso livre, prazos soltos e digitalizar sem índice. Veja o sinal de cada um e como evitar.
09
09
2025
Os 4 erros mais comuns na gestão de documentos são: guardar sem regra (cada um salva do seu jeito), deixar o acesso livre (todo mundo vê tudo), deixar os prazos soltos (contrato que vence sem ninguém ver, documento descartado cedo demais) e digitalizar sem índice, achando que o arquivo digital se organiza sozinho. Todos têm sinais de alerta fáceis de reconhecer e uma forma direta de evitar. Veja cada um e o passo a passo para corrigir.
Os 4 erros, o sinal de alerta e como evitar
Cada erro deixa um rastro na rotina antes de virar problema. A tabela mostra o que observar e o que fazer.
| Erro | Sinal de alerta | Como evitar |
|---|---|---|
| Sem regra | "Quem tem a versão certa?" | Plano de classificação e padrão de nomes |
| Acesso | Qualquer pessoa abre o dossiê | Permissão por pessoa e por ação |
| Prazos | Contrato vencido sem decisão | Aviso de vencimento e tabela de temporalidade |
| Índice | O digital existe, mas ninguém acha | Índices definidos com quem consulta |
1. Guardar documentos sem regra
O erro mais comum é cada pessoa guardar do seu jeito: na pasta pessoal, no e-mail, com o nome que lembrou na hora. O documento existe, mas só quem salvou sabe onde está, e muitas vezes há três versões dele.
Para evitar, a empresa precisa de um plano de classificação, um padrão de nomes e um lugar para cada tipo de documento. O passo a passo está em organização de documentos.
2. Deixar o acesso aos documentos livre
O segundo erro é a pasta que todo mundo abre. Dossiês de colaboradores, contratos e documentos com dados pessoais ficam à vista de quem não precisa deles, e ninguém sabe quem consultou.
A Lei 13.709/2018 (LGPD) pede que a empresa proteja os dados pessoais, e controlar o acesso é parte disso. Para evitar o erro, defina quem pode ver, incluir, alterar ou excluir cada tipo de documento, e registre as consultas. Confira as obrigações da sua empresa com o jurídico.
3. Deixar os prazos soltos
O terceiro erro aparece de dois jeitos. No prazo de vencimento, o contrato vence ou renova sem que alguém tenha decidido, e o exame ou a certidão vencem sem aviso. No prazo de guarda, a empresa joga fora cedo um documento que precisava guardar, ou guarda para sempre o que já podia sair.
Para evitar, cada documento com vencimento precisa de um aviso que chegue a uma pessoa antes da data. E a guarda precisa de uma tabela de temporalidade, montada com o jurídico e o contador. As regras estão em gerenciamento de documentos.
4. Digitalizar sem índice e sem regra
O quarto erro é achar que digitalizar resolve sozinho. O papel vira um monte de arquivos com nomes de scanner, sem índice, e ninguém acha nada. Ou o papel é descartado sem as condições que fazem o digitalizado valer como o original.
Para evitar, defina os índices antes de digitalizar, siga o padrão do Decreto 10.278/2020 e decida o destino do papel pela tabela de temporalidade. Documentos de guarda permanente, como atos constitutivos e registros de propriedade, continuam guardados. Veja indexação de documentos e boas práticas na digitalização.
Como corrigir os erros, passo a passo
A correção funciona melhor por área, começando pela que mais sofre para achar ou controlar documentos.
- Escolha a área que mais procura documento ou mais perde prazo.
- Liste os tipos de documento e onde cada um está hoje.
- Defina o plano de classificação e o padrão de nomes.
- Defina quem acessa cada tipo e o que cada pessoa pode fazer.
- Monte os avisos de vencimento e a tabela de temporalidade.
- Defina os índices antes de digitalizar o que está em papel.
- Leve as regras para um sistema que faça tudo isso valer no dia a dia.
Perguntas frequentes
Qual é o erro mais comum na gestão de documentos?
Guardar sem regra. É dele que nascem as versões duplicadas, os documentos perdidos e o "quem tem o arquivo?".
Como saber se a gestão de documentos da empresa tem problema?
Pelos sinais: pedidos frequentes de "me manda o arquivo", contratos vencidos sem decisão, auditoria que vira mutirão e documentos que só uma pessoa sabe onde estão.
Digitalizar resolve a gestão de documentos?
Não sozinho. Sem índice, sem permissão e sem prazo, o digital repete os problemas do papel.
Usar pasta compartilhada é um erro?
Não, se houver regra. O problema começa quando a pasta é a única forma de controle e ninguém sabe quem acessou ou qual versão vale.
Quem deve corrigir os erros?
Cada área, para os seus documentos, com um dono por tipo. Uma pessoa central mantém as regras gerais e a tabela de temporalidade.
Como a Speedtask evita esses erros
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o GED funcionando para empresas de todo o Brasil. Cada documento tem tipo, índice e permissão; a versão que vale é uma; o prazo avisa antes de vencer; e cada consulta e alteração fica registrada. A mesma equipe levanta com a sua área como os documentos são procurados, monta tudo e segue com os ajustes de rotina no serviço mensal.
Para o acervo em papel, a digitalização da Speed, feita no Espírito Santo, indexa do jeito que você procura e segue o padrão do Decreto 10.278/2020.