Automatização de processos: entenda por que investir nessa estratégia!
Como decidir o investimento em automação de processos: qual processo escolher, como calcular o ganho em horas, erros e prazos e como acompanhar o retorno.
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2024
Para decidir se vale investir em automação de processos, escolha um processo com volume, aprovação e prazo, meça quanto ele custa hoje em horas, retrabalho e prazos perdidos, e compare com o custo de automatizá-lo. O retorno costuma vir de três lugares: horas que deixam de ir para cobrança e conferência, erros que deixam de acontecer e prazos que deixam de estourar. Comece por um processo, acompanhe os números depois que ele roda e use o resultado para decidir o próximo.
Por que investir em automação de processos
O investimento faz sentido quando o processo manual já custa mais do que parece. Esse custo não aparece numa linha do orçamento: está no tempo de quem cobra, refaz e procura.
Há também o risco. O contrato que vence sem decisão, a nota paga fora da alçada e o documento que some na auditoria são custos que chegam de uma vez. Onde esse custo aparece em cada área do escritório está em automatização de processos para reduzir custos.
Como escolher o primeiro processo
O primeiro processo define a percepção da empresa sobre o investimento. Vale escolher um que mostre resultado rápido e que muita gente use.
Bons candidatos têm estas características:
- Volume: acontece muitas vezes por mês, como pagamentos, compras ou chamados.
- Aprovação: passa por alçada, com gente cobrando gente.
- Prazo: tem data que, se perdida, gera multa, atraso ou risco.
- Várias áreas: a tarefa troca de mãos entre setores.
- Dor conhecida: todo mundo sabe que ali trava.
Um processo raro, que muda a cada vez, costuma dar pouco retorno no começo. A comparação entre os dois mundos está em processos automatizados × processos manuais.
O que medir antes de automatizar
Sem a medida de antes, não há como mostrar o retorno depois. Os números não precisam ser perfeitos: uma estimativa honesta com quem vive o processo já serve.
| Fator | O que medir | Como levantar |
|---|---|---|
| Volume | Quantas vezes o processo acontece por mês | Contagem no ERP, no e-mail ou na planilha |
| Tempo | Horas gastas em cobrar, conferir e procurar | Conversa com quem pede, aprova e executa |
| Erro | Quantos pedidos voltam para ser refeitos | Registro de retrabalho ou amostra de um mês |
| Prazo | Quantos prazos estouraram no período | Multas, atrasos e vencimentos perdidos |
| Papel | O que é impresso, assinado e guardado | Volume de impressão e de arquivo do processo |
| Risco | O que já deu errado e quanto custou | Ocorrências de auditoria, multa ou pagamento indevido |
Como calcular o ganho, passo a passo
O cálculo é simples e pode ser feito numa folha.
- Some as horas por mês que vão para cobrar, conferir, copiar e procurar no processo.
- Multiplique pelo custo da hora de quem faz esse trabalho.
- Some o custo dos erros e dos prazos perdidos no mesmo período, como multas e retrabalho.
- Some o custo do papel e do arquivo, quando houver.
- Estime quanto disso deixa de acontecer com o processo automatizado.
- Compare com o custo mensal da automação, incluindo sistema, implantação e sustentação.
Um exemplo hipotético, só para mostrar a conta: se um processo consome 60 horas por mês de cobrança e conferência, e a hora custa R$ 50, são R$ 3.000 por mês nesse ponto. Se a automação tira metade dessas horas, o ganho é de R$ 1.500 por mês, antes de contar erros, prazos e papel. Os números de cada empresa saem do levantamento, não de uma tabela.
Como acompanhar o retorno depois
O retorno se confirma nos meses seguintes, com o processo rodando. Os mesmos fatores medidos antes passam a aparecer no próprio processo.
- Prazo: quantos pedidos estão no prazo, em risco e atrasados.
- Gargalo: em qual etapa o processo para.
- Tempo por etapa: quanto cada passo leva, do pedido à conclusão.
- Volume: quantos pedidos a mesma equipe atende.
Com esses números em painel, a decisão sobre o próximo processo deixa de ser opinião. Os benefícios, um a um, estão em benefícios em automatizar processos.
Perguntas frequentes
Quanto custa automatizar um processo?
Depende do processo, do número de etapas, das integrações e de quantas pessoas usam ao mesmo tempo. O valor sai do levantamento com a área, e o que está incluído deve ficar dito antes de contratar.
Em quanto tempo o investimento se paga?
Depende do volume e do custo do processo hoje. Processos com muito volume e muita cobrança tendem a mostrar resultado mais cedo. Por isso a medida de antes é tão importante.
Vale automatizar um processo pequeno?
Vale quando ele tem volume ou risco. Um processo simples entra em produção mais rápido e ajuda a equipe a se acostumar antes dos maiores.
É melhor contratar por projeto ou de forma contínua?
Por projeto, quando há um processo definido. De forma contínua, quando a empresa quer automatizar vários processos, um depois do outro, com valor previsível.
Como a Speedtask ajuda a decidir e a entregar
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, começa pelo diagnóstico: entende com a sua área onde o trabalho trava e qual processo dá mais retorno. Depois mapeia, configura, coloca para rodar no BPMS da Speedtask, treina e sustenta, com prazo, gargalo e tempo por etapa em painel.
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