Como acabar com o arquivo morto?

O arquivo morto, ou arquivo permanente como é chamado atualmente, pode representar um grande problema para muitas empresas. 

A obrigação de manter arquivos armazenados acaba gerando a necessidade de se ter uma forma de guardar todos esses documentos. Sendo assim, esse monte de papel, por melhor que seja o sistema de arquivos, tende a gerar muitos problemas para a empresa.

São diversos os problemas que vem acompanhados com a grande quantidade de papel armazenada e hoje vamos falar um pouco mais sobre cada um deles e sobre como podemos acabar com esse tipo de situação.

Problemas em utilizar o arquivo morto

Existem diversos problemas na gestão de documentos de uma empresa. Nesse sentido, resolvemos juntar os 3 principais problemas relacionados ao arquivo morto e, por fim, vamos te mostrar a melhor solução para todos esses problemas.

Falta de controle da movimentação dos documentos 

Em uma sala de arquivo morto são colocados muitos e muitos documentos. Saber qual caixa está com quem, qual arquivo foi para qual setor, quem foi a última pessoa a mexer em determinado arquivo são tarefas extremamente complicadas. 

Na maioria das vezes, os problemas aparecem quando se quer um arquivo, mas não se sabe com quem está ou quem foi o último a utilizá-lo. 

Duplicidade de documentos

Pense em uma empresa com diversos departamentos, todos trabalhando em um mesmo projeto. Sempre que alguém precisa de um documento é feita uma cópia.

Quando esses documentos vão para o arquivo, você fica com diversas cópias iguais, do mesmo documento, apenas ocupando espaço e atrapalhando na hora de encontrar outros papéis.

Perda de documentos 

Imagine uma sala de arquivos gigantes, com milhares de caixas. 

Uma pessoa retira um documento, mas antes de devolver, outra pessoa pega esse documento com ela e assim ele vai passando de mão em mão, até que, quando é devolvido, é colocado na pasta errada.

Em muitos casos, é seguro dizer que esse documento nunca mais vai ser encontrado. 

Afinal, são milhares e milhares de papéis todos os dias sendo arquivados em pastas, um ao lado do outro, com uma variedade imensa de informações diferentes. Vasculhar tudo isso em busca de um único documento é, muitas vezes, inviável.

A solução para o arquivo morto!

A Doc Soluções possui uma solução ótima para você conseguir acabar com todos os seus problemas com arquivo morto. Com sistemas de arquivamento digitais você pode dizer adeus aos papéis e à burocracia e ganhar mais tempo com a produtividade.

Utilizando um sistema de compartilhamento de arquivos, você acaba com a duplicidade de papel, o sistema sempre registra a última pessoa a utilizar o arquivo, e ele fica sempre armazenado no mesmo local. 

Você elimina todos os grandes problemas do arquivo morto, utilizando um sistema inteligente, e ainda de quebra também economiza espaço na sua empresa, sem precisar guardar cópias impressas de todos os documentos.

Se você quer saber mais sobre o que são esses sistemas, como eles funcionam e como podem ser implantados no seu negócio, aproveite e fale agora mesmo com um especialista da Doc.