7 benefícios do BPMS para o controle de atividades
Veja 7 benefícios do BPMS para o controle de atividades: responsável e prazo em cada tarefa, alerta antes do atraso, histórico e indicadores sem planilha.
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2024
Com um BPMS, o controle de atividades deixa de ser uma planilha que alguém atualiza e passa a ser o próprio processo: cada tarefa tem responsável e prazo, chega a quem deve na vez certa, avisa antes de atrasar e deixa registrado quem fez o quê, e quando. O gestor vê o andamento em painel, sem precisar cobrar ninguém. Os sete benefícios principais são: responsável definido, ordem certa, alerta antes do atraso, andamento visível, histórico completo, indicadores e mais tempo do gestor para decidir.
O que é controle de atividades
Controle de atividades é saber, a qualquer momento, o que está sendo feito, por quem, desde quando e até quando.
Numa área com dez pedidos por dia, isso parece simples. Com cem, divididos entre Compras, gestores e Financeiro, a resposta passa a depender de perguntar a cada pessoa. O controle de atividades bom não pede esforço extra da equipe: ele sai do próprio trabalho, porque cada tarefa já nasce com dono, prazo e etapa.
Por que planilha e e-mail não controlam atividades
A planilha e o e-mail registram o que alguém lembrou de anotar, e não o que de fato aconteceu.
- A planilha fica velha: depende de alguém atualizar, e cada área tem a sua versão.
- O e-mail esconde o responsável: com três gestores copiados, ninguém sabe com quem está a aprovação.
- O prazo só aparece quando estourou: não há aviso antes, só a cobrança depois.
- A mensagem some: o "pode seguir?" respondido por áudio não fica em lugar nenhum para a auditoria.
Planilha, quadro de tarefas e BPMS
Os três ajudam a organizar o trabalho, mas só o BPMS controla a atividade dentro de um processo com regra.
| Comparação | Planilha ou quadro de tarefas | BPMS |
|---|---|---|
| Quem faz | Anotado à mão, quando lembram | Definido pela regra do processo |
| Prazo | Uma coluna que ninguém confere | Alerta antes de estourar e escala quando é preciso |
| Ordem | Cada um puxa o que achar mais urgente | A tarefa chega na vez certa, depois da etapa anterior |
| Aprovação | Fora do controle, no e-mail | Vai a quem tem alçada, pelo valor e pelo tipo |
| Histórico | Some quando a linha é apagada | Quem fez o quê, e quando, fica registrado |
| Andamento | É preciso perguntar | Aparece em painel |
Os 7 benefícios do BPMS para o controle de atividades
Cada benefício abaixo sai do processo rodando no sistema, e não de um controle à parte.
- Cada atividade tem responsável e prazo. A regra do processo diz quem faz cada etapa e em quanto tempo. Ninguém precisa distribuir tarefa à mão.
- A tarefa chega na vez certa. A etapa só chega a quem vai executá-la quando a anterior termina, com o que precisa para ser feita: a nota conferida, o contrato anexado.
- O atraso aparece antes de acontecer. O prazo avisa antes de estourar e escala para o gestor quando é preciso.
- O andamento fica visível sem cobrar ninguém. Cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali.
- O histórico fica pronto para a auditoria. Quem fez o quê, e quando, fica registrado em cada processo, junto com os documentos. A auditoria e a ISO recebem a evidência do próprio processo.
- Os indicadores saem do trabalho. Prazo, gargalo e tempo por etapa aparecem em painel, por processo e por setor, sem reunião para saber como está.
- O gestor sai da cobrança e vai para a decisão. Com o controle no processo, o tempo que ia para perguntar "já foi?" passa a ir para ajustar regras e resolver exceções. É o que chamamos de liberdade gerencial.
Como começar o controle de atividades com BPMS
O controle de atividades começa por um processo, e não pela empresa inteira.
- Escolha um processo em que o controle falha hoje, como aprovação de pagamento, admissão ou chamados internos.
- Levante com quem faz: etapas, responsáveis, alçadas e prazos de cada etapa.
- Defina o que precisa ser medido: prazo por etapa, volume, atrasos.
- Coloque o processo para rodar e treine a equipe.
- Olhe o painel toda semana e ajuste a regra onde o trabalho para.
- Siga para o próximo processo, um por vez.
Perguntas frequentes
Controle de atividades é o mesmo que gerenciador de tarefas?
Não. Um gerenciador de tarefas organiza listas e quadros. O BPMS controla as atividades dentro de um processo, com regra, alçada, prazo e histórico.
A equipe vai ter mais trabalho para alimentar o sistema?
Não deveria. O controle sai do trabalho que a equipe já faz: a tarefa chega pronta, na vez certa, e o registro acontece quando ela é concluída.
Dá para ver as atividades por pessoa?
Sim. Cada tarefa tem um responsável, e o painel mostra o que está com cada pessoa e com cada área, no prazo, em risco ou atrasado.
O BPMS serve para atividades que não se repetem?
Ele é feito para o trabalho que se repete. Para uma entrega única, com começo e fim, o caminho é a gestão de projetos. Veja a diferença entre gestão por processos e gestão de projetos.
O que é preciso para começar?
Um processo escolhido e a área que o executa disponível para explicar como ele corre. Veja o que é BPMS e o dia a dia do gerenciamento de processos.
Como a Speedtask entrega o controle de atividades
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando no BPMS da Speedtask, já com o controle de atividades dentro: responsável, alçada e prazo em cada etapa, alerta antes do atraso e histórico de quem fez o quê. A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois.
Os indicadores de prazo, gargalo e tempo por etapa fazem parte da entrega, e o acesso é pela web e pelo aplicativo no celular. São 15 milhões de tarefas concluídas, para empresas de todo o Brasil.