Descubra como reduzir o volume de e-mails da sua empresa e aumentar a produtividade!

Reduzir o volume de e-mails recebidos na empresa é um grande desafio enfrentado por gestores de todos os ramos de negócios. Porém, já existem ferramentas para resolver esse problema e elas estão ao seu alcance.           

Abrir a caixa de e-mail é uma das atividades mais comuns no dia a dia empresarial. Não importa se a sua empresa é individual e funciona no escritório da sua casa ou se ela possui milhares de funcionários pelo mundo, essa sempre será a realidade até que descubra um novo modelo de gestão.

O excesso de e-mails recebidos é um problema frequente e pode, inclusive, reduzir a produtividade das empresas. Ao mesmo tempo, os funcionários também se sentem sobrecarregados. Então, que tal mudar essa realidade? 

Como reduzir o volume de e-mails?

Sem dúvida, o e-mail é uma das principais formas de comunicação dentro das empresas. Mas, você já parou para contar quantos e-mails você recebe diariamente? 

Geralmente são muitos: documentos, mensagens, avisos, acompanhamentos de processos, contatos de clientes e fornecedores. Em outras palavras, quase toda a comunicação é feita via e-mail. 

Por outro lado, muitos gerentes não percebem o tempo desperdiçado com tantos e-mails. Além de tudo, o fluxo de informações se torna lento e confuso.

Então, como reduzir o volume de e-mails? A resposta é bem simples: por meio de um sistema de gestão informatizado. Isso é tudo o que a sua empresa precisa para reduzir o volume de e-mails e administrar melhor os seus recursos. E, por falar em recursos, como a sua empresa está utilizando o mais precioso deles: o tempo?

Tempo consumido com e-mails recebidos

Empresas de sucesso são aquelas que usam os seus recursos com mais eficiência. Quando um funcionário para uma atividade importante para abrir uma mensagem, ele perde tempo. Aquele recurso muito valioso do qual falamos, lembra?

Imagine quantas melhorias a sua equipe poderia fazer se focasse apenas nos objetivos da empresa em vez de parar suas funções a cada novo e-mail recebido. Ou ainda, como seria interessante reunir os dados da organização em um lugar só.

Tudo isso é possível com o uso de ferramentas automatizadas de gestão. Dessa forma, os processos que antes eram feitos apenas por e-mail podem ser aperfeiçoados e gerar economia de tempo.

Desse modo, um novo sistema de gestão é o ideal para as empresas que não sabem como reduzir o volume de e-mails. A vantagem disso tudo, é que as atividades ficam bem mais organizadas quando seguem um padrão.

Por que padronizar é importante?

Dentro de uma empresa há um grande fluxo de informações. E, quando essas informações não estão separadas adequadamente, elas acabam se misturando. Na verdade, não existe uma ordem ou classificação para organizá-las. 

Entretanto, imagine a dificuldade de encontrar um e-mail muito importante no meio de centenas de mensagens. Infelizmente, esta é uma situação bem comum. Porém, quando um padrão é identificado, podemos separar cada informação de acordo com a sua natureza. 

Com essa prática, é possível processar a informação com mais agilidade e menos esforço. Esse é o resultado de um novo modelo de gestão. Já pensou o quanto o seu negócio pode ser beneficiado com uma nova ferramenta de gestão? 

Uma nova gestão para o seu negócio

Fique tranquilo, gestor! Ninguém irá lhe substituir, afinal, sabemos que o seu trabalho é fundamental para o andamento dos processos. Contudo, é importante enxergar a tecnologia como uma parceira para todas as horas.

O mundo mudou e as empresas precisam acompanhar essa evolução. Assim, a tecnologia surge como uma peça-chave para o crescimento dos negócios. Afinal de contas, o uso do papel está perdendo espaço para soluções mais eficientes.

Sistemas de gestão inteligentes reduzem o desperdício e melhoram o desempenho da sua equipe. Só como exemplo, o uso de soluções integradas de gestão diminui pelo menos 50% da quantidade de e-mails recebidos.

Implantação de uma solução de BPMS

Tudo o que a sua empresa já faz pode ser melhorado com o apoio da tecnologia. Você já ouviu falar em BPMS? Trata-se de um sistema que simplifica os processos e as rotinas da sua empresa de maneira informatizada. 

Em resumo, essa ferramenta permite coordenar os diferentes processos de forma conjunta. Por exemplo, a área de compras e o setor financeiro podem trabalhar em parceria utilizando o mesmo software em tempo real. Enquanto uma nova compra está acontecendo, o pagamento já pode ser aprovado e efetuado logo depois.

Entenda que não há porque depender de e-mails ou de documentos em papel quando existe uma solução integrada ao alcance de todos. Sendo assim, que tal reduzir os e-mails e aumentar a produtividade?

Menos e-mails, mais produtividade

Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão integrado e como reduzir o volume de e-mails, chegou a hora de entrar em ação. Você está a um passo de tornar a sua empresa mais produtiva.

Muitas empresas já utilizam essa tecnologia e conseguem resultados bastante positivos. Por isso, não tenha medo de inovar.

A função da tecnologia é se adaptar às nossas necessidades, e não o contrário. Isso quer dizer que o sistema é feito sob medida para o seu negócio. Ou seja, os processos mais importantes serão aqueles mais beneficiados.

O melhor de tudo é saber que qualquer empresa pode usufruir de uma solução inovadora em seus processos. Além disso, seus recursos serão utilizados da maneira mais eficiente possível.

A implantação de uma solução  BPMS é um verdadeiro investimento para a sua empresa. E, como resultado final, temos a redução dos custos e o aumento do retorno esperado. Sem dúvida, esse é o futuro da Gestão de Processos.

Reduzir o volume de e-mails através Gestão de Processos

Como vimos, processos mais simples e informatizados aumentam a produtividade e reduzem a dependência da papelada e de e-mails. Dessa forma, as empresas se tornam mais competitivas quando utilizam softwares de gerenciamento.

Ter um sistema que gerencia a correspondência eletrônica e que padroniza os processos é um fator estratégico. E isso se reflete tanto na economia de tempo, quanto no uso eficiente dos recursos.

Para que a sua empresa aproveite esta oportunidade de crescimento, ela precisa estar pronta para “o novo”.

Um Sistema de Gerenciamento de Processos é como um maestro que guia a orquestra e, assim, consegue obter a melodia mais harmoniosa. Mas, para que isso aconteça, todos devem falar a mesma língua.

Por isso, esteja disposto a trabalhar em conjunto com sua equipe. Assim, além de aprender como reduzir o volume de e-mails da sua empresa, você terá resultados cada vez mais animadores. 
E então, se quer tornar a sua empresa ainda mais competitiva, nós da Doc Soluções podemos te ajudar! Temos os melhores profissionais à sua disposição com as melhores soluções para a sua empresa!