Entenda o que é GED e escolha a melhor solução para sua empresa

Acima de tudo, quanto tempo sua empresa perde no dia a dia com produção, impressão, assinatura e busca de documentos? Se você ainda opta pelo uso do papel ou não conta com um sistema organizado que te auxilie neste fim, provavelmente terá muitos desperdícios. Mas calma, entenda o que é GED e seus problemas poderão ser solucionados.

Atualmente há uma forma de conseguir contornar isso e trazer maior celeridade, bem como agregar estratégias mais interessantes para seu negócio e, consequentemente, aumentar seus lucros. Parece milagre, mas essa forma tem outro nome e se chama GED. Você sabe o que significa essa sigla?

Se ainda não sabe, explicaremos para você nesse artigo. Te apresentaremos também os benefícios de implantar uma solução GED no seu negócio, além de te ajudar a definir o que levar em consideração na hora de escolher. Boa leitura!

Entenda o que é GED

Em suma, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mais conhecido como GED, é uma subárea da administração que é responsável por trazer as melhores tecnologias para:

• a produção;
• armazenamento;
• gerenciamento;
• backup;
• edição;
• assinatura de documentos de forma eletrônica.

De fato, o mais bacana é que esse sistema de gerenciamento, além de facilitar e muito o dia a dia das empresas, ainda agrega mais segurança e controle nos processos da organização.

Quais os benefícios de implantar o GED na empresa?

No parágrafo anterior, mostramos o significado da GED, mas agora apresentaremos a importância de compreender que o uso dela traz benefícios como nunca alcançados pelas empresas com uso do velho e conhecido papel.

É possível, por exemplo, com a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos, que impressoras e cartuchos se tornem itens obsoletos e com isso muito dinheiro será economizado. Já imaginou o quanto isso pode fazer a diferença na sua empresa?

Assim sendo, vejamos a seguir outros pontos que podem trazer vantagens para o negócio:

• Adequação para a nova era da Transformação Digital;
• Facilidade para criar, encontrar, gerenciar e assinar os documentos;
• Busca de informações por meio de palavras-chave;
• Maior proteção para as informações da empresa;
• Velocidade nas ações que dependem de gestão de documentos;
• Adoção do conceito de paperless, trazendo redução de custos e maior sustentabilidade para as empresas.

O que levar em consideração ao escolher uma solução de GED?

Em conclusão, você já viu até aqui o que é GED, quais vantagens que essa linha de gestão pode oferecer ao seu negócio, mas está na hora de conhecer e identificar os itens que devem ser levados em consideração na hora de escolher a solução que melhor irá te atender.

Antes de escolher identifique se:

• a solução roda em nuvem: isso é importante para que os arquivos possam ser acessados a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento, facilitando a circulação de documentos;
• possui BPMS integrado: o BPMS é o Business Process Management Suite (Sistemas de Gestão de Processos de Negócios). São sistemas que permitem gerenciamentos de fluxos de processos internos, acelerando a execução de atividades na organização, principalmente, por meio da automatização de processos;
• possui flexibilidade para aceitar quaisquer tipos de documentos;
• permite o armazenamento de um grande volume de dados;
• permite, de forma flexível, definir quem pode acessar e/ou alterar documentos;
• há a possibilidade de exportar grandes volumes de documentos e de forma organizada, entre outros.

Essas questões, portanto, são importantes, principalmente, para entender se é possível viabilizar funções essenciais do negócio. 

Assim, escolher uma solução que esteja adequada para o dia a dia da empresa é uma ação estratégica e essa análise anterior é fundamental.

Para isso, conte com a Doc Soluções. Além de trazer a melhor solução para sua empresa, você terá o suporte para uma implementação de um novo modelo de gestão, minimizando possibilidades de eventuais erros e garantindo maior potencial de sucesso.

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