O que é gestão de contratos e por que ela é tão importante

Gestão de contratos é um conjunto de práticas, regras e ferramentas que envolvem o ciclo completo de um contrato, desde a criação até o encerramento.

Uma gestão de contratos bem executada contribui para a segurança jurídica e o bom desempenho geral das operações, promovendo transparência e automação em cada processo.

Muito além do simples acompanhamento das etapas de vida do documento, ela abrange o monitoramento, padronização dos termos, organização de documentos relacionados e a minimização de riscos.

Essa abordagem abrange todas as fases operacionais e financeiras, visando aumentar a eficiência, garantir a satisfação do cliente e cumprir com os padrões regulatórios.

Seu objetivo é potencializar o desempenho geral na execução do que é acordado e, ao mesmo tempo, diminuir o risco financeiro em cada operação.

Em um cenário empresarial cada vez mais complexo, uma gestão de contratos eficaz contribui para a redução de riscos, aprimoramento do desempenho e a proteção dos interesses das partes envolvidas.

Portanto, é um aspecto crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio. Neste artigo, vamos abordar os principais aspectos de uma gestão de contratos eficiente.

Leia até o fim para ficar por dentro!

A importância da gestão de contratos

Essencial para uma organização, a gestão de contratos garante o acompanhamento adequado de todos os negócios fechados, em todo o seu ciclo de vida, evitando prejuízos financeiros.

Além disso, possibilita a padronização de processos, o alinhamento com as regras de mercado e a definição clara de cobranças e penalidades.

Com uma gestão eficiente, as relações de negócio tornam-se mais transparentes e seguras tanto para a empresa como para seus fornecedores e clientes.

• Redução de riscos: Uma gestão adequada de contratos ajuda a identificar e mitigar riscos, evitando cláusulas falhas, problemas jurídicos e possíveis litígios.
• Cumprimento de obrigações: Garante que todas as obrigações e responsabilidades estabelecidas nos contratos sejam cumpridas, evitando penalidades e prejuízos à imagem da empresa.
• Controle financeiro: Permite uma melhor previsibilidade e controle dos gastos, garantindo que os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro dos prazos acordados.
• Satisfação do cliente: Uma gestão eficiente de contratos contribui para a satisfação dos clientes, cumprindo com as entregas acordadas e garantindo um relacionamento sólido e duradouro.
• Transparência e conformidade: Atende aos padrões regulatórios e de conformidade, demonstrando a responsabilidade da empresa perante suas obrigações legais.
• Eficiência operacional: Automatiza processos e agiliza as etapas de gestão de contratos, otimizando o tempo e os recursos da empresa.
• Renovação e negociação: Facilita a renovação e negociação de contratos, permitindo que a empresa mantenha parcerias vantajosas e se adapte a novas demandas de mercado.

Em resumo, uma gestão eficiente de contratos fortalece a reputação no mercado e contribui para o crescimento sustentável do negócio.

‍As etapas da gestão de contratos

A gestão de contratos requer a aplicação de diversas técnicas e boas práticas, que devem ser implementadas durante todo o fluxo de elaboração e execução do contrato.

Não se trata apenas de uma revisão após a assinatura do documento, mas sim de um conjunto de ações que permeiam a cultura da empresa, acompanhando os processos desde antes mesmo da elaboração do contrato.

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É fundamental destacar que a equipe jurídica trabalha em conjunto com os demais times ao longo desse percurso.

Confira as principais etapas que compõem esse processo:

Identificação de Necessidades e Requisitos

Nesta primeira etapa, a empresa identifica suas necessidades e requisitos para determinar a natureza do contrato necessário. É importante definir claramente os objetivos, escopo e expectativas para o contrato.

Negociação e Elaboração do Contrato

Nesta fase, as partes envolvidas entram em negociações para acordar os termos e condições do contrato. A elaboração do contrato é feita com base nas negociações, garantindo que todos os detalhes sejam incluídos de forma clara e precisa.

Revisão Jurídica

Após a elaboração do contrato, é importante que ele seja revisado por especialistas jurídicos para garantir que esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. A revisão jurídica ajuda a identificar e corrigir possíveis problemas e lacunas no contrato.

Aprovação e Assinatura

Uma vez revisado e aprovado pelas partes envolvidas, o contrato é assinado. A assinatura formaliza o acordo e torna o contrato vinculativo para ambas as partes.

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Execução e Monitoramento

Após a assinatura, o contrato entra em vigor, e a execução das atividades acordadas tem início. Nesta fase, é essencial monitorar o cumprimento das obrigações contratuais e garantir que os prazos sejam cumpridos.

Renegociação

Durante a execução do contrato, podem surgir mudanças nas circunstâncias ou requisitos. Nesta etapa, a gestão de mudanças permite avaliar e formalizar as alterações necessárias no contrato, garantindo que ambas as partes concordem com as modificações.

Resolução de Conflitos

Caso surjam disputas ou conflitos durante a execução do contrato, é importante ter um mecanismo para resolvê-los de forma eficiente. A resolução de conflitos pode envolver negociações adicionais, arbitragem ou, em última instância, litígios legais.

