Entenda o que é uma plataforma de assinatura digital e conheça seus benefícios

Fazer um documento no computador, imprimir, assinar, reconhecer firma, digitalizar o documento com firma reconhecida e aí sim atribuir um valor legal àquele documento: tudo isso parece um trabalho gigantesco e uma tremenda burocracia. E de fato é.

Mas, e se tivesse como pular etapas, por exemplo, assinando o documento de forma online e com validade jurídica? É exatamente isso que o S-Sign, da Speedtask, faz.

Com a assinatura digital da Speedtask, você consegue evitar toda a burocracia que documentos físicos podem impor à sua empresa, gerando soluções digitais para tais problemas.

Mas, você sabe o que é e como funciona uma plataforma de assinatura digital? Acompanhe o post para descobrir!

Afinal, o que é uma assinatura digital?

Antes de falarmos especificamente sobre a plataforma, precisamos entender o que é uma assinatura digital. Podemos comparar a “impressões digitais” eletrônicas. Na forma de uma mensagem codificada, a assinatura digital associa de forma segura um signatário a um documento em uma transação gravada.

Então, uma assinatura digital é equivalente a uma assinatura manuscrita. É uma tecnologia que utiliza criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade.

É possível eliminar ou reduzir muito o processamento manual de coletas de assinaturas, agilizando o envio de documentos, e reduzindo os custos operacionais e modernizando a empresa como um todo. Isso será traduzido em uma empresa mais ágil e mais dinâmica, além de ecologicamente correta, pois evitará o uso de centenas de cópias físicas de documentos que seriam digitalizados posteriormente.

Então, o que é uma plataforma de assinatura digital?

Para que uma assinatura digital seja válida e que garanta a total validade jurídica, é preciso que seja feita em um ambiente online de confiança, idôneo e, principalmente, seguro. Para isso, é preciso que esse software ofereça meios de garantir a autenticidade de todo o processo de assinatura e da integridade do documento.

Então, plataforma digital é o ambiente online por meio do qual é possível fazer todo o processo com a mais absoluta segurança, como:

• upload do documento;
• assinatura do autor do documento;
• envio do documento digital de forma segura e sem perda de dados à outra parte assinante;
• assinatura do subscrevente;
• devolução do documento digital.

Então, em hipótese alguma o documento pode ser alterado durante o uso por qualquer uma das partes. Vale lembrar que para utilizar a plataforma, é necessário o fornecimento de login e senha único para cada uma das partes.

Quais são os benefícios das assinaturas digitais?

A agilidade e segurança legal são os principais benefícios das assinaturas digitais. Os recursos de segurança incorporados às assinaturas digitais garantem que um documento não seja alterado e que as assinaturas sejam legítimas. Outros fatores que beneficiam o usuário do plano de assinaturas digitais são:

• registro de data e hora — ao fornecer os dados e a hora de uma assinatura digital, o registro de data e hora é útil quando o tempo é crítico, como para negociações de ações, emissão de bilhetes de loteria e processos judiciais;
• economia de tempo — as assinaturas digitais simplificam os processos demorados de assinatura, armazenamento e troca de documentos físicos, permitindo que as empresas acessem e assinem documentos rapidamente.
• poupança de custos — as organizações podem ficar sem papel e economizar dinheiro anteriormente gasto em recursos físicos e no tempo, pessoal e espaço de escritório usado para gerenciá-los e transportá-los.
• impacto ambiental positivo — a redução do uso de papel também reduz o desperdício físico gerado pelo papel e o impacto ambiental negativo do transporte de documentos em papel.
• rastreabilidade — as assinaturas digitais criam uma trilha de auditoria que facilita a manutenção de registros internos para os negócios. Com tudo gravado e armazenado digitalmente, há menos oportunidades para um signatário manual ou mantenedor de registros cometer um erro, ou colocar algo no lugar errado.

Por fim, os benefícios de aderir à assinatura digital são inúmeros e trazem melhorias na dinâmica da sua empresa durante todo o processamento das suas tarefas. A assinatura digital é o futuro da documentação empresarial.

Quer aderir a essa forma ágil e segura de assinar documentos? Então, não deixe de entrar em contato conosco para saber como podemos ajudar.