Transformação digital nas empresas: como preparar a sua para o presente e o futuro?
Transformação digital na prática, por etapas: documento, assinatura, processo, integração e indicadores. O que muda em cada uma e por onde começar, sem modismo.
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2023
Transformação digital, na prática, é mudar a forma como o trabalho anda dentro da empresa: o documento sai do papel, a assinatura sai da caneta, o processo sai do e-mail e da planilha, os sistemas passam a conversar e a gestão passa a decidir por indicador. Não é comprar tecnologia nem seguir uma tendência. É resolver, uma etapa por vez, onde o trabalho trava hoje. Veja as etapas, o que muda em cada uma e por onde começar.
O que é, e o que não é, transformação digital
A expressão ficou gasta porque passou a nomear qualquer compra de sistema. Para uma empresa de serviços ou um escritório, ela tem um sentido mais concreto.
É trocar o caminho manual do trabalho por um caminho digital, com regra, prazo e responsável, e com o documento junto. Não é ter um aplicativo novo que ninguém usa, nem escanear papel e continuar mandando por e-mail. A transformação acontece quando a forma de trabalhar muda, não quando a ferramenta chega. A relação com o "escritório sem papel" está em paperless × transformação digital.
As etapas da transformação digital no escritório
As etapas abaixo não precisam acontecer nesta ordem, mas costumam se apoiar umas nas outras.
| Etapa | O que muda | Sinal de que avançou |
|---|---|---|
| Documento | O papel vira documento digital, com tipo, índice e permissão | Achar um documento leva segundos, sem ir ao arquivo |
| Assinatura | O contrato deixa de ser impresso e assinado à mão | Quem assina recebe um link e assina de onde estiver |
| Processo | A aprovação sai do e-mail e o controle sai da planilha | Cada pedido mostra etapa, responsável e prazo |
| Integração | O processo busca e grava dados no ERP | Ninguém copia o mesmo dado em dois sistemas |
| Gestão | O andamento aparece em painel | A reunião de "como está?" deixa de ser necessária |
Por onde começar
Começar pela etapa que mais dói costuma dar mais resultado do que um grande plano. Algumas perguntas ajudam a escolher.
- Onde a equipe mais pergunta "com quem está?" Ali o processo é a primeira etapa.
- Onde se perde mais tempo procurando documento? Ali a primeira etapa é o documento.
- Onde o fechamento espera papel assinado? Ali começa pela assinatura.
- Onde o mesmo dado é digitado duas vezes? Ali a integração faz diferença.
Em muitas empresas, o primeiro passo é um processo com volume, aprovação e prazo, como pagamentos, contratos ou admissão. Ele já puxa o documento e a assinatura junto. O passo a passo para levar um processo do papel ao fluxo digital está em digitalização de processos.
Como conduzir, etapa por etapa
A transformação dá certo quando é tratada como rotina, não como projeto com data para acabar.
- Escolha uma etapa e um processo para começar, com uma área que tem dor e um gestor disposto a participar.
- Levante como o trabalho corre hoje com quem pede, aprova e executa.
- Desenhe como deve correr, sem copiar as voltas do manual.
- Coloque para rodar, treine e acompanhe os primeiros dias de perto.
- Desligue o caminho antigo para aquele processo, para a equipe não voltar a ele.
- Meça e passe para o próximo, um processo por vez.
Erros comuns
Alguns erros se repetem e atrasam a transformação mais do que a falta de tecnologia.
- Comprar o sistema antes de entender o processo.
- Deixar a configuração com alguém da casa que já tem outras funções; quando essa pessoa sai, o projeto para.
- Querer mudar tudo de uma vez, em vez de um processo por vez.
- Manter o caminho antigo em paralelo, com a planilha valendo junto com o sistema.
- Não medir antes, o que impede de mostrar o resultado depois.
Perguntas frequentes
Transformação digital é só para empresa grande?
Não. O que define é ter processos que travam no papel, no e-mail ou na planilha. Uma empresa média com processos de volume costuma sentir o ganho mais rápido.
Precisa trocar o ERP?
Não. O ERP continua registrando as transações. A transformação está no caminho do trabalho entre as pessoas, que conversa com o ERP quando o fornecedor libera o acesso.
Quanto tempo leva?
Não tem fim, porque a empresa continua mudando. Um processo simples entra em produção em pouco tempo; a transformação é a soma de vários processos, um depois do outro.
A equipe vai resistir?
A resistência diminui quando o novo caminho é mais fácil do que o antigo e quando a área participa do desenho. Treinamento e acompanhamento nos primeiros dias ajudam muito.
Como a Speedtask conduz a transformação digital
A Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, entrega cada etapa funcionando, não um sistema para a sua equipe configurar: processos no BPMS, documentos no GED, assinatura no S-Sign e acervo em papel pela digitalização, feita no Espírito Santo.
Para conduzir a empresa inteira, um processo por vez, o Speed Contínuo tem um gestor da Speed responsável do início ao fim, sem limite de horas e com valor fixo mensal. Atendemos empresas de todo o Brasil.