Afinal, o que é paperless?
Paperless é trabalhar com documentos e processos em meio digital, com o mínimo de papel. Veja o que é, o que não é e por que as empresas adotam.
11
07
2025
Paperless, "sem papel" em inglês, é a prática de trabalhar com documentos e processos em meio digital, usando o mínimo de papel: o documento nasce ou passa a ser digital, é aprovado e assinado sem imprimir e fica guardado num lugar onde pode ser encontrado. Paperless não é proibir a impressora nem jogar o arquivo fora no dia seguinte. É fazer com que o papel deixe de ser o caminho do trabalho, e que o que ainda existe em papel siga regras de guarda e descarte.
O que é paperless
O termo nasceu da ideia de um escritório em que a informação circula sem folhas impressas. Na prática das empresas, paperless junta quatro mudanças: o documento que chega em papel é digitalizado, o que nasce digital não é impresso, a aprovação corre num processo digital e a assinatura é feita sem caneta. O resultado é um documento que se acha em segundos, com histórico de quem viu e alterou.
O conceito vale para empresas de qualquer porte. O que muda é a escala: numa empresa pequena, pode começar pelas notas e contratos; numa grande, área por área.
O que paperless não é
Boa parte das frustrações com o paperless vem de confundir o conceito com uma das suas partes.
- Não é só escanear. Digitalizar o papel e manter o mesmo processo, com impressão para assinar, só troca a pasta pela tela.
- Não é jogar o arquivo fora. O descarte segue a tabela de temporalidade e a decisão do jurídico; alguns documentos ficam para sempre.
- Não é proibir imprimir. A impressão deixa de ser obrigatória, mas pode existir quando alguém prefere ler no papel.
- Não é um sistema só. Paperless é uma forma de trabalhar, que costuma usar mais de um sistema: guarda de documentos, processos e assinatura.
Isso é paperless? Exemplos do dia a dia
A forma mais fácil de entender o conceito é olhar práticas comuns e ver onde o papel continua mandando.
| Prática | Como funciona | É paperless? |
|---|---|---|
| Escanear | Imprime para assinar e escaneia de volta | Não: o caminho continua no papel |
| Aprovação por e-mail com o PDF anexo | Em parte: sem papel, mas sem regra nem histórico | |
| Pasta | Arquivos digitais soltos, sem índice | Em parte: digital, mas difícil de achar |
| Processo | Pedido com alçada, prazo e assinatura eletrônica | Sim |
| Acervo | Arquivo antigo digitalizado e indexado | Sim |
Por que as empresas adotam o paperless
O motivo mais comum não é ambiental, é operacional. O papel ocupa espaço, se perde, depende de alguém levar de mesa em mesa e não avisa quando um prazo vai vencer. Uma busca que exige abrir caixas vira mutirão quando a auditoria pede um documento de anos atrás.
No digital, o documento tem tipo, índice e permissão, a aprovação chega a quem tem alçada, o prazo avisa antes de vencer e cada consulta fica registrada. A sala de arquivo pode voltar a ser área de trabalho, e a guarda terceirizada deixa de ser um custo mensal.
Paperless e a lei
O paperless tem base legal no Brasil. A MP 2.200-2/2001 criou a ICP-Brasil e dá validade à assinatura com certificado digital; a Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas; e o Decreto 10.278/2020 define os requisitos para o documento digitalizado valer como o original. Para entender essa diferença, veja documento digital e documento digitalizado. Confira com o jurídico o que vale para cada tipo de documento da sua empresa.
Perguntas frequentes
Paperless quer dizer zero papel?
Não necessariamente. Quer dizer que o trabalho não depende do papel. Alguns documentos continuam em papel por obrigação de guarda, e o digital vira cópia de acesso.
Paperless é o mesmo que digitalização?
Não. A digitalização é uma parte: transforma o papel que já existe em arquivo. O paperless também muda como novos documentos são aprovados, assinados e guardados.
Como começar a ser paperless?
Pelo levantamento do papel de uma área e pela troca de um processo por vez. Veja o passo a passo em empresa sem papel.
Paperless e transformação digital são a mesma coisa?
Não. O paperless troca o suporte do documento; a transformação digital muda a forma de trabalhar. Veja paperless e transformação digital.
Onde o papel ainda costuma aparecer?
Na assinatura, na aprovação e no arquivo. Veja como trocar cada uso em como acabar com os papéis.
Como a Speedtask leva o paperless para a empresa
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega as partes do paperless funcionando: o GED guarda os documentos com tipo, índice, permissão e histórico; o BPMS faz a aprovação correr com regra, prazo e responsável; e o S-Sign assina sem imprimir, com o documento voltando para o GED.
A mesma equipe levanta, configura, treina e sustenta, para empresas de todo o Brasil. O acervo em papel é digitalizado no Centro de Digitalização da Speed, no Espírito Santo.