Gestão de processos: o que é e quais os benefícios dessa prática?
Veja como implantar a gestão de processos na empresa, passo a passo: escolher o primeiro processo, mapear, modelar, colocar para rodar, medir e melhorar.
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2024
Gestão de processos é gerir a empresa pelo caminho que cada trabalho percorre, do pedido à entrega, com regra, prazo e responsável em cada etapa; os benefícios são prazo visível, menos retrabalho, continuidade quando alguém sai e histórico pronto para a auditoria. Para implantar, o caminho é sempre o mesmo: escolher um processo que trava, mapear com quem faz, modelar como ele deve correr, colocar para rodar, medir e melhorar. Um processo por vez, com o gestor da área envolvido.
O que é gestão de processos e para que serve
Gestão de processos é a prática de definir, executar e acompanhar os processos da empresa para que o trabalho rode do mesmo jeito todos os dias e melhore com o tempo.
Serve para resolver problemas que todo gestor reconhece: a aprovação parada no e-mail, o controle numa planilha com três versões, o contrato que vence sem ninguém ver, o processo que sai junto quando alguém sai da empresa. Os tipos de processo e as vantagens, uma a uma, estão em gestão de processos: tipos e vantagens.
O que precisa estar definido antes de começar
A implantação anda mais rápido quando três coisas estão claras desde o primeiro dia.
- Quem decide: um diretor ou gestor que escolhe as prioridades e destrava as discussões entre áreas.
- Quem é o dono do processo: o gestor que vai responder pelo resultado do processo inteiro, e não só pela parte do seu setor.
- Quem explica a rotina: as pessoas que pedem, conferem, aprovam e executam, com tempo reservado para o levantamento.
Sem o gestor da área na mesa, o desenho sai bonito e ninguém segue.
Como implantar a gestão de processos, passo a passo
O passo a passo abaixo vale para o primeiro processo e se repete para cada um dos seguintes.
- Liste onde o trabalho trava. Aprovações paradas, controles em planilha, documentos que ninguém acha, pedidos que só andam com cobrança.
- Escolha o primeiro processo. Prefira um de volume alto e com aprovação, como pagamento a fornecedor, admissão ou contratos. O ganho aparece rápido e a equipe aprende a trabalhar por processo.
- Mapeie como o processo corre hoje. Levante com quem faz: quem pede, quem confere, quem aprova, onde a informação se perde e quanto tempo cada etapa leva.
- Modele como ele deve correr. Defina etapas, regras, alçadas por valor e por tipo, prazos e o que acontece nas exceções. Decida também que documento acompanha cada etapa.
- Coloque para rodar. Configure o processo num sistema de processos (BPMS), valide com a área, treine a equipe e defina a data em que o controle antigo deixa de ser usado.
- Meça desde o primeiro dia. Acompanhe quantos pedidos estão no prazo, em risco ou atrasados, em qual etapa o trabalho para e quanto tempo cada etapa leva.
- Ajuste o que os números mostraram. Uma alçada que sobe pedidos demais para a diretoria, uma etapa que não acrescenta nada, um prazo curto demais.
- Siga para o próximo processo. Um por vez, para cada um entrar em produção limpo e a equipe assimilar antes do seguinte.
Exemplo: implantando a aprovação de pagamentos
Um exemplo mostra como os passos se encaixam num processo real do dia a dia.
| Implantação | O que acontece | O que muda |
|---|---|---|
| Escolha | A diretoria vê pagamentos atrasando e escolhe esse processo | Prioridade decidida |
| Mapa | A equipe levanta com Compras, gestores e Financeiro como a nota corre hoje | A nota espera no e-mail de três gestores |
| Modelo | Define a alçada por valor, o prazo de cada etapa e os anexos obrigatórios | A regra sai da cabeça das pessoas |
| Produção | O processo roda no sistema, e o gestor aprova pelo celular | O e-mail de aprovação sai de uso |
| Painel | O andamento aparece por etapa, no prazo, em risco ou atrasado | Ninguém precisa perguntar |
| Ajuste | Pedidos pequenos deixam de subir para a diretoria | A aprovação fica mais rápida |
Erros comuns na implantação
Os tropeços mais comuns têm pouco a ver com tecnologia e muito com a forma de conduzir.
- Querer implantar tudo de uma vez: a equipe não assimila e nenhum processo fica bem feito.
- Mapa que termina no papel: o desenho em PDF não muda a rotina; o processo precisa entrar em produção.
- Copiar o processo de hoje para o sistema: levar o e-mail de três gestores para dentro do sistema não resolve. A hora de mudar a regra é a modelagem.
- Deixar a configuração com alguém da casa sem tempo: o projeto para quando essa pessoa muda de função ou sai.
- Parar de medir depois da entrega: sem acompanhamento, o processo volta para o e-mail e a planilha.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para implantar a gestão de processos?
Depende do processo e do ritmo em que a área participa. Processos simples entram em produção em dias; os complexos levam mais, mas não precisam esperar um grande projeto acabar.
Preciso mapear todos os processos antes de começar?
Não. Comece por um processo que trava hoje e siga um por vez. O mapa completo da empresa se forma pelo caminho.
Gestão de processos precisa de sistema?
Dá para começar sem, mas é o sistema que faz a regra ser cumprida, avisa antes do prazo e guarda o histórico. Veja o que é BPMS.
Quem deve ser o dono do processo?
O gestor que responde pelo resultado do processo inteiro, como o gerente financeiro no pagamento a fornecedor. O papel dele no dia a dia está em gerenciamento de processos.
E depois que o processo está rodando?
Ele passa a ser acompanhado e ajustado. Para melhorar um processo que já roda, veja como otimizar processos com o BPMS.
Como a Speedtask implanta a gestão de processos
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, implanta a gestão de processos com a mesma equipe do começo ao fim: diagnóstico, mapeamento com a sua área, construção, entrega em produção com a equipe treinada, sustentação e gestão à vista no painel. Em 3 dias o ambiente fica pronto; o seu processo entra depois do levantamento. Tudo roda no BPMS da Speedtask.
Para levar a gestão de processos à empresa inteira, o Speed Contínuo conduz um processo por vez, sem limite de horas, com valor fixo mensal. A Speed atende empresas de todo o Brasil.