Encerramento e Arquivamento

Quando o contrato atinge seu término ou quando todas as obrigações contratuais são cumpridas, é hora de encerrá-lo formalmente. O encerramento inclui a verificação de todas as entregas, liquidação de pagamentos pendentes e arquivamento do contrato e documentos relacionados

O papel de um Gestor de Contratos na sua organização

As atribuições do Gestor de Contratos englobam o acompanhamento dos objetivos da gestão, análise de resultados e indicadores, além do registro detalhado de todas as ações e eventos relacionados ao contrato.

Entre suas funções estão:

• Elaborar e negociar cláusulas contratuais com base em boas práticas.
• Identificar possíveis erros para mitigar riscos.
• Verificar a conformidade do contrato com leis e políticas internas.
• Definir prazos contratuais e garantir o cumprimento efetivo.
• Proteger dados e informações presentes no documento.
• Arquivar a documentação adequadamente.
• Identificar oportunidades de novas negociações durante o período de vigência.
• Propor melhorias e alterações quando necessário.
• Delegar atividades à equipe de gestão de contratos.

 Essa função pode ser desempenhada por um profissional da área jurídica ou por outros setores, como controladoria ou compras, dependendo do tamanho, estrutura e necessidades da empresa.

É fundamental que o Gestor de Contratos atue com organização e cumpra os prazos estipulados para garantir o desenvolvimento fluido e eficiente do setor.

Sua atuação assegura a conformidade dos contratos, a minimização de riscos e a satisfação de todas as partes envolvidas.

Como fazer uma boa gestão de contratos após fechar negócio

Depois de estabelecer um contrato, a gestão eficiente é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações assumidas.

Para auxiliar nessa tarefa, apresentamos dicas valiosas que irão ajudá-lo a estruturar um plano de ação sólido e a assegurar o sucesso na gestão contratual.

Confira abaixo as melhores práticas para uma gestão de contratos bem-sucedida.

Defina objetivos claros:

Antes de elaborar um contrato, estabeleça os objetivos e expectativas do projeto. Isso ajudará a garantir que todas as cláusulas e termos estejam alinhados aos resultados desejados.

Documente detalhadamente:

Registre todas as etapas e informações relevantes do contrato, desde a criação até o encerramento. Isso proporcionará uma visão completa do histórico e facilitará futuras auditorias.

Padronize processos:

Estabeleça procedimentos e fluxos de trabalho padronizados para garantir que a gestão de contratos seja consistente e eficiente em toda a organização.

Monitore o cumprimento:

Acompanhe de perto o cumprimento de todas as cláusulas e prazos estabelecidos. Identifique possíveis desvios e tome medidas corretivas quando necessário.

Mantenha comunicação aberta:

Estabeleça uma comunicação clara e constante entre as partes envolvidas no contrato. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e facilita a resolução de problemas.

Analise riscos e contingências:

Identifique os riscos envolvidos no contrato e elabore planos de contingência para lidar com possíveis imprevistos.

Faça revisões regulares:

Realize revisões periódicas do contrato para garantir que ele ainda atenda às necessidades da empresa e do cliente, fazendo ajustes quando necessário.

Capacite a equipe:

Forneça treinamentos e capacitações para a equipe responsável pela gestão de contratos, garantindo que todos compreendam suas funções e responsabilidades.

Esteja atualizado:

Acompanhe as mudanças nas leis e regulamentações que possam impactar os contratos da empresa, garantindo sua conformidade.

Utilize tecnologia:

Aplique softwares de gestão de contratos para automatizar tarefas repetitivas, rastrear prazos, gerar alertas e facilitar a colaboração entre equipes.

Seja no departamento jurídico ou em diferentes setores da empresa, seguir essas orientações permitirá uma administração mais eficaz dos contratos, minimizando riscos e otimizando resultados.

Como a tecnologia pode auxiliar sua empresa a gerir seus contratos

A utilização de ferramentas e softwares especializados pode agilizar e otimizar todo o processo de gerenciamento contratual, trazendo inúmeros benefícios para as empresas.

Com o auxílio da tecnologia, é possível armazenar e acessar contratos de forma digital, garantindo maior organização e segurança na gestão da documentação.

Além disso, a automação de tarefas possibilita a criação de alertas para datas importantes, como vencimento de contratos e renovações, evitando atrasos e perdas de prazos.

Com o conjunto de soluções Speedtask, a excelência da sua gestão de contratos estará garantida. Com o GED Speedtask, todo o seu acervo em papel pode ser digitalizado e administrado em nuvem. Já os contratos futuros podem ser originalmente digitais, com validade jurídica garantida por meio do S-Sign, que assina e celebra o acordo sem utilizar nenhuma folha.

Assim, com a Speedtask, sua gestão de contratos terá:

• ‍Armazenamento em nuvem: evite o uso de papel e armazene todos os documentos eletronicamente. Isso permitirá um acesso fácil e simplificará o compartilhamento e a colaboração.‍
• Fluxo de trabalho: essa prática é extremamente útil para visualizar todas as etapas envolvidas no gerenciamento de contratos. Isso ajudará a identificar problemas e oportunidades, além de simplificar o processo para uma execução mais eficiente.

Outra grande vantagem é a facilidade de compartilhamento de informações entre os envolvidos no processo de gestão de contratos, o que agiliza a comunicação e a tomada de decisões.

Além disso, com o uso de análises e relatórios gerados por essas ferramentas, sua gestão de contratos pode obter insights valiosos sobre o desempenho dos contratos, identificar possíveis riscos e oportunidades de melhoria.

Consulte agora um especialista Speedtask e saiba como otimizar sua gestão de contratos!