Quais os benefícios da digitalização de processos?
Digitalizar o processo não é escanear o papel: é levar formulário, aprovação e controle para um fluxo digital. Veja a diferença, os benefícios e como fazer.
04
12
2023
Digitalizar um processo é levar o caminho inteiro do trabalho para um fluxo digital: o pedido nasce num formulário no sistema, segue sozinho para quem aprova, o documento vai junto e o andamento fica visível para todos. Não é o mesmo que escanear o papel. Um formulário em papel digitalizado continua sendo um formulário que alguém precisa levar de mesa em mesa. Os benefícios aparecem quando o processo muda: menos espera, menos erro, prazo com aviso e histórico de quem fez o quê.
Digitalizar o papel ou digitalizar o processo?
As duas coisas são úteis, mas resolvem problemas diferentes. Confundir uma com a outra é a razão mais comum de a empresa digitalizar e continuar lenta.
| Item | Digitalizar o papel | Digitalizar o processo |
|---|---|---|
| O que muda | O documento vira imagem ou PDF | O caminho do trabalho vira um fluxo |
| Onde ajuda | Guarda, busca e espaço do arquivo | Aprovação, prazo, controle e histórico |
| Quem leva | Alguém continua mandando o arquivo | O sistema leva a tarefa até quem deve |
| Prazo | Continua dependendo de alguém lembrar | Avisa antes de estourar e escala |
| Exemplo | Escanear as notas fiscais do mês | A nota entra conferida e vai a quem tem alçada |
O ideal é ter as duas: o acervo pesquisável e o processo rodando com o documento junto. A digitalização de acervos em papel está em digitalização de documentos, e a diferença entre documento digital e digitalizado, em documento digital × documento digitalizado.
Do formulário em papel ao fluxo digital: um exemplo
Um exemplo comum mostra a diferença na prática: a solicitação de compra.
Antes: o colaborador preenche o formulário em papel, imprime, pega a assinatura do gestor, leva ao setor de compras e depois pergunta onde está. Se o gestor está fora, o pedido espera. Para saber o que foi comprado no mês, alguém monta uma planilha.
Depois: o colaborador abre a solicitação num formulário no sistema, com os campos obrigatórios. O pedido vai sozinho ao gestor com alçada pelo valor, que aprova pelo celular. Compras recebe a tarefa pronta, com o anexo. Quem pediu acompanha a etapa, e o gestor vê prazo e gargalo em painel. O mesmo vale para pagamento a fornecedor, admissão, férias, contratos e não conformidade.
Os benefícios da digitalização de processos
Os benefícios vêm da mudança no caminho do trabalho, não da troca do papel pela tela.
- Menos espera: a tarefa chega a quem deve, na vez dela, sem ninguém precisar levar.
- Menos erro: os campos obrigatórios e as regras conferem o pedido antes de seguir.
- Prazo com aviso: o atraso aparece antes de acontecer, não depois.
- Controle sem perguntar: cada pedido mostra a etapa, o responsável e há quanto tempo está ali.
- Histórico pronto: quem fez o quê, e quando, fica registrado para a auditoria e a ISO.
- Trabalho de qualquer lugar: o acesso é pela web e pelo celular.
- Menos papel indo e voltando: o documento fica junto do processo e a assinatura pode ser digital ou eletrônica.
Como digitalizar um processo, passo a passo
O caminho é o mesmo para qualquer processo. O que muda é o tamanho.
- Escolha o processo: um com volume, aprovação e prazo, que hoje corre em papel, e-mail ou planilha.
- Levante como ele corre hoje com quem pede, aprova e executa, incluindo os formulários em papel.
- Redesenhe o caminho: etapas, regras, alçadas, prazos e exceções, sem copiar as voltas do papel.
- Monte o formulário digital com os campos que cada etapa precisa.
- Defina onde fica o documento: o anexo e a versão assinada vão para o GED, junto do processo.
- Coloque para rodar e treine a equipe, e acompanhe os indicadores de prazo e gargalo.
O passo 3 é o mais importante. Digitalizar um processo ruim do jeito que ele é só deixa o problema mais rápido.
Perguntas frequentes
Digitalizar processos é o mesmo que digitalizar documentos?
Não. Digitalizar documentos transforma o papel em imagem pesquisável. Digitalizar processos leva o caminho do trabalho para um fluxo, com regra, prazo e responsável. Uma coisa ajuda a outra.
Preciso digitalizar o arquivo antigo antes de digitalizar o processo?
Não. O processo pode começar a rodar digital com os documentos novos. O acervo antigo pode ser digitalizado depois, conforme a necessidade de consulta.
Depois de digitalizar o processo, posso descartar o papel?
Depende do documento e do prazo de guarda. O Decreto 10.278/2020 define como o documento digitalizado ganha valor de original. A decisão de descartar é do seu jurídico.
Por onde começar?
Pelo processo que mais trava e que hoje depende de papel, e-mail ou planilha. Os riscos de cada um estão em processos manuais ultrapassados.
Como a Speedtask digitaliza processos
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega o processo digital funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar. A mesma equipe levanta o caminho de hoje com a sua área, redesenha, monta o formulário e o fluxo no BPMS da Speedtask, treina e sustenta depois. O documento fica no GED e a assinatura pode ser feita no S-Sign.
Quando há acervo em papel, a digitalização é feita no Centro de Digitalização, no Espírito Santo. A automação dos processos atende empresas de todo o Brasil.