Conheça os 3 principais benefícios em automatizar processos na sua empresa
Os benefícios de automatizar processos, um a um: mais produtividade, menos erro e mais controle, e o que muda na rotina de quem pede, aprova e acompanha.
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2024
Os três principais benefícios de automatizar processos são mais produtividade da mesma equipe, menos erro e retrabalho, e controle com histórico de quem fez o quê e quando. Na rotina, isso quer dizer que a tarefa chega a quem deve, na vez dela, que a regra e os campos obrigatórios conferem antes de seguir e que o gestor vê onde está cada pedido sem precisar perguntar. Veja cada benefício e o que muda para quem pede, aprova e acompanha.
1. Mais produtividade da mesma equipe
O primeiro benefício é a equipe dar conta de mais pedidos sem crescer na mesma proporção. O ganho vem do tempo que deixa de ir para levar a tarefa de um lado para outro.
Num processo manual, alguém precisa lembrar de encaminhar, perguntar se já foi feito e cobrar quem está atrasado. Com o processo automatizado, a tarefa segue sozinha para a próxima etapa, chega a quem deve com o que precisa para ser feita e a aprovação pode sair pelo celular. O tempo que ia para transporte e cobrança volta para o trabalho que exige análise.
2. Menos erro e retrabalho
O segundo benefício é o pedido chegar certo da primeira vez. Grande parte do retrabalho nasce de dado copiado à mão, etapa pulada ou documento na versão errada.
No processo automatizado, os campos obrigatórios e as regras conferem o pedido antes de ele seguir. A alçada decide o caminho pelo valor e pelo tipo, sem depender de quem lembra a regra. O documento vai junto, na versão que vale, e não há três cópias circulando por e-mail.
3. Controle e histórico para decidir e auditar
O terceiro benefício é saber, a qualquer momento, onde está cada pedido e por quê. O controle deixa de depender de planilha paralela e de reunião.
Cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali. O prazo avisa antes de estourar e escala quando é preciso. E fica o histórico de quem fez o quê, e quando, que é o que a auditoria e a ISO pedem. Com prazo, gargalo e tempo por etapa em painel, a liderança vê onde estão os problemas sem precisar perguntar.
O que muda na rotina de cada pessoa
Os benefícios aparecem de um jeito diferente para cada papel no processo.
| Quem | Antes | Com o processo automatizado |
|---|---|---|
| Pede | Manda e-mail e depois pergunta "com quem está?" | Acompanha a etapa e o responsável sem perguntar |
| Aprova | Recebe pedidos soltos, sem saber o que é urgente | Recebe só o que é da alçada, com o que precisa, e aprova pelo celular |
| Executa | Espera a aprovação e corre atrás do documento | Recebe a tarefa pronta, na vez certa |
| Gestor | Monta planilha e reunião para saber o andamento | Vê prazo, gargalo e tempo por etapa em painel |
| Auditor | Pede levantamento à parte | Encontra o histórico pronto no processo |
Para ver o mesmo processo antes e depois, lado a lado, leia processos automatizados × processos manuais.
Ganhos que vêm junto
Além dos três principais, a automação costuma trazer ganhos que só aparecem depois de alguns meses rodando.
- A regra fica no processo, não na cabeça de alguém: quando uma pessoa sai, o processo continua igual.
- Prazos deixam de estourar: o contrato que vencia sem ninguém ver passa a pedir uma decisão antes.
- Menos papel: o documento entra no processo e a assinatura pode ser digital ou eletrônica.
- Padrão entre áreas: o mesmo pedido segue o mesmo caminho, não importa quem o abriu.
- Melhoria com base em número: o gargalo aparece no painel e o ajuste deixa de ser opinião.
Como garantir que os benefícios apareçam
Os benefícios não vêm do sistema sozinho. Vêm de um processo bem desenhado e acompanhado depois.
- Comece por um processo com volume, aprovação e prazo.
- Desenhe com quem faz: etapas, regras, alçadas, prazos e exceções.
- Meça antes: tempo, retrabalho e prazos perdidos, para comparar depois.
- Treine a equipe e acompanhe os primeiros dias.
- Ajuste pelo painel e passe para o próximo processo.
Como decidir o investimento e calcular o ganho está em por que investir na automatização de processos.
Perguntas frequentes
Qual benefício aparece primeiro?
Em geral, o controle: logo nos primeiros dias, quem pede e quem acompanha passam a ver onde está cada pedido. A produtividade e a queda do retrabalho aparecem com o volume rodando.
A automação diminui a equipe?
O objetivo é a mesma equipe dar conta de mais pedidos, com menos cobrança e retrabalho. A análise e a decisão continuam com as pessoas.
Os benefícios valem para empresa pequena?
Valem quando há processos com volume, aprovação e prazo. O tamanho da empresa importa menos do que o quanto o trabalho trava hoje.
Preciso de estrutura de TI para ter esses benefícios?
Não necessariamente. O sistema pode ser hospedado pelo fornecedor e acessado pela web e pelo celular.
Como a Speedtask entrega esses benefícios
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo automatizado funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. Com o BPMS da Speedtask, a mesma equipe levanta o processo com a sua área, define regras, alçadas e prazos, coloca para rodar, treina e sustenta depois, com os indicadores no painel.
O documento fica no GED e a assinatura pode ser feita no S-Sign. São mais de 5 milhões de fluxos executados e 15 milhões de tarefas concluídas, para empresas de todo o Brasil.