Guia de como fazer uma gestão de contratos eficiente: 6 dicas de boas práticas

Para fazer uma gestão de contratos eficiente, trate cada contrato como um processo com etapas, responsável e prazo: pedido, minuta, aprovação por alçada, assinatura, guarda com data de vencimento e acompanhamento das obrigações até a decisão de renovar ou encerrar. O ponto que mais falha é o fim: o contrato vence sem ninguém ver, ou renova sem que alguém tenha decidido. Por isso o alerta de vencimento precisa chegar a uma pessoa, com antecedência, e pedir uma decisão. Veja o passo a passo e como montar os alertas.

O que uma gestão de contratos eficiente precisa garantir

A empresa precisa saber, a qualquer momento, o que tem contratado, o que está correndo e o que vai vencer. Se isso depende de procurar no e-mail ou perguntar a alguém, a gestão ainda está nas pessoas.

São quatro perguntas:

• Quais contratos estão vigentes, com quem e de que valor.
• Qual é a versão que vale, ou seja, a assinada, com os aditivos.
• Quais obrigações estão correndo: entregas, pagamentos, reajustes, garantias e documentos que a outra parte precisa apresentar.
• Quando cada contrato vence e quem vai decidir o que fazer com ele.

Para a definição e o ciclo de vida do contrato, veja o que é gestão de contratos.

Passo a passo da gestão de contratos, do pedido à renovação

São seis etapas, cada uma com responsável e registro, para a seguinte começar sem cobrança.

1. Pedido. A área que precisa do contrato abre a solicitação com objeto, valor estimado, vigência e a outra parte. Pedido incompleto não segue.
2. Minuta. O jurídico ou o responsável por contratos parte de um modelo padrão para cada tipo de contrato e registra o que mudou.
3. Aprovação por alçada. A minuta vai para quem tem alçada pelo valor e pelo tipo de contrato. Cada aprovação fica registrada, com data e responsável.
4. Assinatura. Os signatários assinam na ordem definida, de preferência com assinatura digital ou eletrônica, e a empresa sabe na hora quem ainda falta.
5. Guarda com índices e datas. O contrato assinado vai para um repositório único, com tipo, parte, valor, início, vencimento e responsável, junto dos aditivos, certidões e apólices.
6. Acompanhamento e decisão no vencimento. As obrigações são conferidas durante a vigência e, antes do vencimento, o responsável recebe o alerta e decide: renovar, renegociar ou encerrar. Se houver aditivo, ele volta para as etapas 2 a 5.

Quem faz o quê em cada etapa

Em empresas menores, uma pessoa pode cuidar de minuta, guarda e acompanhamento. O que não pode faltar é um responsável por contrato, com nome.

Alertas de vencimento: como montar para nenhum contrato vencer sem decisão

O alerta só funciona se chegar a alguém que decide, com tempo para decidir:

• Antecedência pelo contrato, não por regra única. Se o contrato pede aviso prévio ou renova sozinho, o alerta chega antes da data em que ainda dá para não renovar, com folga para negociar.
• Alerta que pede decisão. O alerta vai para uma pessoa, não para uma caixa compartilhada, e abre a tarefa de decidir: renovar, renegociar ou encerrar.
• Escalonamento. Se o responsável não decide no prazo, o alerta sobe para quem está acima dele.
• Outras datas: reajuste, validade de certidões e apólices, entregas parciais e fim de garantia.

Assinatura e guarda: onde o contrato costuma se perder

O contrato muitas vezes é impresso, assinado à mão, digitalizado e enviado de volta, e a versão final fica no e-mail de alguém. A assinatura digital ou eletrônica encurta esse caminho. No Brasil, a MP 2.200-2/2001 dá validade à assinatura com certificado ICP-Brasil e admite outros meios de comprovação aceitos pelas partes; a Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. Para entender a diferença entre elas, veja assinatura digital e assinatura eletrônica. Confirme com o jurídico qual nível cada tipo de contrato exige.

Na guarda, defina os índices de busca (parte, tipo, valor, vigência, responsável). Contrato, aditivos e documentos de apoio ficam juntos, e a versão que vale é a assinada.

Como começar com os contratos que já existem

Para os contratos que já existem, comece por um inventário: junte tudo num lugar só, inclusive o que está nas áreas e em papel; registre de cada um a parte, o valor, o vencimento, se renova sozinho e o responsável; confira se a versão guardada é a assinada; e trate primeiro os que vencem antes. Depois disso, eles entram na etapa 6, como os novos.

Perguntas frequentes

Qual é o primeiro passo para organizar a gestão de contratos?

Fazer o inventário dos contratos vigentes, com parte, valor, vencimento e responsável. Sem saber o que existe, não há como montar alertas.

Uma planilha resolve a gestão de contratos?

Para poucos contratos, ajuda a ter a lista. Mas a planilha não avisa sozinha, não registra quem aprovou e não guarda a versão assinada junto: o controle depende de quem lembra de abri-la.

Com quanta antecedência deve chegar o alerta de vencimento?

Depende do contrato. A referência é o prazo de aviso previsto nele para não renovar ou para renegociar: o alerta precisa chegar antes desse prazo, com tempo para a decisão.

Contratos com fornecedores pedem algum cuidado a mais?

Sim, nas cláusulas e no acompanhamento das entregas. Veja contratos com fornecedores.

Como a Speedtask organiza a gestão de contratos

Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, o contrato vira um processo com regra, prazo e responsável. No BPMS, o pedido segue a alçada até quem decide, e o contrato com data inicia o processo sozinho: o gestor decide renovar ou encerrar, e o aditivo é gerado, aprovado e guardado junto do contrato. Com o S-Sign, as partes assinam na sequência definida, de qualquer lugar, e o contrato assinado volta para o GED, onde fica com aditivos, certidões e apólices, com data e alerta de vencimento.

A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Veja como entregamos.

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