Afinal, o que é paperless?

O que aconteceria se sua empresa de repente deixasse de usar papel? Quanto espaço poderia ser reaproveitado? Essa ideia existe e é uma tendência que vem aparecendo em várias empresas. Chama-se "paperless", o conceito de empresa sem papel.

Uma das razões pelas quais o assunto tem ganhado outra dimensão é a "transformação digital". O termo do economista alemão Klaus Schwab serve para definir a indústria 4.0 e suas mudanças na tecnologia e na interação humana.

Isso trouxe à tona várias ideias e expandiu o uso da tecnologia digital na vida das pessoas. O texto revela um pouco de como isso pode ser útil em escritórios. Ainda mostra do que se trata o paperless e por que é importante pensar em reduzir a circulação de papel. Vamos lá?

O que é paperless?

Você provavelmente já entrou em contato com algum meio que substitui o papel e talvez esteja usando um neste exato momento. Por exemplo, celular, tablet ou computador usado para acessar esta página. Ainda assim, esse tipo de substituição pode ser mais importante do que parece.

Você sabia que a produção de uma folha de papel pode exigir 10 litros de água? Isso porque a celulose não é originalmente branca, chegando a esse resultado a partir da limpeza. O material também é uma das causas principais do desmatamento.

Assim, a troca pelos recursos digitais é mais rica e repleta de opções. A transformação digital ajudou a popularizar a computação na nuvem, permitindo que o armazenamento não só dispense espaço físico, como a própria exigência de hardware. Desse modo, guardar e acessar informações tornou-se uma tarefa bem diferente do que era feito nas décadas anteriores.

Como trazer a ideia para a empresa?

O primeiro passo para trazer o paperless para a empresa é propor a ideia. Se você perguntar para as pessoas por que não reduzem o uso de papel nas empresas, a maior parte provavelmente vai dizer que não há iniciativas do tipo vindas da gestão.

O ideal é tentar deixar todo mundo por dentro do assunto, já que o papel circula por quase todos os setores de uma empresa. Procure deixar os benefícios do paperless claros e mostre como a ideia também pode beneficiar os clientes.

Assim, a etapa seguinte é organizar os documentos e arquivos impressos para a digitalização. Por isso, essa costuma ser uma parte mais demorada. Mas o trabalho pode ser fácil com o uso de sistemas de automatização e gestão eletrônica de documentos. Desse modo, você passa a acessar e compartilhar os arquivos mais facilmente.

Embora o paperless pareça uma ideia recente, o conceito de um escritório sem papel existe há muito tempo. A inovação apareceu pela primeira vez em um artigo da Business Week de 1975. Os computadores e a transformação digital apenas permitiram que a idealização encontrasse formas de se concretizar.

O conceito não serve apenas para salvar árvores. Você pode preservar tinta, cartuchos, espaço, energia elétrica, dinheiro e tempo. Há a possibilidade de reaproveitar esses recursos ou simplesmente reinvestir para fazer a empresa dar novos passos.

Uma das formas de por essa ideia em prática é com o uso de ideias como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e o BPMS (Suite de Gestão de Processos de Negócio), integrados com Assinatura Digital de Documentos. Essa é uma forma de automatizar boa parte da gestão de documentos com qualidade.

A maior parte das organizações ainda não adotou o paperless e segue tendo desperdícios. O que acha de contar com esses tecnologias e trazer o paperless para sua empresa? Então, não deixe de conhecer nossas soluções!