Como fazer o gerenciamento de processos com BPMS?

Gerenciar processos é acompanhar, todos os dias, se cada processo está rodando como foi definido e decidir o que ajustar: o dono do processo olha os indicadores de prazo, gargalo e volume, trata as exceções e revisa as regras de tempos em tempos. Com um BPMS, esse acompanhamento sai do próprio processo: cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali, e o painel junta os números sem ninguém montar planilha. O gestor deixa de cobrar e passa a decidir.

O que é gerenciar um processo no dia a dia

Gerenciar um processo é o que vem depois da implantação: manter o processo rodando bem e melhorar aos poucos.

Implantar é escolher o processo, mapear, modelar e colocar para rodar; esse passo a passo está em gestão de processos. Gerenciar é o que acontece nas semanas e nos meses seguintes: olhar o que está atrasado, entender por quê, ajustar uma alçada, incluir uma etapa, tirar outra. Sem esse cuidado, o processo envelhece, as exceções voltam para o e-mail e o controle volta para a planilha.

O papel do dono do processo

O gerenciamento só acontece quando alguém responde pelo processo inteiro, e não só pela etapa do seu setor.

O dono do processo costuma ser o gestor da área mais afetada pelo resultado, como o gerente financeiro no pagamento a fornecedor ou o gestor de RH na admissão. No dia a dia, ele:

• acompanha os indicadores do processo e sabe onde o trabalho para;
• decide as exceções que a regra não previu;
• aprova as mudanças de etapa, alçada e prazo;
• conversa com as outras áreas quando a passagem entre elas trava;
• responde à auditoria com o histórico do processo.

A rotina de gerenciamento

Uma rotina simples, com frequência definida, evita que o processo só receba atenção quando dá problema.

Os indicadores que o gerenciamento acompanha

Poucos indicadores, bem escolhidos, dizem mais do que um relatório longo.

• No prazo, em risco e atrasados: quantos pedidos estão em cada situação agora.
• Tempo por etapa: quanto cada etapa leva, em média, para ser concluída.
• Gargalo: a etapa em que o trabalho mais espera.
• Volume: quantos pedidos entram e quantos são concluídos no período.
• Retrabalho: quantos pedidos voltam para correção e em qual etapa.

Com esses números, a reunião deixa de ser para perguntar como está e passa a ser para decidir o que mudar.

Como fazer uma revisão de processo

A revisão periódica é o momento de ajustar a regra com base no que os números e as pessoas mostraram.

1. Junte os números do período: prazo, gargalo, volume e retrabalho.
2. Ouça quem executa: onde a regra atrapalha, que exceção se repete, que etapa não acrescenta nada.
3. Liste as mudanças: uma alçada que sobe pedidos demais, um prazo curto ou folgado demais, uma etapa que pode sair.
4. Decida com o dono do processo o que muda agora e o que fica para depois.
5. Ajuste o processo no sistema e avise a equipe.
6. Compare na revisão seguinte se a mudança deu o resultado esperado.

Quando a revisão aponta um processo que precisa de mudança maior, veja como otimizar processos com o BPMS.

Como o BPMS ajuda no gerenciamento

O BPMS faz o gerenciamento ser parte do processo, e não um trabalho a mais.

• A tarefa chega a quem deve, na vez dela, com o que precisa para ser feita.
• O prazo avisa antes de estourar e escala para o gestor quando é preciso.
• O andamento fica visível: cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali.
• Os indicadores aparecem em painel, por processo e por setor.
• O histórico fica registrado: quem fez o quê, e quando, pronto para a auditoria e para a ISO.
• O documento fica junto do processo, no GED, e não em pastas soltas.

O detalhe do controle de atividades está em 7 benefícios do BPMS para o controle de atividades.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre gestão e gerenciamento de processos?

No uso do dia a dia, as duas palavras se misturam. Neste blog, a gestão de processos trata de implantar a forma de gerir pelos processos; o gerenciamento, de acompanhar e ajustar cada processo depois que ele roda.

Quem deve gerenciar o processo?

O dono do processo, que responde pelo resultado do caminho inteiro. As pessoas que executam cada etapa participam das revisões.

Com que frequência revisar um processo?

Os números do dia e da semana são acompanhados sempre. A revisão completa, com quem executa, costuma fazer sentido de tempos em tempos, ou quando os indicadores mostram que algo mudou.

O gerenciamento serve para processos entre várias áreas?

Serve, e é onde ele mais ajuda. Os processos que atravessam a empresa de ponta a ponta estão em gerenciamento de processos de negócio.

Preciso de alguém só para gerenciar processos?

Não necessariamente. Com o BPMS, o acompanhamento sai do próprio processo e o dono dedica o tempo às decisões. Quando a empresa tem muitos processos para organizar e ninguém para cuidar deles, uma equipe externa pode conduzir esse trabalho.

Como a Speedtask apoia o gerenciamento de processos

A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando no BPMS da Speedtask, com os indicadores de prazo, gargalo e tempo por etapa no painel. Depois da entrega, os ajustes de rotina, como uma etapa nova, uma regra ou um usuário, ficam dentro do serviço mensal, feitos pela mesma equipe que construiu.

Para a empresa que não tem quem cuide de processos, o Speed Contínuo traz um gestor de projetos da Speed que conduz a automação da empresa inteira, um processo por vez, sem limite de horas. A Speed atende empresas de todo o Brasil.

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