4 exemplos de processos manuais ultrapassados do dia a dia corporativo
Planilha, e-mail, WhatsApp e papel: os riscos de controlar processos assim, lado a lado, e por onde começar a sair do manual, passo a passo.
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2023
Os quatro processos manuais mais ultrapassados no escritório são o controle em planilha, a aprovação por e-mail, a decisão pelo WhatsApp e o documento em papel indo e voltando para assinar. Os quatro têm o mesmo risco: o andamento depende de alguém lembrar, a regra fica na cabeça de quem sabe e não sobra histórico de quem decidiu o quê. Veja o risco de cada um, a comparação lado a lado e por onde começar a sair do manual.
1. Controle em planilha
A planilha costuma nascer para resolver um problema rápido e acaba virando o sistema da área. O risco aparece quando várias pessoas dependem dela.
Logo surgem as versões: "controle_v3_FINAL", a cópia de alguém, a que foi mandada por e-mail. Ninguém sabe qual vale. O prazo de um contrato ou de um documento do colaborador está lá, mas só avisa se alguém abrir e olhar. E não há registro de quem alterou o quê.
2. Aprovação por e-mail
O e-mail é bom para conversar e ruim para aprovar. A aprovação fica numa caixa de entrada, junto com centenas de outras mensagens.
O pedido vai com três gestores copiados, cada um esperando o outro. Chegam respostas em cadeia, "RE: RE: Aprovação", e a pergunta "qual é a alçada disso mesmo?". Quando alguém sai de férias, o pedido para. E para saber se foi aprovado, é preciso procurar a mensagem certa. O post como reduzir o volume de e-mails trata disso em detalhe.
3. Decisão pelo WhatsApp
O WhatsApp é rápido, e por isso virou canal de trabalho. O problema é que ele não guarda a decisão num lugar que a empresa consiga consultar depois.
A tarefa chega por mensagem, a aprovação vai por áudio e o "pode pagar?" se perde entre outras conversas. O chamado da operação fica num grupo, e ninguém sabe quem atendeu. Quando a auditoria pergunta quem aprovou, a resposta está no celular de alguém.
4. Documento em papel
O papel ainda aparece onde há assinatura e guarda. O contrato é impresso, assinado à mão, digitalizado e enviado de volta, e o fechamento espera o papel.
Depois de assinado, o documento vai para uma pasta ou uma caixa. Achar é ir até o arquivo e abrir caixa. O papel corre risco de extravio, mofo e sinistro, e ocupa um espaço que a empresa precisa.
Os riscos de cada canal, lado a lado
A tabela resume o que cada canal coloca em risco e por onde sair dele.
| Canal | O risco | Por onde sair |
|---|---|---|
| Planilha | Versões diferentes, prazo sem aviso, nenhum registro de alteração | Andamento e prazo no próprio processo, com aviso antes de vencer |
| Aprovação parada na caixa de entrada, alçada esquecida | Aprovação que chega a quem tem alçada, também pelo celular | |
| Decisão sem registro, tarefa sem responsável | Cada pedido com número, responsável e prazo | |
| Papel | Assinatura que atrasa, documento que some ou estraga | Documento no GED e assinatura digital ou eletrônica |
O risco comum aos quatro é a dependência de pessoas: quando quem sabe sai, o processo sai junto.
Por onde começar a sair do manual
Sair do manual não precisa ser um grande projeto. Funciona melhor um processo por vez, começando pelo que mais trava.
- Liste onde estão as planilhas, os e-mails de aprovação e os grupos que a equipe usa para trabalhar.
- Escolha um processo com volume, aprovação e prazo, como pagamentos, contratos ou admissão.
- Levante como ele corre hoje com quem pede, aprova e executa.
- Defina etapas, regras, alçadas e prazos e o que acontece nas exceções.
- Coloque para rodar num sistema de processos, com o documento junto.
- Desligue o canal antigo para aquele processo: a planilha, o e-mail ou o grupo deixam de ser o lugar oficial.
O passo 6 é o que mais se esquece. Se a planilha continua valendo em paralelo, a equipe volta para ela. A comparação completa está em processos automatizados × processos manuais, e os ganhos, em benefícios em automatizar processos.
Perguntas frequentes
Planilha é sempre ruim?
Não. Ela serve bem para análise e para controles de uma pessoa só. O risco aparece quando vira o lugar onde várias pessoas acompanham e aprovam um processo.
Dá para proibir o WhatsApp no trabalho?
Proibir costuma não funcionar. O que funciona é o processo oficial ser mais fácil: o pedido aberto no sistema, a aprovação pelo celular e o andamento visível para quem pediu.
Posso jogar o papel fora depois de digitalizar?
Depende do tipo de documento e do prazo de guarda. O Decreto 10.278/2020 trata da digitalização com valor de original. A decisão de descartar é do seu jurídico.
Por onde começar se tudo está no manual?
Pelo processo de que mais gente reclama e que tem volume, aprovação e prazo. Um processo resolvido mostra o caminho para o próximo.
Como a Speedtask tira os processos do manual
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. A mesma equipe levanta o processo com a sua área, coloca para rodar no BPMS da Speedtask, com regra, prazo e responsável em cada etapa, treina e sustenta depois.
O documento fica no GED, e a assinatura em papel pode dar lugar ao S-Sign. Para tirar do manual vários processos, um depois do outro, há o Speed Contínuo. Atendemos empresas de todo o Brasil.