Processos automatizados x processos manuais: qual é melhor?
Processo manual ou automatizado? Veja a comparação lado a lado em tempo, erro, controle e custo, e os sinais de que é hora de automatizar.
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2024
Para tarefas que se repetem, têm regra clara e passam por várias pessoas, o processo automatizado é melhor: a tarefa chega a quem deve, na vez dela, o prazo avisa antes de estourar e fica o histórico de quem fez o quê. O processo manual continua bom para o que é raro, muda toda vez ou depende de julgamento a cada passo. Na prática, a pergunta não é escolher um lado, é saber quais processos da empresa já pedem automação. Veja a comparação lado a lado e os sinais de que chegou a hora.
O que é processo manual e o que é processo automatizado
Processo manual é aquele em que as pessoas levam o trabalho de um lado para outro: imprimem, mandam por e-mail, controlam numa planilha e perguntam no WhatsApp se já foi aprovado. O andamento depende de alguém lembrar e cobrar.
Processo automatizado é aquele em que um sistema conduz o caminho. As regras, as alçadas e os prazos ficam configurados, e cada etapa só chega a quem vai executá-la, com o que precisa para ser feita. As pessoas continuam decidindo e aprovando; o que sai das mãos delas é o transporte e a cobrança. A diferença entre as palavras automação e automatização está no post automação × automatização.
Processo manual × automatizado, lado a lado
A comparação abaixo usa um processo comum de escritório, como a aprovação de pagamento a fornecedor.
| Item | Manual | Automatizado |
|---|---|---|
| Tempo | A tarefa espera alguém ver o e-mail ou a pilha na mesa | A tarefa chega na vez dela, e quem aprova pode aprovar pelo celular |
| Erro | Dado copiado de um lugar para outro, etapa pulada, versão errada | Regra e campos obrigatórios conferem antes de seguir |
| Status | Para saber onde está, é preciso perguntar | Cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali |
| Prazo | O atraso aparece quando já aconteceu | O prazo avisa antes de estourar e escala quando é preciso |
| Alçada | Depende de quem lembra a regra | A regra decide o caminho pelo valor e pelo tipo do pedido |
| Rastro | Levantamento à parte, juntando e-mails e planilhas | Histórico de quem fez o quê, e quando, pronto |
| Custo | Horas de cobrança, retrabalho e procura por documento | Valor do sistema e da implantação, com menos horas perdidas |
O custo do manual quase nunca aparece numa conta: está espalhado no tempo de quem cobra, de quem refaz e de quem procura. O automatizado tem um custo visível, o do sistema e da implantação, e por isso a comparação precisa olhar os dois lados.
Quando o processo manual ainda faz sentido
Nem tudo precisa virar fluxo no sistema. Automatizar um processo que acontece duas vezes por ano, ou que muda a cada vez, costuma dar mais trabalho do que resolve.
O manual ainda serve quando:
- o processo é raro, com poucas ocorrências no ano;
- cada caso é diferente e não há regra que se repita;
- a etapa depende de conversa e julgamento, como uma negociação;
- o processo ainda não está definido, e a empresa está descobrindo como ele deve ser.
Mesmo nesses casos, vale registrar o que foi decidido num lugar só. O problema do manual não é a pessoa decidir, é a decisão se perder no e-mail.
Sinais de que é hora de automatizar
Alguns sinais mostram que o processo já passou do ponto em que o manual dá conta.
- A pergunta "com quem está?" se repete toda semana.
- A aprovação espera no e-mail de vários gestores copiados.
- O controle está numa planilha à parte, com mais de uma versão.
- O prazo estoura sem aviso, como um contrato que vence sem ninguém ver.
- Quando alguém sai, o processo sai junto, porque a regra estava na cabeça da pessoa.
- A auditoria pede o histórico e a resposta vira um mutirão.
- O volume cresceu e a mesma equipe não dá mais conta de cobrar.
Se três ou mais desses sinais aparecem no mesmo processo, ele é um bom candidato para começar. Os ganhos, um a um, estão em benefícios em automatizar processos, e os riscos de continuar como está, em processos manuais ultrapassados.
Como passar do manual para o automatizado
A passagem funciona melhor um processo por vez, começando pelo que mais trava.
- Escolha o processo com volume, aprovação e prazo, como pagamentos, admissão ou contratos.
- Levante como ele corre hoje com quem pede, aprova e executa.
- Defina como ele deve correr: etapas, regras, alçadas, prazos e exceções.
- Coloque para rodar num sistema de processos (BPMS), com o documento junto e integração com o ERP quando preciso.
- Treine a equipe e acompanhe os primeiros dias.
- Acompanhe os indicadores de prazo, gargalo e tempo por etapa, e passe para o próximo processo.
Os tipos de sistema que fazem isso estão em ferramentas de automação de processos.
Perguntas frequentes
Processo automatizado tira o emprego das pessoas?
Não é o objetivo. A automação de processos tira o trabalho de levar a tarefa de um lado para outro, cobrar e conferir à mão. A análise e a decisão continuam com as pessoas.
Dá para automatizar só uma parte do processo?
Dá. Muitas empresas começam pela etapa que mais trava, como a aprovação, e depois estendem o processo para o resto do caminho.
Preciso ter o processo desenhado antes de automatizar?
Não. O levantamento faz parte da implantação. Se já existe um desenho, por exemplo no manual da ISO 9001, ele serve de ponto de partida.
Automatizar substitui o ERP?
Não. O ERP registra as transações; o sistema de processos conduz o caminho entre as pessoas e conversa com o ERP quando o fornecedor libera o acesso.
Como a Speedtask leva o processo do manual para o automatizado
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo automatizado funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. A mesma equipe levanta o processo com a sua área, define regras, alçadas e prazos, coloca para rodar no BPMS da Speedtask, treina e sustenta depois.
Quando o processo depende de papel, o documento entra junto, no GED. São mais de 5 milhões de fluxos executados e centenas de processos implantados, para empresas de todo o Brasil.