Descubra como reduzir o volume de e-mails da sua empresa e aumentar a produtividade!
O e-mail falha como ferramenta de aprovação e controle. Veja por que, quais e-mails podem sair da caixa de entrada e o que pôr no lugar de cada um.
04
11
2023
Para reduzir o volume de e-mails, tire da caixa de entrada o que não é conversa: aprovações, cobranças de andamento, envio de documentos para assinar e controles de prazo. Esses usos fazem o e-mail crescer porque ele não foi feito para controlar trabalho: a aprovação se perde entre outras mensagens, ninguém sabe com quem está o pedido e não fica um histórico fácil de achar. Quando esses usos vão para um processo com regra, prazo e responsável, sobra no e-mail o que ele faz bem, que é conversar.
Por que o e-mail falha como ferramenta de aprovação
O e-mail resolve bem a troca de mensagens entre pessoas. Os problemas aparecem quando ele passa a carregar o processo inteiro.
- A aprovação fica numa caixa pessoal: se a pessoa está fora, o pedido para.
- Ninguém sabe com quem está: com três gestores copiados, cada um espera o outro.
- A regra não está escrita em lugar nenhum: "qual é a alçada disso mesmo?" vira pergunta frequente.
- As respostas se multiplicam: "RE: RE: FW:", com o anexo em versões diferentes.
- O histórico é difícil de provar: para mostrar à auditoria quem aprovou, é preciso procurar a mensagem certa.
- O prazo não avisa: um pedido parado há seis dias só aparece quando alguém reclama.
Cada um desses problemas gera mais e-mails: o de cobrança, o de "segue de novo, o outro não abriu", o de "alguém pode aprovar?".
Quais e-mails podem sair da caixa de entrada
O primeiro passo é separar os e-mails por uso. Muitos não são comunicação: são etapas de um processo que está rodando por e-mail.
| Uso | Por que falha no e-mail | O que pôr no lugar |
|---|---|---|
| Aprovar | Para quando quem aprova está fora e não segue alçada | Aprovação que chega a quem tem alçada, também pelo celular |
| Cobrar | Gera cadeias de respostas e depende de alguém lembrar | Prazo com aviso antes de estourar e escalonamento |
| Anexar | O arquivo circula em versões e não se sabe qual vale | Documento no processo, guardado no GED na versão que vale |
| Assinar | Imprime, assina, digitaliza e manda de volta | Assinatura digital ou eletrônica, com quem falta à vista |
| Controlar | O andamento fica espalhado em várias caixas | Cada pedido com etapa, responsável e tempo em painel |
O que sobra no e-mail é o que ele faz bem: conversar com clientes e fornecedores, combinar, explicar.
Como reduzir o volume de e-mails, passo a passo
A redução vem de mudar o processo, não de pedir para as pessoas mandarem menos mensagens.
- Olhe a caixa de entrada de uma semana e marque os e-mails que são aprovação, cobrança, envio de documento ou controle.
- Agrupe por processo: pagamentos, compras, contratos, férias, chamados.
- Escolha o processo que mais gera e-mail e tem volume, aprovação e prazo.
- Desenhe o caminho dele com quem pede, aprova e executa: etapas, alçadas, prazos e exceções.
- Coloque o processo para rodar num sistema de processos, com o documento junto.
- Combine que aquele pedido não corre mais por e-mail. Se o e-mail continua valendo em paralelo, a equipe volta para ele.
- Passe para o próximo processo, um por vez.
O que muda na rotina
Quem pede deixa de mandar e-mail perguntando onde está, porque vê a etapa e o responsável. Quem aprova recebe só o que é da alçada dele, com o que precisa para decidir.
O gestor deixa de ser copiado em tudo para acompanhar e passa a ver prazo, gargalo e tempo por etapa em painel. E quando a auditoria pergunta quem aprovou, o histórico está no próprio processo, não na caixa de entrada de alguém. Os outros canais que costumam carregar o processo, como a planilha, o WhatsApp e o papel, estão em processos manuais ultrapassados.
Perguntas frequentes
O e-mail vai deixar de existir na empresa?
Não. Ele continua sendo o canal para conversar, principalmente com quem está fora da empresa. O que sai é o uso do e-mail para aprovar, cobrar e controlar.
Regras e filtros na caixa de entrada não resolvem?
Ajudam a organizar o que chega, mas não mudam a origem do problema. A aprovação continua presa numa caixa pessoal e o andamento continua invisível para quem pediu.
Sistema de processos também manda e-mail?
Muitos sistemas avisam por e-mail que há uma tarefa nova, mas a tarefa, o documento e a aprovação ficam no processo, com histórico. O aviso é só um lembrete.
Por onde começar?
Pelo processo que mais gera e-mails de cobrança e aprovação. Em muitas empresas, é o pagamento a fornecedor ou a solicitação de compra.
Como a Speedtask tira as aprovações do e-mail
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. A mesma equipe levanta com a sua área os processos que hoje correm por e-mail, define regras, alçadas e prazos, coloca para rodar no BPMS da Speedtask, treina e sustenta depois.
O documento fica no GED, e a assinatura pode ser feita no S-Sign, sem papel indo e voltando. Atendemos empresas de todo o Brasil.