Digitalização de documentos: por que você deveria abandonar a papelada
Veja como funciona o serviço de digitalização de documentos, do levantamento à entrega, quando vale terceirizar e o que a empresa recebe no fim.
10
08
2025
Digitalização de documentos é transformar o acervo em papel em arquivos digitais pesquisáveis, organizados pelos índices que a empresa usa para procurar, como CPF, ano e tipo de documento. Como serviço, ela vai além de passar folhas no scanner: inclui levantar o acervo, preparar o papel, digitalizar no padrão certo, indexar, conferir e entregar no lugar onde o documento vai ser usado. No fim, a empresa encontra em segundos o que antes exigia abrir caixas, e decide com o jurídico o que fazer com o papel.
Como funciona o serviço de digitalização de documentos
Um projeto de digitalização bem feito segue seis etapas, e o preço sai da primeira.
- Levantamento. Tipos de documento, período, volume de caixas, organização atual, tabela de temporalidade e como a empresa vai buscar.
- Preparação. Limpeza, retirada de grampos e clipes, cuidado com documentos frágeis, encadernados e de formatos diferentes.
- Digitalização. Scanner profissional com reconhecimento de texto, imagem em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020.
- Indexação. Por pasta ou documento a documento, com os índices definidos com a empresa.
- Entrega. Organizado por ano, mês e tipo, no GED, no sistema da empresa ou em mídia, com a devolução do acervo.
- Eliminação, se a empresa quiser. Com termo de eliminação e lista dos documentos, conforme a tabela de temporalidade.
As boas práticas de cada etapa estão em melhores práticas na digitalização de documentos.
Fazer internamente ou terceirizar a digitalização
A decisão depende do volume, do prazo e de quem vai cuidar do trabalho.
| Fazer na empresa | Terceirizar | |
|---|---|---|
| Acervo | Poucas caixas, do dia a dia | Acumulado, centenas ou milhares de caixas |
| Equipe | Alguém da casa digitaliza e indexa | Equipe do fornecedor, sem ceder gente |
| Prazo | Divide tempo com a rotina | Ritmo de projeto, com prazo combinado |
| Padrão | Depende de treino e conferência | Processo padronizado e auditável |
| Custo | Equipamento, tempo e espaço | Por página, a partir do levantamento |
Muitas empresas fazem as duas coisas: terceirizam o acervo antigo e digitalizam o que chega no dia a dia, com scanner próprio ou alugado. Para documentos avulsos, um aplicativo de digitalização pode bastar.
Quando vale contratar um serviço de digitalização
O serviço costuma fazer sentido quando o papel já pesa na rotina.
- O arquivo ocupa uma sala inteira, ou a empresa paga guarda terceirizada todo mês.
- Usar um documento é ir ao arquivo, abrir a caixa, achar, copiar e guardar de volta.
- É preciso liberar um espaço com prazo, por mudança ou reforma.
- A auditoria pede documentos de anos atrás, e a busca vira mutirão.
- Ninguém sabe o que pode ser digitalizado, guardado ou descartado.
O que a empresa recebe no fim
A entrega de uma digitalização é o acervo pronto para uso, não uma pasta de imagens soltas. A empresa recebe os arquivos em PDF/A, pesquisáveis no texto impresso, com os índices combinados e a organização que reconhece. Recebe também o acervo físico de volta, ou o termo de eliminação com a lista do que foi descartado, se essa foi a decisão.
Entregue num GED, o documento ganha ainda os metadados do decreto, permissões de acesso e histórico de consulta. Para entender quando o digitalizado vale como o original, veja documento digital e documento digitalizado.
Onde a digitalização é feita
Há dois modelos, e a escolha depende de o documento poder ou não sair da empresa. No primeiro, o acervo vai para um centro de digitalização, com coleta, guarda segura enquanto é digitalizado e devolução; a empresa não cede espaço nem gente. No segundo, quando o documento não pode sair, a equipe monta a base dentro da empresa, com scanner e equipamentos próprios.
Perguntas frequentes
Quanto custa digitalizar documentos?
Em geral, o valor é por página e sai do levantamento do acervo: tipos de documento, estado do papel, volume e índices. Tabela genérica costuma esconder surpresa no meio do caminho.
Documentos escritos à mão ficam pesquisáveis?
Não. São digitalizados como imagem e podem ser indexados, mas o reconhecimento de texto lê o impresso, não o manuscrito.
Depois de digitalizar, posso jogar o papel fora?
Depende do tipo de documento, do prazo de guarda e de como ele foi digitalizado. A decisão é da empresa e do jurídico, com base na tabela de temporalidade.
A digitalização substitui o GED?
Não. A digitalização transforma o papel em arquivo; o GED guarda, controla o acesso e faz o documento entrar nos processos. Veja o que é GED.
Como a Speedtask digitaliza documentos
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, faz a digitalização de documentos do levantamento à entrega, com mais de 50 milhões de páginas de documentos de clientes, entre GED e digitalização. A digitalização é feita no Espírito Santo: o Centro de Digitalização recebe acervos de todo o estado, com coleta e devolução, e, quando o documento não pode sair, a Speed monta a base na empresa, na Grande Vitória. A imagem sai em PDF/A a 300 dpi, no padrão do Decreto 10.278/2020, e a medição das páginas é feita a cada 30 dias.
A arquivista da equipe orienta pela tabela de temporalidade e acompanha a eliminação com termo, se você quiser. Para quem digitaliza por conta própria, há locação de scanner profissional e treinamento da equipe.